Fazy obiegu pism

Możemy wyróżnić pewne fazy obiegu pism:

• pismo trafia do sekretariatu, gdzie następuje podział korespondencji;
• następnie jest dekretacja dokonywana przez dyrektora;
• kolejno otrzymuje je kierownik właściwej komórki organizacyjnej;
• kierownik podejmuje decyzje kto bezpośrednio zajmie się załatwieniem sprawy;
• referent zapoznaje się z pismem i postępując zgodnie z przepisami opracowuje brulion odpowiedzi na pismo;
• brulion kierowany jest do aprobaty kierownika, po akceptacji referent sporządza czystopis i daje zwierzchnikowi do podpisu;
• następnie odpowiedź otrzymuje dyrektor jednostki;
• pismo trafia do sekretariatu, gdzie sprawdzone są adresy, pieczątki itd. Włożone jest do koperty i wysłane pocztą.

W wyżej wymienionych fazach obiegu pisma zastosowano bezdziennikowy system rejestracji pism, dzięki czemu uniknięto wielu czynności manipulacyjnych takich jak wpisywanie, kwitowanie, które wpływają na opóźnienie załatwienia sprawy.

Polecamy: Obieg pism w firmie

Aby usprawnić obieg pism należy:

• ograniczyć liczby tzw. komórek zatrzymań a więc miejsc przez które przechodzi dane pismo;
• wyeliminowanie niepotrzebnych czynności jak zbędna rejestracja czy kwitowanie pism;
• ograniczenie czasu trwanie poszczególnych czynności dzięki właściwemu wyposażeniu stanowisk pracy, podniesienie kwalifikacji pracowników, ich wysoką dyscyplinę;
• uproszczenie, unowocześnienie procedur biurowych.

Do pism dołącza się nadesłane koperty gdy:

• otrzymujesz przesyłkę poleconą, poufną, ekspresową;
• po otrzymaniu przesyłek dla których obowiązują terminy prekluzyjne, np. odwołanie przesyłek pomyłkowo skierowanych;
• przesyłek, w których brakuje nazwy lub nazwiska nadawcy, bądź jego adresu lub pisma przewodniego, skarg i wniosków;
• braku zgodności zawartości koperty z opisem, lub gdy zawartość jest niekompletna, brakuje pisma przewodniego lub załączników.

Pieczątkę wpływu umieszcza się na każdej pierwszej stronie otwieranego pisma, lub przy przesyłkach przekazywanych bez otwierania na poprzedniej stronie koperty.

Pieczątek nie umieszcza się na:

• dokumentach osobistych;
• załącznikach;
• czasopismach;
• i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

Faksy kserujemy zawsze, gdyż:

• warto jest dysponować kopią wysłanego dokumentu;
• papier używany do przesyłania faksów jest nietrwały i ulega szybko zniszczeniu;
• łatwiej przechowywać i korzystać z kartki papieru niż zwiniętej w rurkę faksu.

Nadesłane wpływy segreguje się według grup:

• przesyłki pilne, faksy, telegramy, teleksy;
• przesyłki specjalne, polecone, ekspresowe, za pobraniem pocztowym;
• przesyłki bankowe;
• pisma, paczki, listy;
• przesyłki służbowe i osobiste;
• foldery, druki, czasopisma;
• pisma do przełożonego, wydziału, personelu;
• przesyłki mylnie dostarczone.

Pisma przyniesione przez interesantów potwierdzamy według odpowiedniego wzoru:
Pismo w sprawie…………………………………..
Przyjęto dnia………………………………………
Podpis przyjmującego, pieczątka

Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym. 

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Pozostałe pisma będą rejestrowane w spisach spraw przez pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy.

Nie rejestruj:
czasopism;
druków;
folderów i innych materiałów reklamowych.

Dekretacja, czyli wstępne skierowanie do właściwej komórki organizacyjnej jako kolejna faza obiegu pism

Dekretacja polega na:

• wpisaniu symbolu komórki organizacyjnej do której pismo zostało skierowane;
• dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy;
• uzgodnieniach w załatwieniu sprawy, złożeniu podpisu dyrektora i wpisaniu daty.

Dekretacja należy do kompetencji kierownika jednostki, jednak dość często zlecana jest sekretarce. W przypadku typowych spraw szef może zlecić dekretacje sekretarce zastrzegając dla siebie prawo dekretacji:

• pism od jednostek nadrzędnych firmy;
• skarg i zażaleń;
• pism, co do których sekretarka może mieć trudności z odpowiednim ich skierowaniem.

W wyniku dekretacji pismo jest kierowane do kierownika pionu, lub kierownik przydziela załatwienie sprawy właściwemu referentowi. Załatwienie sprawy może odbyć się na drodze pisemnej lub w formie ustnej.