Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Sektor MŚP a kwestie bezpieczeństwa

Infor.pl: Jak zmieniło się podejście małych i średnich firm do kwestii bezpieczeństwa w ostatnich latach? Czy widzi Pan wzrost świadomości w tym zakresie? I jakie są obecnie największe zagrożenia dla firm z sektora MŚP w kontekście bezpieczeństwa fizycznego i cyfrowego?

Adam Śliwiński, wiceprezes zarządu Seris Konsalnet Security: Zdecydowanie świadomość przedsiębiorców w tym zakresie rośnie - zarówno jeśli chodzi o potencjalne zagrożenie, jak i potrzebę ochrony. Jeszcze kilka lat temu usługi ochroniarskie były traktowane przez sektor MŚP jako koszt, który finalnie często był pomijany. Dzisiaj widzimy, że to postrzeganie się zmienia i coraz częściej ochrona jest traktowana jako istotny element, a wręcz jako inwestycja w bezpieczeństwo. Bo tym właśnie są usługi ochrony – kradzież, czy dewastacja mogą doprowadzić do przerwy w działalności, ta z kolei skutkuje stratami finansowymi. Zatem pozorna oszczędność na systemie ochrony finalnie może okazać się kilkukrotnie większym kosztem. Co więcej, nie mówimy tylko o „podstawowej” ochronie fizycznej czy monitoringu. Przedsiębiorcy z sektora MŚP dostrzegają potrzebę budowania cyberzabezpieczeń – dostępów do danych i systemów. Ich świadomość i stosunek do ochrony ewoluuje tak, jak ewoluują zagrożenia. Dzisiaj mamy dwa kluczowe obszary – z jednej strony są to kradzieże, włamania, dewastacje, a z drugiej cyberzagrożenia – phishing, wyciek danych czy nieautoryzowany do nich dostęp.

Jakie są najczęstsze mity lub błędne przekonania dotyczące ochrony w sektorze MŚP? Jak właściwie ocenić, czy aktualny poziom zabezpieczeń w firmie jest wystarczający?

A.Ś.: Wielu właścicieli małych i średnich firm zakłada, że skoro nie są dużą korporacją, nie muszą aż tak bardzo martwić się o bezpieczeństwo. „Nas i tak nikt nie będzie chciał okraść”, „mamy drzwi antywłamaniowe – wystarczy”, „alarm raz się włączył i to był fałszywy alarm, więc po co przepłacać”. To tylko niektóre z popularnych mitów, które mogą drogo kosztować. Bardzo często spotykamy się z podejściem, że małe firmy nie są atrakcyjne dla przestępców. To jeden z najczęstszych błędów. W rzeczywistości MŚP często są łatwiejszym celem niż większe przedsiębiorstwa – właśnie dlatego, że zakładają, iż „nikt się nimi nie zainteresuje”. Brak złożonych procedur, słabsze zabezpieczenia techniczne i niewielka świadomość zagrożeń to otwarta furtka dla złodzieja.

Alarm wystarczy, by odstraszyć włamywacza to kolejne mylne przeświadczenie. System alarmowy bez monitorowania to często tylko pozorne zabezpieczenie. Jeśli intruz wie, że ma czas, zanim ktokolwiek zareaguje – zdąży wejść, zabrać to, co najcenniejsze, i zniknąć. Sama syrena nie wystarczy, jeśli nie idzie za nią realne działanie. Monitoring jest tylko po to, by coś odtworzyć po szkodzie - monitoring wizyjny ma dziś ogromny potencjał prewencyjny, zwłaszcza w połączeniu z systemami analityki wideo i zdalną weryfikacją zdarzeń. Profesjonalna obsługa potrafi wykryć zagrożenie zanim dojdzie do szkody – na przykład zauważyć podejrzane zachowanie na posesji jeszcze przed próbą włamania.

