Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Robienie notatek podczas obrad

Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców.
Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców.
Stwierdzenie, że dobra sekretarka, czy asystentka potrafi sporządzić protokół podczas zebrania jest co najmniej niedorzeczne. Ponad 80% pracy, którą wkłada się w jego przygotowanie zajmują poprawki redakcyjne i opracowanie notatek. Przygotowanie dobrych notatek, które pozwolą na szybkie i sprawne przygotowanie ostatecznej wersji protokołu, nie jest aż takie trudne. Wystarczy przestrzegać kilku rad zaprezentowanych poniżej.

Przygotowanie merytoryczne

Ani osoba prowadząca, ani tym bardziej sekretarka nie muszą być ekspertami w dziedzinach, które są przedmiotem obrad. Mimo to, powinni oni przynajmniej w podstawowym stopniu orientować się w zagadnieniach, które będą przedmiotem dyskusji, zwłaszcza w zakresie słownictwa fachowego. Pozwoli to uniknąć użycia niewłaściwych słów w błędnym kontekście, oraz ciągłego przerywania wypowiedzi innym z prośbą o wyjaśnienia.

Selekcjonowanie informacji

Podczas zebrań, gdy wymiana zdań odbywa się bardzo szybko i często wiele osób mówi równocześnie, nikt nigdy nie zdoła zapisać wszystkiego. Należy skupić się tylko na informacjach ważnych, tych, które po prostu „trzeba wiedzieć”. W wyłowieniu istotnych zagadnień pomogą tzw. słowa – klucze, które zazwyczaj pojawiają się przy omawianiu poszczególnych wariantów, czy problemów.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Notowanie własnymi słowami

Przemówienia niektórych uczestników obrad są często bardzo chaotyczne, wiele w nich dygresji, zmian tematu. Nie należy zapisywać całości wypowiedzi wszystkich osób. Najpierw trzeba uważnie wysłuchać zamkniętego fragmentu wypowiedzi, a następnie krótko go streścić. Unikniemy dzięki temu sytuacji, gdy przy opracowywaniu sprawozdania będziemy się musieli zastanawiać nad tym, co „autor miał na myśli”.

Dwuznaczności wyjaśniać od razu

Wszelkie niezrozumiałe lub dwuznaczne wypowiedzi należy wyjaśniać od razu. Nie odkładajmy tego na „później”, na „po zebraniu”. Do tego czasu albo zapomnimy, o co chcieliśmy zapytać albo osoba, którą chcielibyśmy o coś zapytać gdzieś zniknie.

Podobnie, jeśli jakiekolwiek wątpliwości pojawią się, np. po zakończeniu punktu trzeciego obrad, nie należy do nich wracać przy punkcie szóstym. Skutecznie zatrzyma to dyskusję i zdekoncentruje uczestników. Tego typu sprawy należy wyjaśniać od razu.

Polecamy Korespondencja w biznesie

Notowanie nazwisk

Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców. Nawet, jeśli nie będziemy wymieniać nazwisk wszystkich osób zawierających głos, warto je na wszelki sposób zanotować.

Tylko fakty

Przy sporządzaniu notatek, szczególną uwagę trzeba zwracać na odróżnienie faktów od subiektywnych opinii i komentarzy uczestników obrad. Z ostatecznej wersji protokołu powinniśmy się dowiedzieć, co jest faktem i nie może być zakwestionowane, a co jest opinią uczestnika, którą można zakwestionować.

Zachowanie ustalonego porządku obrad

Mimo, że może się zdarzyć, że pewne punkty spotkania zostaną przesunięte, ostateczna wersja protokołu powinna być zgodna z wcześniej ustaloną. Z tego względu dobrze jest przygotować sobie oddzielne ponumerowane kartki, odpowiadające poszczególnym punktom obrad. Dzięki temu na pewno zachowamy prawidłową kolejność przy opracowywaniu ostatecznej wersji protokołu.

Zobacz: Organizacja pracy

Karolina Zaborska

PODATKI 2023
PODATKI 2023

Praktyczny komplet wiedzy dla księgowych i biur rachunkowych dotyczący wszystkich zmian w podatkach w 2023 r. Na pakiet składa się jedenaście publikacji prezentujących kompleksową informację prawną na temat podatków w 2023 r. oraz rozliczenia PIT za 2022 r. Dodatkowym atutem wersji PREMIUM jest webinarium VAT 2023.

