Tematy - Korespondencja, Etykieta w biznesie - INFOR.PL

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Sekretariat ogólny lub kancelaria odpowiada za wykonywanie prac o charakterze pomocniczym i usługowym. Odpowiedzialne są one za odbiór korespondencji, umieszczenie pieczątki z datą wpływu i wypływu pism, otwieranie przesyłek, ich znakowanie i segregowanie na odpowiednie działy, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Właściwa organizacja pracy sekretariatu i firmy jest możliwa wtedy, gdy prezes firmy ma dobrą sekretarkę. Sprawnie funkcjonujący sekretariat przyczynia się do budowania mocnej pozycji firmy.

Życzenia możemy podzielić na te składane służbowo i te składane bliskim. W przypadku składania życzeń oficjalnych należy dobrze przemyśleć formułę, którą ewentualnie można powielać.

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Wiadomości elektroniczne, podobnie jak te pisane ręcznie, podlegają tym samym regułom ortografii. Nie należy o tym zapominać, jeżeli chcemy być poważnie potraktowani przez odbiorcę wiadomości.

Każde zamówienie przyjęte do realizacji należy potwierdzić. O wysłaniu potwierdzenia trzeba pamiętać szczególnie w przypadku, gdy mamy do czynienia z nowym klientem, który chce aby realizacja została dokonana w późniejszym terminie.

Tłumaczenie umów wymagających dokładnej analizy językowej jest kłopotliwe. W takich przypadkach pojawia się konieczność skorzystania z profesjonalnej pomocy językowej.

Korespondencja sporządzana w języku obcym wymaga szczególnych kompetencji. Znajomość języka obcego może okazać się do tego niewystarczająca.

Pisanie e-maila jest podobne do tworzenia tradycyjnego listu, który ma za zadanie przykuć uwagę odbiorcy i ułatwić mu zrozumienie przekazywanych treści. Aby komunikat spełnił ten cel należy pamiętać o zasadzie tworzenia prostych zdań.

Umiejętność redagowania pism przydaje się nie tylko w relacjach z potencjalnym klientem czy partnerem biznesowym, ale także w korespondencji firmowej.

Korzystając z sieci możemy dotrzeć do nieograniczonej liczby potencjalnych partnerów firmy. Jest to jednak dopiero pierwszy krok w budowaniu sieci odbiorców. Aby zwiększyć grono swoich klientów warto jest poświęcić uwagę na dokładne przygotowanie oferty biznesowej.

Dobrze przemyślany wstęp wiadomości zwiększy prawdopodobieństwo, że wysłany mail zainteresuje odbiorcę i zostanie on przeczytany do końca. Dlatego warto jest poświęcić szczególną uwagę pierwszym zdaniom, które mają za zadanie przyciągnąć uwagę adresata.

Aby treść wiadomości była czytelna należy pamiętać o jednej prostej zasadzie - nikt nie lubi czytać długich maili. Istnieją zatem proste sposoby, które pomogą nam tak zredagować nawet bardzo długą wiadomość, żeby przy jej czytaniu odbiorca się nie zmęczył.

Kształtowanie wizerunku firmy to proces, który nie zawsze kończy się sukcesem. Z reguły stosowane są różnego rodzaju działania promocyjne, które mają sprawić, że to właśnie my a nie konkurencja zostaniemy zauważeni i umocnimy swoją pozycję na rynku. Jednak mało kto zdaje sobie sprawę, że jednym ze skuteczniejszych sposobów kreowania wizerunku jest umiejętne prowadzenie korespondencji handlowej.

Równie ważny jak właściwe zaadresowanie pisma, jest podpis składany pod zwrotem kończącym list przy zachowaniu czterech odstępów. Jeżeli korespondencja nie jest zbyt obszerna wskazane jest podpisywanie listów odręcznie.