Koszty ochrony są nieadekwatne do ryzyka. Tutaj warto sobie zadać pytanie - „ile kosztuje przestój firmy, utrata dokumentacji, sprzętu, narzędzi lub zaufania klientów”? Dobre zabezpieczenie to nie wydatek, a inwestycja w ciągłość działania. Co więcej, wiele rozwiązań ochronnych można dopasować do budżetu MŚP – nie trzeba od razu wdrażać systemów za dziesiątki tysięcy złotych. Aby odpowiedzieć na pytanie czy aktualny poziom zabezpieczeń jest wystarczający należy zacząć od zweryfikowania stanu obecnego. Profesjonalna firma ochrony może przeprowadzić analizę ryzyka – sprawdzić punkty newralgiczne, ocenić aktualne zabezpieczenia, zaproponować rozwiązania. Zabezpieczenia nie powinny być reakcją po szkodzie. Sektor MŚP ma dziś dostęp do profesjonalnych rozwiązań, które jeszcze kilka lat temu były zarezerwowane dla dużych graczy. Kluczem jest świadomość, że bezpieczeństwo to proces – nie jednorazowy zakup sprzętu

Na co powinien zwrócić uwagę właściciel małej firmy przy wyborze systemu zabezpieczeń? Jakie kryteria są kluczowe? Jak zwiększyć poziom bezpieczeństwa bez ponoszenia dużych kosztów?

Właściciel małej firmy ma na głowie wszystko: sprzedaż, faktury, pracowników, kontrolę kosztów – również kwestię bezpieczeństwa. W tej ostatniej dziedzinie łatwo o błędne założenia: że wystarczy zamknąć drzwi, kupić tani alarm albo zawiesić jedną kamerę na ścianie. Niestety, złudne poczucie bezpieczeństwa to często największe zagrożenie. Kluczem do rozsądnego wyboru zabezpieczeń jest zrozumienie, że ochrona to nie produkt z katalogu, ale proces dopasowany do konkretnej działalności. Inne potrzeby będzie miał warsztat samochodowy na obrzeżach miasta, inne kancelaria podatkowa w centrum, a jeszcze inne sklep z elektroniką. Nie chodzi o to, by zainstalować wszystko, co dostępne na rynku – ale by zastosować te rozwiązania, które realnie minimalizują ryzyko.

W pierwszym kroku warto określić, co tak naprawdę chcemy chronić: towar, sprzęt, dane, pieniądze, a może samych pracowników? Z pozoru proste pytanie pozwala ustawić priorytety i uniknąć niepotrzebnych wydatków. Następnie należy zadać sobie kolejne, równie istotne pytanie: co się stanie, gdy pojawi się zagrożenie? Bo nie sztuką jest mieć kamerę czy czujkę ruchu – sztuką jest, by ktoś zareagował w odpowiednim momencie. Nie każdy system alarmowy uruchamia patrol, nie każdy monitoring jest rzeczywiście nadzorowany. Dlatego właściciele firm powinni zwracać uwagę nie tylko na sprzęt, ale również na to, czy za nim stoi realna obsługa – zdalna weryfikacja zdarzeń, szybka reakcja, dostęp do nagrań czy pomoc techniczna. Dobry system zabezpieczeń to nie ten najdroższy, lecz ten, który działa skutecznie i bezawaryjnie w codziennych warunkach.

Co ważne, zwiększenie poziomu bezpieczeństwa nie zawsze wymaga dużych nakładów. Wiele firm ochroniarskich oferuje dziś systemy w modelu abonamentowym, co oznacza brak wysokich kosztów początkowych. Można także rozważyć drobne zmiany organizacyjne – takie jak lepsze oświetlenie wokół budynku, kontrola dostępu do kluczowych pomieszczeń czy przeszkolenie personelu z podstawowych procedur bezpieczeństwa. To właśnie suma takich drobnych decyzji często decyduje o tym czy firma stanie się łatwym celem, czy nie. Bezpieczeństwo w małej firmie nie musi kosztować majątku – ale musi być przemyślane. A najlepiej sprawdza się wtedy, gdy jest częścią codziennego zarządzania, a nie tylko „dodatkiem na wszelki wypadek”.

W jaki sposób integracja systemów ochrony z innymi technologiami w firmie może poprawić efektywność i obniżyć koszty?

Współczesne firmy – nawet te najmniejsze – coraz częściej korzystają z wielu technologii równolegle: systemów alarmowych, monitoringu, kontroli dostępu, rejestracji czasu pracy, automatyki budynkowej czy zarządzania flotą. Problem w tym, że często działają one niezależnie od siebie, jak osobne wyspy. Tymczasem ich integracja może przynieść nie tylko wyższy poziom bezpieczeństwa, ale też realne oszczędności.

