REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Robienie notatek podczas obrad

Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców.
Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców.

REKLAMA

REKLAMA

Stwierdzenie, że dobra sekretarka, czy asystentka potrafi sporządzić protokół podczas zebrania jest co najmniej niedorzeczne. Ponad 80% pracy, którą wkłada się w jego przygotowanie zajmują poprawki redakcyjne i opracowanie notatek. Przygotowanie dobrych notatek, które pozwolą na szybkie i sprawne przygotowanie ostatecznej wersji protokołu, nie jest aż takie trudne. Wystarczy przestrzegać kilku rad zaprezentowanych poniżej.

Przygotowanie merytoryczne

Ani osoba prowadząca, ani tym bardziej sekretarka nie muszą być ekspertami w dziedzinach, które są przedmiotem obrad. Mimo to, powinni oni przynajmniej w podstawowym stopniu orientować się w zagadnieniach, które będą przedmiotem dyskusji, zwłaszcza w zakresie słownictwa fachowego. Pozwoli to uniknąć użycia niewłaściwych słów w błędnym kontekście, oraz ciągłego przerywania wypowiedzi innym z prośbą o wyjaśnienia.

REKLAMA

Selekcjonowanie informacji

Podczas zebrań, gdy wymiana zdań odbywa się bardzo szybko i często wiele osób mówi równocześnie, nikt nigdy nie zdoła zapisać wszystkiego. Należy skupić się tylko na informacjach ważnych, tych, które po prostu „trzeba wiedzieć”. W wyłowieniu istotnych zagadnień pomogą tzw. słowa – klucze, które zazwyczaj pojawiają się przy omawianiu poszczególnych wariantów, czy problemów.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Notowanie własnymi słowami

Przemówienia niektórych uczestników obrad są często bardzo chaotyczne, wiele w nich dygresji, zmian tematu. Nie należy zapisywać całości wypowiedzi wszystkich osób. Najpierw trzeba uważnie wysłuchać zamkniętego fragmentu wypowiedzi, a następnie krótko go streścić. Unikniemy dzięki temu sytuacji, gdy przy opracowywaniu sprawozdania będziemy się musieli zastanawiać nad tym, co „autor miał na myśli”.

Dwuznaczności wyjaśniać od razu

REKLAMA

Wszelkie niezrozumiałe lub dwuznaczne wypowiedzi należy wyjaśniać od razu. Nie odkładajmy tego na „później”, na „po zebraniu”. Do tego czasu albo zapomnimy, o co chcieliśmy zapytać albo osoba, którą chcielibyśmy o coś zapytać gdzieś zniknie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podobnie, jeśli jakiekolwiek wątpliwości pojawią się, np. po zakończeniu punktu trzeciego obrad, nie należy do nich wracać przy punkcie szóstym. Skutecznie zatrzyma to dyskusję i zdekoncentruje uczestników. Tego typu sprawy należy wyjaśniać od razu.

Polecamy Korespondencja w biznesie

Notowanie nazwisk

Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców. Nawet, jeśli nie będziemy wymieniać nazwisk wszystkich osób zawierających głos, warto je na wszelki sposób zanotować.

Tylko fakty

Przy sporządzaniu notatek, szczególną uwagę trzeba zwracać na odróżnienie faktów od subiektywnych opinii i komentarzy uczestników obrad. Z ostatecznej wersji protokołu powinniśmy się dowiedzieć, co jest faktem i nie może być zakwestionowane, a co jest opinią uczestnika, którą można zakwestionować.

Zachowanie ustalonego porządku obrad

Mimo, że może się zdarzyć, że pewne punkty spotkania zostaną przesunięte, ostateczna wersja protokołu powinna być zgodna z wcześniej ustaloną. Z tego względu dobrze jest przygotować sobie oddzielne ponumerowane kartki, odpowiadające poszczególnym punktom obrad. Dzięki temu na pewno zachowamy prawidłową kolejność przy opracowywaniu ostatecznej wersji protokołu.

Zobacz: Organizacja pracy

Karolina Zaborska

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    REKLAMA