W każdej korespondencji stosujemy zwroty grzecznościowe. Te rozpoczynające list, zazwyczaj umieszczone są pod adresem z podwójnym odstępem, jeżeli nie umieściliśmy wcześniej znaków powoławczych. W przeciwnym razie zwrot grzecznościowy znajdzie się pod znakami z tym samym odstępem.

Na udane przemówienie składa się nie tylko przekazywana treść. Nawet gdyby była ona interesująca, nie dotrze do słuchaczy, jeśli jest wygłaszana bez podtrzymywania z nimi kontaktu wzrokowego. Patrz zatem na tych, do których kierujesz swoje słowa!

Najnowsze badania wykazały, że przemówienie trafia do słuchaczy w około 10% dzięki słowom, około 40% dzięki głosowi,i około 50% dzięki mowie ciała.

Każdy rodzaj przyjęcia ma swoją specyfikę i rządzi się swoimi prawami. Inny charakter będzie miała kolacja, inny śniadanie. Brunch czy lunch będą nieadekwatne do celebrowania wielkiego osiągnięcia kulturalnego czy naukowego. Obiad – będzie doskonałym wyborem.

Spotkanie – maraton to prawdziwe wyzwanie zarówno dla prowadzącego jak i dla uczestników.

Czy żona głowy państwa powinna stać w cieniu swego męża? To ostatnio często zadawane pytanie. Nasuwa się automatycznie myśl, dlaczego ostatnio rozgorzała na ten temat dyskusja, dlaczego pojawił się taki problem. I czy jest to problem. Zagadnienie warto rozpatrzyć z kilku perspektyw: różnic kulturowych, protokołu, sytuacji politycznej i osobowości pierwszych dam.

Korzystanie ze służbowego auta to obecnie codzienność w wielu firmach. Mobilność jest jedną z zasad sukcesu – jeśli Twój przedstawiciel nie dotrze na czas, znajdzie się konkurencja, która to zrobi. Sama jazda samochodem nie nastręcza kłopotów. Problemy mogą pojawić się w czasie zajmowania miejsc w samochodzie.

W kontaktach dyplomatycznych podczas przedstawiania osób, nawiązywania i prowadzenia rozmowy ważna jest wiedza, jak zwracać się do poznanych osób. Na tym polu, niestety, często zdarzają się błędy. W obrębie własnego państwa błędy zostaną prawdopodobnie łatwiej wybaczone, niż w kontaktach międzynarodowych, gdzie istnieje większe niebezpieczeństwo, że niewłaściwa forma nie zostanie odczytana jako pomyłka wynikająca z braku wiedzy, ale zamierzone działanie, mające na celu zdeprecjonować osobę.

Do pełnienia ról dyplomatycznych od początków dziejów dyplomacji delegowano członków arystokracji. W starożytności posłami byli wybitni mówcy, osoby znające przepisy i etykietę.

Świat dyplomacji rządzi się ściśle określonymi regułami, które dokładnie wskazują kto i jak powinien zachować się w każdej sytuacji. Bycie dyplomatą wymaga znajomości tych zasad i budowania w oparciu o nie harmonogramu życia dyplomatycznego.

To wielka sztuka właściwie przyjąć i ugościć przedstawicieli dyplomatycznych z innych państw. Należy okazać należny szacunek posłowi, który reprezentuje innego władcę, a jednocześnie pokazać własny kraj od najlepszej strony. Niektóre rytuały mogą wywodzić się z kultury i obyczajów danego państwa, inne mają swoje korzenie w odległej przeszłości.

Funkcja posła, podobnie jak wszystko na świecie ma swoją historię. Jest to historia dość długa, gdyż wysyłanie poselstw w celu podpisania umów handlowych, sojuszy i bezkrwawego rozwiązywania konfliktów było znane już w starożytności.