Wyobraźmy sobie firmę, w której system alarmowy współpracuje z kontrolą dostępu i monitoringiem. Jeśli pracownik otwiera biuro o 7:00, alarm dezaktywuje się automatycznie, a kamery zaczynają nagrywać w trybie dziennym. Gdy ostatnia osoba wychodzi z firmy i zamyka drzwi kartą, system ponownie się uzbraja. Taki proces nie tylko eliminuje ryzyko ludzkiej pomyłki, ale też skraca czas reakcji w razie zagrożenia. Zintegrowane systemy potrafią też wykrywać nieprawidłowości – np. sytuację, w której ktoś loguje się do budynku, ale nie rejestruje wejścia na stanowisko pracy. Albo odwrotnie: obecność w systemie kadrowym, mimo braku fizycznego wejścia do biura. To cenna informacja nie tylko z punktu widzenia ochrony, ale też nadzoru nad organizacją pracy.

Kolejnym atutem integracji jest centralizacja danych. Właściciel firmy nie musi przeskakiwać między różnymi aplikacjami czy panelami. Ma jeden dostęp – z komputera lub telefonu – do wszystkich kluczowych informacji: obrazu z kamer, logów alarmu, raportów wejść i wyjść. To wygoda, która przekłada się na lepsze decyzje i szybsze reakcje. Co ważne – takie rozwiązania są dziś dostępne również dla sektora MŚP. Nie wymagają one skomplikowanej infrastruktury ani gigantycznych budżetów. Wiele firm ochrony oferuje gotowe pakiety integrujące różne technologie, a część z nich działa w chmurze – bez konieczności instalowania lokalnych serwerów.

Warto też podkreślić, że zintegrowane systemy ułatwiają rozliczenia – np. w firmach produkcyjnych czy usługowych. Dane z kamer i kontroli dostępu mogą wspierać raportowanie czasu pracy, weryfikację obecności, a nawet dokumentowanie zdarzeń istotnych z punktu widzenia ubezpieczyciela. Podsumowując: integracja systemów to nie „fanaberia dużych firm”, ale kierunek, który pozwala małym przedsiębiorstwom działać sprawniej, bezpieczniej i taniej. A przede wszystkim – z większym spokojem.

Jak pomaga sztuczna inteligencja

Czy w branży security można zauważyć trendy, jak w innych branżach? Co zmieniło AI?

AI stało się wsparciem w wielu procesach, które dotychczas wymagały manualnej pracy człowieka. Dzięki ogromnej szybkości porównywania danych i zdolności do samo uczenia, systemy te oferują nieskończone możliwości w zakresie predykcji zagrożeń, optymalizacji reakcji oraz zwiększenia skuteczności działań operacyjnych.

W obszarze zabezpieczeń to właśnie człowiek był zawsze najbardziej narażonym elementem systemu – zmęczenie, ograniczenia percepcyjne czy subiektywna ocena sytuacji mogły prowadzić do błędów. Dziś AI pozwala na odciążenie pracowników z procesu weryfikacji zdarzeń i przekierowanie ich uwagi na podejmowanie właściwych reakcji. Automatyczne klasyfikowanie zagrożeń, filtrowanie fałszywych alarmów czy integracja z innymi systemami to tylko kilka przykładów, gdzie sztuczna inteligencja już teraz zwiększa efektywność ochrony.

Takie połączenie technologii i człowieka sprawia, że firmy odpowiedzialne za bezpieczeństwo mogą działać sprawniej, precyzyjniej i bardziej proaktywnie, co przekłada się na wyższy poziom bezpieczeństwa.

Jakie możliwości daje integracja systemów ochrony z oprogramowaniem ERP, systemami produkcyjnymi czy monitoringiem czasu pracy?

Dla wielu właścicieli firm systemy ochrony wciąż kojarzą się głównie z alarmem i kamerami. Ale we współczesnym biznesie ochrona coraz częściej integruje się z oprogramowaniem, które wcześniej nie miało z nią wiele wspólnego – jak systemy ERP, zarządzanie produkcją czy monitoring czasu pracy. To nie tylko nowy poziom bezpieczeństwa, ale też realne wsparcie w zarządzaniu firmą.

