REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Robienie notatek podczas obrad

Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców.
Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców.

REKLAMA

REKLAMA

Stwierdzenie, że dobra sekretarka, czy asystentka potrafi sporządzić protokół podczas zebrania jest co najmniej niedorzeczne. Ponad 80% pracy, którą wkłada się w jego przygotowanie zajmują poprawki redakcyjne i opracowanie notatek. Przygotowanie dobrych notatek, które pozwolą na szybkie i sprawne przygotowanie ostatecznej wersji protokołu, nie jest aż takie trudne. Wystarczy przestrzegać kilku rad zaprezentowanych poniżej.

Przygotowanie merytoryczne

Ani osoba prowadząca, ani tym bardziej sekretarka nie muszą być ekspertami w dziedzinach, które są przedmiotem obrad. Mimo to, powinni oni przynajmniej w podstawowym stopniu orientować się w zagadnieniach, które będą przedmiotem dyskusji, zwłaszcza w zakresie słownictwa fachowego. Pozwoli to uniknąć użycia niewłaściwych słów w błędnym kontekście, oraz ciągłego przerywania wypowiedzi innym z prośbą o wyjaśnienia.

REKLAMA

Selekcjonowanie informacji

Podczas zebrań, gdy wymiana zdań odbywa się bardzo szybko i często wiele osób mówi równocześnie, nikt nigdy nie zdoła zapisać wszystkiego. Należy skupić się tylko na informacjach ważnych, tych, które po prostu „trzeba wiedzieć”. W wyłowieniu istotnych zagadnień pomogą tzw. słowa – klucze, które zazwyczaj pojawiają się przy omawianiu poszczególnych wariantów, czy problemów.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Notowanie własnymi słowami

Przemówienia niektórych uczestników obrad są często bardzo chaotyczne, wiele w nich dygresji, zmian tematu. Nie należy zapisywać całości wypowiedzi wszystkich osób. Najpierw trzeba uważnie wysłuchać zamkniętego fragmentu wypowiedzi, a następnie krótko go streścić. Unikniemy dzięki temu sytuacji, gdy przy opracowywaniu sprawozdania będziemy się musieli zastanawiać nad tym, co „autor miał na myśli”.

Dwuznaczności wyjaśniać od razu

REKLAMA

Wszelkie niezrozumiałe lub dwuznaczne wypowiedzi należy wyjaśniać od razu. Nie odkładajmy tego na „później”, na „po zebraniu”. Do tego czasu albo zapomnimy, o co chcieliśmy zapytać albo osoba, którą chcielibyśmy o coś zapytać gdzieś zniknie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podobnie, jeśli jakiekolwiek wątpliwości pojawią się, np. po zakończeniu punktu trzeciego obrad, nie należy do nich wracać przy punkcie szóstym. Skutecznie zatrzyma to dyskusję i zdekoncentruje uczestników. Tego typu sprawy należy wyjaśniać od razu.

Polecamy Korespondencja w biznesie

Notowanie nazwisk

Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców. Nawet, jeśli nie będziemy wymieniać nazwisk wszystkich osób zawierających głos, warto je na wszelki sposób zanotować.

Tylko fakty

Przy sporządzaniu notatek, szczególną uwagę trzeba zwracać na odróżnienie faktów od subiektywnych opinii i komentarzy uczestników obrad. Z ostatecznej wersji protokołu powinniśmy się dowiedzieć, co jest faktem i nie może być zakwestionowane, a co jest opinią uczestnika, którą można zakwestionować.

Zachowanie ustalonego porządku obrad

Mimo, że może się zdarzyć, że pewne punkty spotkania zostaną przesunięte, ostateczna wersja protokołu powinna być zgodna z wcześniej ustaloną. Z tego względu dobrze jest przygotować sobie oddzielne ponumerowane kartki, odpowiadające poszczególnym punktom obrad. Dzięki temu na pewno zachowamy prawidłową kolejność przy opracowywaniu ostatecznej wersji protokołu.

Zobacz: Organizacja pracy

Karolina Zaborska

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Człowiek ponad algorytmy. Czyli rola umiejętności miękkich w świecie automatyzacji

W miarę jak automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniają całe branże, firmy i miejsca pracy – umiejętności miękkie postrzegane jako jedyna rzecz, której maszyny nie mogą zastąpić, stają się absolutnie niezbędne. Które zatem z kompetencji będą szczególnie cenione przez pracodawców i mogą zadecydować o przewadze konkurencyjnej w 2025 r.?

ZUS: Zmiany w składce zdrowotnej. Jak skorzystają przedsiębiorcy?

Od nowego roku zmieniły się zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności według nowych zasad.

Piękny umysł. Wiedza o mózgu w analizie preferencji zachowań i postaw człowieka

W dzisiejszym świecie, w którym wiedza neuronaukowa jest coraz bardziej dostępna, a tematyczne publikacje wychodzą poza ramę dyskursu naukowego i pisane są przystępnym językiem, wiedza o mózgu staje się niebywale wartościowym obszarem do codziennego wykorzystania. Warto, aby sięgali po nią również ci, którzy wspierają wzrost ludzi w biznesie i rozwoju indywidualnym.

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

REKLAMA

Podatek dochodowy 2025: skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Trzeba szybko decydować się na wybór formy opodatkowania, jaki termin - do kiedy

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

REKLAMA