Co zrobić, gdy płatność trafiła na rachunek spoza białej listy?

• Czym jest biała lista podatników VAT?
• Obowiązek weryfikacji rachunku przed dokonaniem płatności
• Sankcje za przelew na rachunek spoza białej listy
• Co zrobić, gdy przelew już został wykonany?
• Podsumowanie

Czym jest biała lista podatników VAT?

Tzw. biała lista podatników VAT to wykaz podatników VAT, o którym mowa w art. 96b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.). Rejestr jest prowadzony w formie elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i zawiera informacje o podmiotach:

• zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni i zwolnieni,
• wykreślonych z rejestru VAT,
• przywróconych do rejestru VAT.

Dane z białej listy dostępne są w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów i aktualizowane codziennie.

Obowiązek weryfikacji rachunku przed dokonaniem płatności

Zgodnie z art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.), przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonywania lub przyjmowania płatności powyżej 15 000 zł za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Jeśli kwota transakcji (jednorazowej lub rozłożonej na raty) przekracza 15 000 zł brutto, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy rachunek bankowy kontrahenta figuruje na białej liście. Brak weryfikacji może skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi.

Sankcje za przelew na rachunek spoza białej listy

Ustawodawca przewidział dwie kluczowe sankcje za dokonanie płatności na rachunek, który nie znajduje się w rejestrze:

1. Odpowiedzialność solidarna za VAT
   Na podstawie art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.), nabywca towaru lub usługi ponosi solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe sprzedawcy w zakresie podatku VAT, jeśli zapłata została dokonana na rachunek spoza białej listy.
   
2. Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu
   Zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT oraz art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatku, jeśli płatność została wykonana na rachunek nieujawniony w wykazie podatników VAT.

Zasady te nie mają zastosowania, gdy wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł.

Co zrobić, gdy przelew już został wykonany?

Nie wszystko stracone. Przepisy przewidują procedurę, która pozwala przedsiębiorcy uchronić się przed sankcjami.

1. Sprawdź rachunek i datę płatności
   W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy rachunek rzeczywiście nie znajdował się na białej liście w dniu zlecenia przelewu.
   Dla celów dowodowych warto pobrać potwierdzenie weryfikacji z systemu Ministerstwa Finansów.
   
2. Złóż zawiadomienie ZAW-NR
   Jeśli rachunek faktycznie nie widniał w rejestrze, przedsiębiorca powinien złożyć zawiadomienie ZAW-NR, o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej.
   Zawiadomienie należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Termin ten jest nieprzywracalny – po jego upływie podatnik traci ochronę.
   Za dzień zlecenia przelewu uznaje się dzień, w którym przedsiębiorca złożył dyspozycję w banku lub SKOK, a nie dzień faktycznego obciążenia rachunku.
   ZAW-NR składa się przy pierwszej płatności na rachunek danego kontrahenta, który nie znajduje się na białej liście.
   
   Co powinno zawierać zawiadomienie ZAW-NR?
3. • dane identyfikacyjne podatnika (nazwa, NIP),
   • dane kontrahenta (nazwa, NIP, adres),
   • numer rachunku bankowego,
   • kwotę, datę i tytuł przelewu,
   • nazwę urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta,
   • podpis (kwalifikowany, zaufany lub pełnomocnika).
     
     
     Gdzie i jak złożyć zawiadomienie?
     ZAW-NR można złożyć:
   • elektronicznie – przez platformę ePUAP,
   • osobiście lub pocztą – w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika dokonującego zapłaty.
     
3. Skontaktuj się z kontrahentem
   W praktyce warto również zwrócić się do kontrahenta z prośbą o zwrot błędnie przelanych środków i dokonanie ponownego przelewu na rachunek znajdujący się w wykazie.

Podsumowanie

Dokonanie przelewu na rachunek spoza białej listy może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Aby uniknąć sankcji, przedsiębiorca powinien:

• zweryfikować rachunek kontrahenta przed każdą płatnością powyżej 15 000 zł,
• w razie błędu – niezwłocznie złożyć zawiadomienie ZAW-NR,
• ewentualnie zastosować mechanizm podzielonej płatności.