Najprostszym przykładem jest powiązanie systemu kontroli dostępu z rejestracją czasu pracy. Pracownik odbija kartę przy wejściu – a system od razu rejestruje rozpoczęcie zmiany w programie kadrowym. Nie ma potrzeby prowadzenia osobnych list, nie ma pomyłek. Dane z systemu ochrony stają się automatycznie częścią dokumentacji kadrowej – i mogą być też wykorzystywane do raportów, rozliczeń, czy analiz absencji.

W bardziej zaawansowanych środowiskach – jak zakłady produkcyjne – systemy ochrony mogą integrować się bezpośrednio z systemem ERP lub MES (systemem zarządzania produkcją). Przykład? Dostęp do maszyn lub stref produkcyjnych może być automatycznie przyznawany tylko tym pracownikom, którzy mają wymagane uprawnienia, aktualne badania BHP czy szkolenia. Jeśli pracownik ich nie posiada – nie uruchomi maszyny, a odpowiednia informacja trafi do przełożonego. Taki mechanizm nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale również pozwala uniknąć kar lub przestojów wynikających z błędów organizacyjnych.

Systemy ochrony mogą też ułatwiać zarządzanie magazynem i logistyką. Wejście do strefy wysokiego ryzyka – np. z wartościowym towarem – może być powiązane z dokumentem wydania z ERP. Jeśli brakuje odpowiedniego potwierdzenia w systemie – drzwi się nie otworzą, a zdarzenie zostanie zarejestrowane.

Dzięki integracji z monitoringiem wizyjnym, firma może zyskać jeszcze jeden atut – automatyczne powiązanie konkretnych zdarzeń (np. przesunięcia towaru, wejścia do pomieszczenia, otwarcia bramy) z nagraniem wideo. Nie trzeba przeszukiwać godzin materiału – odpowiednie fragmenty są oznaczone i gotowe do analizy. To oszczędność czasu i łatwiejsze wyjaśnianie nieprawidłowości.

Wszystko to przekłada się na konkretną wartość: większą kontrolę, mniejsze ryzyko błędu ludzkiego, mniej strat i wyższą efektywność. A ponieważ wiele systemów ochrony działa dziś w modelu chmurowym, integracja z ERP, systemami produkcyjnymi czy kadrowymi staje się łatwiejsza niż kiedykolwiek. Integracja ochrony z systemami zarządzania firmą to nie przyszłość – to coraz częstsza praktyka. I szansa, by z narzędzi ochronnych zrobić coś więcej: realne wsparcie w codziennym prowadzeniu biznesu.

Nie koszt, a inwestycja

Jak ważna jest skalowalność systemu zabezpieczeń w kontekście rozwijającej się firmy? Czy warto myśleć przyszłościowo już na starcie?

Skalowalne systemy ochrony to podstawa. Rozwijają się wraz z tym, jak rozwija bądź zmienia się biznes. Wielu przedsiębiorców inwestuje na początku w systemy „na już”, „na chwilę”. Po czasie potrzeby się zmieniają i okazuje się, że taki system nie jest plastyczny, nie można go rozbudować. Problemy pojawiają się też w momencie integracji z systemami działającymi w firmie. W efekcie konieczna jest wymiana całego systemu lub bardzo kosztowne przygotowywanie oprogramowania integrującego. To pochłania czas i przede wszystkim pieniądze. Dlatego już na wczesnym etapie warto przeprowadzić audyt i stworzyć system, który będzie miał silny fundament, na którym będziemy mogli stawiać kolejne klocki.

I na koniec: co doradziłby Pan właścicielowi firmy, który uważa, że "mnie to nie dotyczy", "jestem za mały, żeby być celem"?

To nie jest tak, że jedynym kryterium wyboru, jakim kierują się przestępcy, jest wielkość firmy. Oczywiście – duży magazyn, czy hala przemysłowa są kuszące, ale też zdecydowanie trudniejsze do zdobycia. Często zamiast na skalę obiektu przestępcy patrzą na słabe punkty. Kradzieże, dewastacje, czy cyberataki często przytrafiają się właśnie mniejszym firmom, bo potencjalnie są one słabiej chronione, przez co są łatwiejszym celem. Warto zatem zmienić sposób myślenia. Lepiej zapobiegać niż potem liczyć i naprawiać straty. Wrócę do tego, co powiedziałem na początku naszej rozmowy – nie traktujmy systemów ochrony jako kosztu, a inwestycję. Dobrze opracowane są jednym z kluczowych elementów stabilnego rozwoju firmy.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Kinga Olszacka.