REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.
Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.

REKLAMA

REKLAMA

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Możemy wyróżnić pewne fazy obiegu pism:

  • pismo trafia do sekretariatu, gdzie następuje podział korespondencji;
  • następnie jest dekretacja dokonywana przez dyrektora;
  • kolejno otrzymuje je kierownik właściwej komórki organizacyjnej;
  • kierownik podejmuje decyzje kto bezpośrednio zajmie się załatwieniem sprawy;
  • referent zapoznaje się z pismem i postępując zgodnie z przepisami opracowuje brulion odpowiedzi na pismo;
  • brulion kierowany jest do aprobaty kierownika, po akceptacji referent sporządza czystopis i daje zwierzchnikowi do podpisu;
  • następnie odpowiedź otrzymuje dyrektor jednostki;
  • pismo trafia do sekretariatu, gdzie sprawdzone są adresy, pieczątki itd. Włożone jest do koperty i wysłane pocztą.

W wyżej wymienionych fazach obiegu pisma zastosowano bezdziennikowy system rejestracji pism, dzięki czemu uniknięto wielu czynności manipulacyjnych takich jak wpisywanie, kwitowanie, które wpływają na opóźnienie załatwienia sprawy.

REKLAMA

Polecamy: Obieg pism w firmie

Aby usprawnić obieg pism należy:

  • ograniczyć liczby tzw. komórek zatrzymań a więc miejsc przez które przechodzi dane pismo;
  • wyeliminowanie niepotrzebnych czynności jak zbędna rejestracja czy kwitowanie pism;
  • ograniczenie czasu trwanie poszczególnych czynności dzięki właściwemu wyposażeniu stanowisk pracy, podniesienie kwalifikacji pracowników, ich wysoką dyscyplinę;
  • uproszczenie, unowocześnienie procedur biurowych.

Do pism dołącza się nadesłane koperty gdy:

  • otrzymujesz przesyłkę poleconą, poufną, ekspresową;
  • po otrzymaniu przesyłek dla których obowiązują terminy prekluzyjne, np. odwołanie przesyłek pomyłkowo skierowanych;
  • przesyłek, w których brakuje nazwy lub nazwiska nadawcy, bądź jego adresu lub pisma przewodniego, skarg i wniosków;
  • braku zgodności zawartości koperty z opisem, lub gdy zawartość jest niekompletna, brakuje pisma przewodniego lub załączników.

Pieczątkę wpływu umieszcza się na każdej pierwszej stronie otwieranego pisma, lub przy przesyłkach przekazywanych bez otwierania na poprzedniej stronie koperty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pieczątek nie umieszcza się na:

  • dokumentach osobistych;
  • załącznikach;
  • czasopismach;
  • i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

Faksy kserujemy zawsze, gdyż:

  • warto jest dysponować kopią wysłanego dokumentu;
  • papier używany do przesyłania faksów jest nietrwały i ulega szybko zniszczeniu;
  • łatwiej przechowywać i korzystać z kartki papieru niż zwiniętej w rurkę faksu.

Nadesłane wpływy segreguje się według grup:

  • przesyłki pilne, faksy, telegramy, teleksy;
  • przesyłki specjalne, polecone, ekspresowe, za pobraniem pocztowym;
  • przesyłki bankowe;
  • pisma, paczki, listy;
  • przesyłki służbowe i osobiste;
  • foldery, druki, czasopisma;
  • pisma do przełożonego, wydziału, personelu;
  • przesyłki mylnie dostarczone.

Pisma przyniesione przez interesantów potwierdzamy według odpowiedniego wzoru:
Pismo w sprawie…………………………………..
Przyjęto dnia………………………………………
Podpis przyjmującego, pieczątka

Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Pozostałe pisma będą rejestrowane w spisach spraw przez pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy.

Nie rejestruj:
czasopism;
druków;
folderów i innych materiałów reklamowych.

Dekretacja, czyli wstępne skierowanie do właściwej komórki organizacyjnej jako kolejna faza obiegu pism

Dekretacja polega na:

  • wpisaniu symbolu komórki organizacyjnej do której pismo zostało skierowane;
  • dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy;
  • uzgodnieniach w załatwieniu sprawy, złożeniu podpisu dyrektora i wpisaniu daty.