Firma, dla której pracujesz albo, którą sam prowadzisz nawiązała już lub planuje nawiązanie kontaktów z klientami z innych państw. Wiąże się to z koniecznością spotykania się z osobami o odmiennej mentalności, nawykach i zwyczajach. Nie zawsze będziesz gościem – niekiedy sam będziesz zapraszał klientów do swojego kraju.

W życiu codziennym stosujemy się do ogólnie przyjętych zasad postępowania względem innych osób. Wiele z tych zachowań podyktowanych jest troską mężczyzny o kobietę. Czy w kontaktach biznesowych jest podobnie?

By być dobrym rozmówcą nie wystarczy być dobrym mówcą. Trzeba być dobrym słuchaczem.

Nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktów służbowych jest nieodłącznym elementem pracy każdego człowieka biznesu. Kontakty te są zawierane nie tylko w kraju, ale i poza jego granicami.

W większości firm wśród form motywowania pracowników można zauważyć organizowanie wyjazdów lub wycieczek integracyjnych. Mogą to być również szkolenia, które oprócz funkcji rekreacyjnej będą miały charakter merytoryczny, a ich głównym celem będzie podniesienie kwalifikacji przez pracownika.

Branża usług rządzi się swoimi prawami. Cechuje ją, tak jak społeczeństwo, w którym przyszło nam żyć, wymiana ról. Termin ważny.

Jeśli chcesz uczcić jakieś osiągnięcie firmy, a nie chcesz robić wielkiej fety - pomyśl o zorganizowaniu koktajlu. To krótkie przyjęcie na stojąco doskonale nadaje się na uczczenie wyróżnienia czy nagrody otrzymanej przez Twoją firmę.

Jest mniej uroczystą formą obiadu, ale coraz częściej spotykaną, zwłaszcza na różnego rodzaju szkoleniach czy zebraniach wyjazdowych pracowników. Czym się charakteryzuje i jak przebiega?

Tzw. przyjęcie ogrodowe obejmuje nieformalne spotkania takie jak grill i barbeque, ale również oficjalne cocktail party i buffet dinner w ogrodzie rezydencji czy prywatnej posiadłości.

Pracując w bezpośrednim kontakcie z klientem, nie unikniesz obcowania z trudnymi osobowościami. Jak radzić sobie z klientami, którzy urodzili się tylko po to, aby narzekać? Jak nie dać się zarazić ich marudnym usposobieniem i nie dać się wciągnąć w zajadły spór? Damy Ci cenne wskazówki jak okiełznać trudnego klienta.

Bankiet to oficjalny, uroczysty obiad dla większej liczby osób. Cechuje się wystawnością i dłuższym czasem trwania. Jak odnaleźć swoje miejsce przy stole i kiedy przywitać się z gospodarzem?

W środowisku biznesowym kultura osobista odgrywa nieprzecenioną rolę. Właściwe zachowanie na zebraniach i naradach może otworzyć Ci drogę do awansu. I przeciwnie brak znajomości zasad właściwego zachowania się może Cię z niej zawrócić.

Życie w społeczeństwie wymaga od człowieka głębokiego zaangażowania, a czasami wręcz i poświęcenia. Szczególnie istotna wydaje się umiejętność przyjmowania właściwie krytyki, skierowanej pod naszym adresem. Często od zaprezentowanego przez nas zachowania w takiej sytuacji zależy powodzenie dalszej rozmowy czy też znajomości.

Etykieta zajmowania miejsc przy stole jest ściśle ustalona. Kiedy i w jaki sposób zająć miejsce przy stole na spotkaniu biznesowym w firmie?

Często w życiu najważniejsze decyzje zapadają nie w gabinetach i biurach, lecz w zaciszu restauracji podczas biznesowych spotkań. Kiedy wypadnie nam uczestniczyć w jednym z nich, warto wcześniej zapoznać się z obowiązującą etykietą, aby nie popełnić przysłowiowej gafy i – być może – tym samym zamknąć przed sobą nowe drogi rozwoju.