Teraz komplet kupisz z rabatem 100 zł i e-bookiem w PREZENCIE!
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dostawy sprzętu dla energetyki ukraińskiej
    Za pośrednictwem Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych (RARS) w ubiegłym tygodniu uruchomiono dostawy sprzętu dla Ukrainy, niezbędnego dla działania infrastruktury energetycznej - poinformował w środę 30 listopada resort klimatu i środowiska.
    Turystyka sektorem wrażliwym na kryzysy
    Turystyka. Pandemia i wojna w Ukrainie pokazały, że turystyka jest sektorem wrażliwym na kryzysy - powiedział w środę 30 listopada wiceminister sportu i turystyki Andrzej Gut-Mostowy podczas otwarcia w Polsce regionalnego biura Maltańskiej Organizacji Turystycznej dla Europy Wschodniej i w krajów bałtyckich.
    Pranie brudnych pieniędzy, czyli gra pozorów na coraz większą skalę
    Pranie brudnych pieniędzy. Z danych policji wynika, że w Polsce rośnie liczba wykrywanych przypadków prania brudnych pieniędzy. Pomiędzy 2017 a 2020 rokiem odnotowano 65% wzrost liczby wszczętych postępowań dotyczących tego przestępstwa, a liczba stwierdzanych przypadków wzrosła w tym samym czasie o prawie 75%. I choć wolumenowo nie są to zatrważające wartości, to na przestrzeni lat widać wyraźną tendencję wzrostową.
    Pomimo oszustwa, podatki trzeba płacić
    Oszustwo VAT. Spółka, która została oszukana przez osobę podszywającą się pod jej kontrahenta i w efekcie straciła towary wysłane z odroczoną płatnością, będzie musiała wykazać przychód z tytułu ich sprzedaży, do czasu aż nie udowodni, że padła ofiarą oszustwa. W konsekwencji firma jest pozbawiona i towarów, i pieniędzy a dodatkowo jest zobowiązana zapłacić podatek od de facto nie zaistniałego dochodu. Takie wnioski płyną z jednego z ostatnich stanowisk fiskusa wyrażonego w interpretacji z dnia 2022-08-18 nr 0111-KDIB1-3.4010.344.2022.4.JKU.
    Aktualne wskaźniki giełdowe [30 listopada 2022]
    Wskaźniki giełdowe spółek notowanych na GPW z 30 listopada 2022 roku.
    Michał Wójcik: Środki z KPO powinny być przekazane Polsce już rok temu
    Środki z KPO powinny być przekazane Polsce już rok temu; wniosek w tej sprawie powinien być złożony. Jesteśmy za - powiedział PAP minister w KPRM, polityk Solidarnej Polski Michał Wójcik. "Te środki są polskimi środkami. One są bezprawnie przywłaszczone przez Komisję Europejską i niewypłacone Polakom" - dodał.
    DZIEŃ NA GPW: Główne indeksy bez wyraźnego kierunku; ryzyko korekty utrzymuje się
    GPW. Środa nie przyniosła znaczących zmian głównych krajowych indeksów, jednak na rynku uwagę zwracają bardzo duże obroty - powiedział dyrektor zespołu analiz i doradztwa inwestycyjnego DI Xelion, Kamil Cisowski. Jego zdaniem, ryzyko rozwinięcia korekty utrzymuje się, a istotne dla krótkoterminowego sentymentu może być środowe, wieczorne przemówienie prezesa Fed.
    W środę po południu złoty osłabiał się, najbardziej do franka
    Złoty w środę po południu 30 listopada tracił do euro, dolara, a najbardziej osłabiał się do franka. Za jedno euro trzeba było zapłacić 4,67 zł, za dolara - 4,53, a za franka szwajcarskiego 4,77 zł.
    Gaz ziemny drożeje do 144,9 euro za MWh
    W środę 30 listopada po godz. 17.30 gaz ziemny w holenderskim hubie TTF w kontraktach styczniowych drożeje o 6,41 proc., do 144,9 euro za MWh. Rośnie również cena gazu ziemnego w kontraktach na luty - o 6,52 proc., do 145,8 euro za MWh.
    Ropa naftowa drożeje o ok. 2,7 proc.
    W środę 30 listopada ok. godz. 17.30 ropa naftowa Brent na giełdzie w Londynie drożeje o 2,77 proc., do 86,58 dol. za baryłkę. Rośnie też cena ropy naftowej WTI na giełdzie w Nowym Jorku - o 2,67 proc., do 80,29 dol. za baryłkę.
    Osiem ofert w przetargu na budowę obwodnicy Gorajca
    Obwodnica Gorajca. Osiem podmiotów złożyło oferty w przetargu na zaprojektowanie i budowę obwodnicy Gorajca (woj. lubelskie) w ciągu drogi krajowej nr 74. Jak podała w środę GDDKiA, wszystkie propozycje zmieściły się w zaplanowanym budżecie na tę inwestycję, tj. 184 mln zł.
