Obieg pisma w firmie

Sekretariat lub kancelaria powinna być wyposażona w odpowiednie środki techniczne ułatwiające czynności związane z obiegiem pism ( przyjmowanie i wysyłanie pism, kontrola terminów, przechowywanie i segregowanie dokumentów).

Aby sprawnie przyjmować i wysyłać pisma można wykorzystać następujące urządzenia:

• maszyny do otwierania kopert ( odcinające 1mm brzegu koperty, tak aby nie uszkodzić zawartości znajdującej się we wnętrzu);
• prześwietlacze kopert;
• datowniki: metalowe lub kauczukowe, datowniki te zawierają nazwę zakładu pracy, liczbę załączników, itd.;
• maszyny kopertujące służące do zaklejania kopert, maszyny do frankowania.

Polecamy: O dobry wizerunek firmy powinni dbać wszyscy

Porządkowanie korespondencji

Terminarze

Notesy menadżerskie i kalendarze biurowe, wykorzystuje się do kontroli terminów. Do przechowywania akt stosuje się: skoroszyty, obwoluty, segregatory, teczki obiegowe.

Polecamy: Firmowe kartki świąteczne

Skoroszyty

Dzięki prostej budowie pozwalają na wpinanie poszczególnych pism w określonym porządku.

Obwoluty

Plastikowe lub papierowe okładki służące do przenoszenie pojedynczych lub niewielkiej ilości pism.

Segregatory

Dzięki nim możemy przechowywać większą ilość pism w określonym porządku, a dzięki występowaniu ich w różnych kolorach, łatwiej przyporządkować określony kolor danej sprawie. Jeśli dysponujemy segregatorami w jednym kolorze na grzbiecie umieszczamy odpowiednią informacje jakie dokumenty, pisma znajdują się w jego wnętrzu.

Teczki obiegowe - wykonane są z plastiku lub kolorowego papieru, służą do przechowywania różnych pism bez konieczności zachowania określonego porządku. Różne kolory pozwalają na przyporządkowanie danej teczki określonemu rodzajowi dokumentów, np.:

• teczki białe - sprawy do załatwienia;
• teczki czerwone - terminarze, w zależności od typu, tygodniowy, dekadowy, można stosować różne odcienie czerwieni;
• teczki zielone - sprawy zakończone.

Do porządkowania korespondencji służą również klasery, mogące występować w postaci:

• półki z przegródkami zawieszonej na ścianie;
• szuflady z przegródkami zamieszczonej na stole;
• teczki z przegródkami.