Dekretacja należy do kompetencji kierownika jednostki, jednak dość często zlecana jest sekretarce. W przypadku typowych spraw szef może zlecić dekretacje sekretarce zastrzegając dla siebie prawo dekretacji:

  • pism od jednostek nadrzędnych firmy;
  • skarg i zażaleń;
  • pism, co do których sekretarka może mieć trudności z odpowiednim ich skierowaniem.

W wyniku dekretacji pismo jest kierowane do kierownika pionu, lub kierownik przydziela załatwienie sprawy właściwemu referentowi. Załatwienie sprawy może odbyć się na drodze pisemnej lub w formie ustnej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Sztuczna inteligencja a programy lojalnościowe. Co się sprawdzi w 2024 r.?

    Czy programy lojalnościowe w 2024 r. mają rację bytu? Klientowi kojarzą się przede wszystkim z rabatami i bonusami, a tak naprawdę są wielką bazą wiedzy o konsumentach i ich potrzebach. Mądre wykorzystanie to korzyści dla obu stron. Na co zwrócić uwagę w 2024 r.? 

    Kobiety w Polsce mają własne firmy częściej niż w większości krajów UE. W naszym kraju 8% Polek prowadzi działalność gospodarczą

    Kobiety w Polsce mają własne firmy częściej niż w większości krajów Unii Europejskiej – w naszym kraju 8% Polek prowadzi działalność gospodarczą, co stanowi drugi wynik europejski.

    Pieniądze na koncie w 10 sekund. Kto najbardziej zyska na przelewach natychmiastowych?

    Czy nowe przepisy dotyczące przelewów natychmiastowych wstrząsną rynkiem płatności? Banki będą musiały je realizować w ciągu maksymalnie 10 sekund. Co z weryfikacją odbiorcy przelewu w tak krótkim czasie? 

    Czy powrót aktywności fuzji i przejęć pomoże rynkom w Europie?

    Jakie są perspektywy dla rynku fuzji i przejęć w 2024 r.? Jaka branża cieszy się największą popularnością? Czy inwestorzy mają powody do zadowolenia? 

    REKLAMA

    Rolnicy ruszyli do skupów. Czy da się jeszcze zarobić na zbożu?

    W obliczu obaw o dalszy spadek cen, rolnicy postanowili sprzedać zboża ze swoich magazynów. Już w styczniu, punkty skupu zakupiły 538,8 tys. ton zbóż, co stanowi wzrost o 10% w porównaniu z analogicznym okresem w roku 2023 i o 17% w stosunku do grudnia poprzedniego roku. 

    Dojście do niskiej inflacji wymaga kontraktu społecznego, który jest jak umowa widmo

    Niska inflacja to kontrakt społeczny. Taki kontrakt jest jak umowa widmo, ale osiągany jest głównie wysiłkiem banku centralnego, bo NBP jest odpowiedzialny za stabilność cen w gospodarce.

    Sektor MŚP chętniej sięga po kredyty, a banki zaostrzają kryteria ich przyznawania

    Popyt na kredyty długoterminowe ze strony małych przedsiębiorców jest najwyższy od lat. Jedocześnie banki przyznają, że zaostrzają kryteria kredytowe. Czy alternatywna forma finansowania, czyli faktoring, będzie przeżywał ożywienie?  

    Przedsiębiorcy mają obawy czy uda się wydać pieniądze z KPO. Polska ma na to o połowę mniej czasu niż inne kraje

    Pieniądze z Krajowego Planu Odbudowy – KPO dla Polski to doskonała wiadomość, ale trzeba się pospieszyć, by je efektywnie wydać, apelują przedsiębiorcy. Kraje, które dostały pieniądze europejskie bez opóźnień aktualnie są już w połowie drogi w ich wydatkowaniu. Polska będzie musiała wdrożyć wysokie tempo, by żadne dotacje nie przepadły.

     

    REKLAMA

    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    REKLAMA