Zarządzanie dokumentacją

Teresa Z. miała wrażenie, że w jej skrzynce odbiorczej znajdowały się nie tylko ważne dokumenty. Przekazywano jej dziwne protokoły, niezrozumiałe raporty z podróży służbowych i kopie różnych zleceń, ponieważ uważano, że jako asystentka dyrektora powinna o tym wiedzieć. Ta powódź papierów mogłaby się przeobrazić w pożeracza czasu pierwszej kategorii, gdyby Teresa nie zadziałała w sposób zdecydowany.
Zleciła przygotowanie specjalnej pieczątki z wytłoczonym napisem: „Przeczytałam i uśmiałam się”. Tak ostemplowane zbędne dokumenty odsyłała z powrotem do nadawcy. Po krótkim czasie oszczędzono jej czytania dokumentów uznawanych do tej pory za ogromnie ważne.
Nie każdemu można polecić tę odważną metodę; należy wybadać, czy koledzy z pracy mają poczucie humoru, na ile są tolerancyjni i czy zaakceptują również niekonwencjonalne sposoby wyrażania opinii. Przede wszystkim jednak ważna jest znajomość rodzaju otrzymywanych dokumentów.

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Zastanów się:

• co musi zostać przeczytane jako pierwsze, ponieważ dotyczy Twoich aktualnych projektów?
• co możesz odłożyć na „dzień czytania”, zarezerwowany wyłącznie na lekturę i intelektualną regenerację?
• co musisz przeczytać pobieżnie i natychmiast przekazać dalej?
• co opłaca się skopiować, ponieważ później będziesz mógł wykorzystać informacje zawarte w dokumencie?
• co możesz przekazać dalej bez przeczytania albo odłożyć?

Wskazówka

Zasadniczo nie czytaj reklam w czasie pracy, chyba że szukasz jakiejś określonej informacji. Reklama to coś, co czyta się w metrze albo w przerwie obiadowej. Nie czytaj artykułów fachowych w czasie największej wydajności i aktywności. 

Polecamy: Profesjonalny sekretariat

Na wertowanie czasopism branżowych i wyszukiwanie ciekawych artykułów wykorzystaj przerwy na odpoczynek albo momenty, w których potrzebujesz pewnej odmiany.

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, Thomas Wieke, księgarnia internetowa Onepress.pl