REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Fazy obiegu pism

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Żak
Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.
Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.

REKLAMA

REKLAMA

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Możemy wyróżnić pewne fazy obiegu pism:

  • pismo trafia do sekretariatu, gdzie następuje podział korespondencji;
  • następnie jest dekretacja dokonywana przez dyrektora;
  • kolejno otrzymuje je kierownik właściwej komórki organizacyjnej;
  • kierownik podejmuje decyzje kto bezpośrednio zajmie się załatwieniem sprawy;
  • referent zapoznaje się z pismem i postępując zgodnie z przepisami opracowuje brulion odpowiedzi na pismo;
  • brulion kierowany jest do aprobaty kierownika, po akceptacji referent sporządza czystopis i daje zwierzchnikowi do podpisu;
  • następnie odpowiedź otrzymuje dyrektor jednostki;
  • pismo trafia do sekretariatu, gdzie sprawdzone są adresy, pieczątki itd. Włożone jest do koperty i wysłane pocztą.

W wyżej wymienionych fazach obiegu pisma zastosowano bezdziennikowy system rejestracji pism, dzięki czemu uniknięto wielu czynności manipulacyjnych takich jak wpisywanie, kwitowanie, które wpływają na opóźnienie załatwienia sprawy.

REKLAMA

Polecamy: Obieg pism w firmie

Aby usprawnić obieg pism należy:

  • ograniczyć liczby tzw. komórek zatrzymań a więc miejsc przez które przechodzi dane pismo;
  • wyeliminowanie niepotrzebnych czynności jak zbędna rejestracja czy kwitowanie pism;
  • ograniczenie czasu trwanie poszczególnych czynności dzięki właściwemu wyposażeniu stanowisk pracy, podniesienie kwalifikacji pracowników, ich wysoką dyscyplinę;
  • uproszczenie, unowocześnienie procedur biurowych.

Do pism dołącza się nadesłane koperty gdy:

  • otrzymujesz przesyłkę poleconą, poufną, ekspresową;
  • po otrzymaniu przesyłek dla których obowiązują terminy prekluzyjne, np. odwołanie przesyłek pomyłkowo skierowanych;
  • przesyłek, w których brakuje nazwy lub nazwiska nadawcy, bądź jego adresu lub pisma przewodniego, skarg i wniosków;
  • braku zgodności zawartości koperty z opisem, lub gdy zawartość jest niekompletna, brakuje pisma przewodniego lub załączników.

Pieczątkę wpływu umieszcza się na każdej pierwszej stronie otwieranego pisma, lub przy przesyłkach przekazywanych bez otwierania na poprzedniej stronie koperty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pieczątek nie umieszcza się na:

  • dokumentach osobistych;
  • załącznikach;
  • czasopismach;
  • i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

Faksy kserujemy zawsze, gdyż:

  • warto jest dysponować kopią wysłanego dokumentu;
  • papier używany do przesyłania faksów jest nietrwały i ulega szybko zniszczeniu;
  • łatwiej przechowywać i korzystać z kartki papieru niż zwiniętej w rurkę faksu.

Nadesłane wpływy segreguje się według grup:

  • przesyłki pilne, faksy, telegramy, teleksy;
  • przesyłki specjalne, polecone, ekspresowe, za pobraniem pocztowym;
  • przesyłki bankowe;
  • pisma, paczki, listy;
  • przesyłki służbowe i osobiste;
  • foldery, druki, czasopisma;
  • pisma do przełożonego, wydziału, personelu;
  • przesyłki mylnie dostarczone.

Pisma przyniesione przez interesantów potwierdzamy według odpowiedniego wzoru:
Pismo w sprawie…………………………………..
Przyjęto dnia………………………………………
Podpis przyjmującego, pieczątka

Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Pozostałe pisma będą rejestrowane w spisach spraw przez pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy.

Nie rejestruj:
czasopism;
druków;
folderów i innych materiałów reklamowych.

Dekretacja, czyli wstępne skierowanie do właściwej komórki organizacyjnej jako kolejna faza obiegu pism

Dekretacja polega na:

  • wpisaniu symbolu komórki organizacyjnej do której pismo zostało skierowane;
  • dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy;
  • uzgodnieniach w załatwieniu sprawy, złożeniu podpisu dyrektora i wpisaniu daty.

Dekretacja należy do kompetencji kierownika jednostki, jednak dość często zlecana jest sekretarce. W przypadku typowych spraw szef może zlecić dekretacje sekretarce zastrzegając dla siebie prawo dekretacji:

  • pism od jednostek nadrzędnych firmy;
  • skarg i zażaleń;
  • pism, co do których sekretarka może mieć trudności z odpowiednim ich skierowaniem.

W wyniku dekretacji pismo jest kierowane do kierownika pionu, lub kierownik przydziela załatwienie sprawy właściwemu referentowi. Załatwienie sprawy może odbyć się na drodze pisemnej lub w formie ustnej.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA