REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Fazy obiegu pism

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Żak
Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.
Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.

REKLAMA

REKLAMA

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Możemy wyróżnić pewne fazy obiegu pism:

  • pismo trafia do sekretariatu, gdzie następuje podział korespondencji;
  • następnie jest dekretacja dokonywana przez dyrektora;
  • kolejno otrzymuje je kierownik właściwej komórki organizacyjnej;
  • kierownik podejmuje decyzje kto bezpośrednio zajmie się załatwieniem sprawy;
  • referent zapoznaje się z pismem i postępując zgodnie z przepisami opracowuje brulion odpowiedzi na pismo;
  • brulion kierowany jest do aprobaty kierownika, po akceptacji referent sporządza czystopis i daje zwierzchnikowi do podpisu;
  • następnie odpowiedź otrzymuje dyrektor jednostki;
  • pismo trafia do sekretariatu, gdzie sprawdzone są adresy, pieczątki itd. Włożone jest do koperty i wysłane pocztą.

W wyżej wymienionych fazach obiegu pisma zastosowano bezdziennikowy system rejestracji pism, dzięki czemu uniknięto wielu czynności manipulacyjnych takich jak wpisywanie, kwitowanie, które wpływają na opóźnienie załatwienia sprawy.

REKLAMA

Polecamy: Obieg pism w firmie

Aby usprawnić obieg pism należy:

  • ograniczyć liczby tzw. komórek zatrzymań a więc miejsc przez które przechodzi dane pismo;
  • wyeliminowanie niepotrzebnych czynności jak zbędna rejestracja czy kwitowanie pism;
  • ograniczenie czasu trwanie poszczególnych czynności dzięki właściwemu wyposażeniu stanowisk pracy, podniesienie kwalifikacji pracowników, ich wysoką dyscyplinę;
  • uproszczenie, unowocześnienie procedur biurowych.

Do pism dołącza się nadesłane koperty gdy:

  • otrzymujesz przesyłkę poleconą, poufną, ekspresową;
  • po otrzymaniu przesyłek dla których obowiązują terminy prekluzyjne, np. odwołanie przesyłek pomyłkowo skierowanych;
  • przesyłek, w których brakuje nazwy lub nazwiska nadawcy, bądź jego adresu lub pisma przewodniego, skarg i wniosków;
  • braku zgodności zawartości koperty z opisem, lub gdy zawartość jest niekompletna, brakuje pisma przewodniego lub załączników.

Pieczątkę wpływu umieszcza się na każdej pierwszej stronie otwieranego pisma, lub przy przesyłkach przekazywanych bez otwierania na poprzedniej stronie koperty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pieczątek nie umieszcza się na:

  • dokumentach osobistych;
  • załącznikach;
  • czasopismach;
  • i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

Faksy kserujemy zawsze, gdyż:

  • warto jest dysponować kopią wysłanego dokumentu;
  • papier używany do przesyłania faksów jest nietrwały i ulega szybko zniszczeniu;
  • łatwiej przechowywać i korzystać z kartki papieru niż zwiniętej w rurkę faksu.

Nadesłane wpływy segreguje się według grup:

  • przesyłki pilne, faksy, telegramy, teleksy;
  • przesyłki specjalne, polecone, ekspresowe, za pobraniem pocztowym;
  • przesyłki bankowe;
  • pisma, paczki, listy;
  • przesyłki służbowe i osobiste;
  • foldery, druki, czasopisma;
  • pisma do przełożonego, wydziału, personelu;
  • przesyłki mylnie dostarczone.

Pisma przyniesione przez interesantów potwierdzamy według odpowiedniego wzoru:
Pismo w sprawie…………………………………..
Przyjęto dnia………………………………………
Podpis przyjmującego, pieczątka

Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Pozostałe pisma będą rejestrowane w spisach spraw przez pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy.

Nie rejestruj:
czasopism;
druków;
folderów i innych materiałów reklamowych.

Dekretacja, czyli wstępne skierowanie do właściwej komórki organizacyjnej jako kolejna faza obiegu pism

Dekretacja polega na:

  • wpisaniu symbolu komórki organizacyjnej do której pismo zostało skierowane;
  • dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy;
  • uzgodnieniach w załatwieniu sprawy, złożeniu podpisu dyrektora i wpisaniu daty.