Najważniejsza dla biznesmena i polityka przy stosowaniu etykiety okazuje się umiejętność okazywania szacunku partnerom. W praktyce wiąże się to ściśle z przestrzeganiem zasad precedencji – pierwszeństwa.

Język gestów, inaczej komunikacja niewerbalna jest nieodłączną częścią porozumiewania się ludzi. Warto ją poznać, po to choćby, żeby umieć rozszyfrowywać to, co chce nam powiedzieć lub też ukryć przed nami rozmówca.

Każdemu z nas zdarzyła się biznesowa gafa – przekręcenie nazwiska lub nazwy firmy, wyciągnięcie ręki do naszego przełożonego nie czekając na jego inicjatywę, czy podane nieprawdziwej informacji. Najważniejsze jednak, abyśmy potrafili wyjść z takich sytuacji obronną ręką.

Jak sprawić, by nasz image w świecie biznesu był nienaganny? Przede wszystkim zadbajmy o elegancki ubiór. Jego podstawą jest umiejętność właściwego doboru garderoby i dodatków.

W kontaktach służbowych podobnie jak i w prywatnych ważne jest pierwsze wrażenie. Jak oczarować swoją osobą przyszłego szefa, klientów, konkurencję, kolegów i koleżanki z pracy?

Jest tylko niewielkim szczegółem w gąszczu różnych biznesowych zachowań, niepozorny i wielokrotnie niedoceniany, ale potrafiący zdziałać prawdziwe cuda. Uścisk dłoni - bo o nim mowa -pomoże Ci zbudować dobre relacje zawodowe.

W planowaniu każdej działalności gospodarczej niezbędne będzie przygotowanie dobrego biznes planu. Bezwzględnie pomoże Ci to w dalszych działaniach, a jeśli masz zamiar ubiegać się o kredyt, biznes plan będzie od Ciebie wymagany, jako jeden z niezbędnych do przedstawienia bankowi dokumentów.

Korespondencja, Etykieta w biznesie

Fazy obiegu pism

Obieg pisma w firmie

Obowiązki sekretarki

Składanie życzeń w firmie

Organizacja zebrań, konferencji i narad

Ortografia w mailach

Potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji

Sposoby tłumaczenia korepondencji obcojęzycznej

Sporządzanie pism anglojęzycznych

Listy i notatki służbowe wysyłane mailem

Zasady redagowania pism

Jak zdobyć zaufanie klienta wysyłając ofertę e-mailem?

Wstęp jako główna część e-maila

Zasady redagowania maili

Zasady skutecznej korespondencji

Podpis w korespondencji handlowej

Zwroty grzecznościowe w korespondencji

Kontakt wzrokowy - technika ZPM

Ćwiczenia głosu

Rodzaje przyjęć zasiadanych

Spotkania – maratony

Rola Pierwszej Damy

Zajmowanie miejsc w służbowym samochodzie

Tytułowanie w protokole dyplomatycznym

Sylwetka dyplomaty

Organizacja oficjalnego życia dyplomatycznego

Początki rytuałów dyplomatycznych

Posłowie

Bądź gospodarzem doskonałym

Etykieta służbowych kontaktów damsko – męskich

Dobry słuchacz

Niefortunne gesty

Kultura osobista na szkoleniach

Savoir-vivre w branży usług

Przyjęcie koktajlowe

Obiad bufetowy – czyli mniej zobowiązująco

Garden party

Jak radzić sobie z trudnym klientem?

Bankiet

Kultura osobista na spotkaniach biznesowych

Sztuka przyjmowania krytyki

Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach

Kolacja biznesowa - ważne wskazówki

Zasady pierwszeństwa w polityce i biznesie

Mowa ciała a spotkania biznesowe

Jak radzić sobie w trudnych sytuacjach?

Męski ubiór w biznesie

Zrób dobre pierwsze wrażenie

Uścisk dłoni oznaką profesjonalizmu

Kawiarnia - biznes plan