    Nieznaczny wzrost cen ropy
    W środę rano 30 listopada amerykańska ropa WTI drożeje o 0,5 proc., do ok. 79 dolarów za baryłkę, a notowania ropy Brent idą w górę o 0,8 proc., do blisko 84 dolarów za baryłkę.
    Trudna sytuacja na rynku nawozów, bo gaz jest drogi
    Sytuacja na rynku nawozów jest trudna, ze względu na wysokie ceny gazu na rynkach światowych. Cena tego surowca stanowi 80 proc. kosztów produkcji - mówił w środę na posiedzeniu komisji wiceminister aktywów państwowych Karol Rabenda.
    Tauron: w niektórych przypadkach potrzebna zmiana umowy, by skorzystać z Tarczy Solidarnościowej
    Tarcza Solidarnościowa. Skorzystanie z rozwiązań rządowej Tarczy Solidarnościowej, ograniczającej wzrost cen prądu, w niektórych przypadkach wymaga zmiany umowy dotyczącej dostaw energii - wynika z informacji grupy Tauron. Dotyczy to klientów, którzy zawarli umowy z gwarancją stałej ceny prądu.
    WIG 20 na zamknięciu wyniósł 1736,26 pkt (-0,16%)
    WIG 20. GPW SA - Wartość indeksów na zamknięciu sesji 30 listopada.
    Dyrektor PIE: najbardziej w Polsce mogą drożeć żywność i usługi
    Najbardziej w Polsce mogą jeszcze drożeć żywność i usługi - ocenił w środę dyrektor Polskiego Instytutu Ekonomicznego Piotr Arak, komentując najnowsze dane o inflacji w kraju.
    Polskim startupom brakuje pieniędzy na rozwój [Raport]
    Polskie startupy są niedofinansowane. Na rozwój brakuje im nawet kilkuset miliardów złotych – wynika z raportu „Luki w ekosystemie startupowym”, opracowanym przez Fundację Startup Poland we współpracy z Giełdą Papierów Wartościowych w Warszawie i Narodowym Centrum Badań i Rozwoju.
    Gaz-System: gazociąg Baltic Pipe osiągnął pełną przepustowość
    30 listopada tego roku gazociąg podmorski Baltic Pipe uzyskał docelową moc przesyłową w kierunku Polski, czyli 10 mld m sześciennych gazu rocznie - poinformował w środowym komunikacie Gaz-System.
    Lexus RX 500h to chyba najmocniejsza hybryda w historii marki!
    Lexus RX 500h łączy silnik elektryczny i spalinowy. Tyle że spalinowy w tym przypadku dysponuje turbodoładowaniem. Moc? Ta sięga 371 koni.
    Ile kosztuje Mercedes klasy A 2022? Dyskretny lifting. Ceny solidne
    Ile kosztuje Mercedes klasy A 2022? Za najtańszy model trzeba zapłacić dokładnie 154 tys. zł. Tak, nadal mówimy o segmencie C!
    Wiatr mógłby obniżać rosnące ceny prądu jednak przepisy nie ułatwiają
    Gdańsk – zimą generowanie energii elektrycznej z wiatru bije rekordy. W szczytowym momencie w lutym tego roku wiatraki produkowały nawet 6718 MWh. Według analiz, energii z wiatru moglibyśmy produkować nawet cztery razy więcej, gdyby zmienione zostały restrykcyjne przepisy dotyczące rozmieszczenia wiatraków na lądzie. Pozwoliłoby to też zmniejszyć ryzyko blackoutu i wzrostu rachunków za energię.
    Sadzenie drzew w zamian za emisję CO2. Oto pomysł LeasePlan
    Sadzenie drzew w zamian za emisję CO2? W ten sposób LeasePlan, SKANSKA i Pfizer posadzili w sumie 100 tys. drzew.
    Spadek inflacji wskutek m.in. niższych cen paliw i wyhamowania tempa wzrostu cen żywności
    Do pierwszego od roku spadku inflacji przyczyniły się m.in. niższe ceny paliw i wyhamowanie tempa wzrostu cen żywności - podali w środowym komentarzu analitycy PKO Banku Polskiego, odnosząc się do danych GUS. Dodali, że na koniec roku CPI spadnie do poziomów jednocyfrowych.
    Ekspert o danych GUS: konsumpcja prywatna "praktycznie otarła się o stagnację"
    W końcówce roku i na początku 2023 dynamika PKB będzie się obniżać, odzwierciedlając recesję w sektorze konsumenta; konsumpcja prywatna "praktycznie otarła się o stagnację" - wskazało w środę PKO BP komentując dane GUS. Jak dodano, struktura PKB staje się mniej inflacjogenna.
    Jak wspierać MŚP na rynku zamówień publicznych?
    Krajowy rynek zamówień publicznych. Jak wspierać MŚP na rynku zamówień publicznych? Nie zmarnujmy tej szansy!