Dekretacja należy do kompetencji kierownika jednostki, jednak dość często zlecana jest sekretarce. W przypadku typowych spraw szef może zlecić dekretacje sekretarce zastrzegając dla siebie prawo dekretacji:

  • pism od jednostek nadrzędnych firmy;
  • skarg i zażaleń;
  • pism, co do których sekretarka może mieć trudności z odpowiednim ich skierowaniem.

W wyniku dekretacji pismo jest kierowane do kierownika pionu, lub kierownik przydziela załatwienie sprawy właściwemu referentowi. Załatwienie sprawy może odbyć się na drodze pisemnej lub w formie ustnej.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Raport Strong Women in IT: zgłoszenia do 31 lipca 2025 r.

Ruszył nabór do raportu Strong Women in IT 2025. Jest to raport mający na celu przybliżenie osiągnięć kobiet w branży technologicznej oraz w działach IT-Tech innych branż. Zgłoszenia do 31 lipca 2025 r.

Gdy ogień nie jest przypadkiem. Pożary w punktach handlowo-usługowych

Od stycznia do początku maja 2025 roku straż pożarna odnotowała 306 pożarów w obiektach handlowo-usługowych, z czego aż 18 to celowe podpalenia. Potwierdzony przypadek sabotażu, który doprowadził do pożaru hali Marywilska 44, pokazuje, że bezpieczeństwo pożarowe staje się kluczowym wyzwaniem dla tej branży.

Przedsiębiorcy zyskają nowe narzędzia do analizy rynku. Współpraca GUS i Rzecznika MŚP

Nowe intuicyjne narzędzia analityczne, takie jak Dashboard Regon oraz Dashboard Koniunktura Gospodarcza, pozwolą firmom na skuteczne monitorowanie rynku i podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

Firma w Anglii w 2025 roku – czy to się nadal opłaca?

Rok 2025 to czas ogromnych wyzwań dla przedsiębiorców z Polski. Zmiany legislacyjne, niepewne otoczenie podatkowe, rosnąca liczba kontroli oraz nieprzewidywalność polityczna sprawiają, że coraz więcej firm poszukuje bezpiecznych alternatyw dla prowadzenia działalności. Jednym z najczęściej wybieranych kierunków pozostaje Wielka Brytania. Mimo Brexitu, inflacji i globalnych zmian gospodarczych, firma w Anglii to nadal bardzo atrakcyjna opcja dla polskich przedsiębiorców.

REKLAMA

Windykacja należności krok po kroku [3 etapy]

Niezapłacone faktury to codzienność, z jaką muszą się mierzyć w swej działalności przedsiębiorcy. Postępowanie windykacyjne obejmuje szereg działań mających na celu ich odzyskanie. Kluczową rolę odgrywa w nim czas. Sprawne rozpoczęcie czynności windykacyjnych zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie należności. Windykację możemy podzielić na trzy etapy: przedsądowy, sądowy i egzekucyjny.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. 20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców

20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o rozliczenie składki zdrowotnej. Kto musi złożyć dokumenty dotyczące rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r.? Co w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej?

Klienci nie płacą za komórki i Internet, operatorzy telekomunikacyjni sami popadają w długi

Na koniec marca w rejestrze widniało niemal 300 tys. osób i firm z przeterminowanymi zobowiązaniami wynikającymi z umów telekomunikacyjnych - zapłata za komórki i Internet. Łączna wartość tych zaległości przekroczyła 1,4 mld zł. Największe obciążenia koncentrują się w stolicy – mieszkańcy Warszawy zalegają z płatnościami na blisko 130 mln zł, w czołówce jest też Kraków, Poznań i Łódź.

Leasing: szykowana jest zmiana przepisów, która dodatkowo ułatwi korzystanie z tej formy finansowania

Branża leasingowa znajduje się obecnie w przededniu zmian legislacyjnych, które jeszcze bardziej ułatwią zawieranie umów. Dziś, by umowa leasingu była ważna, wymagana jest forma pisemna, a więc klient musi złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpisać dokument fizycznie. To jednak już niebawem może się zmienić.

REKLAMA

Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

REKLAMA