Czy Twój biznes zyska cyfrową kasę fiskalną zamiast sprzętu? Odkrywamy, kto może korzystać z wirtualnych kas fiskalnych po nowelizacji

• Cyfryzacja obowiązków podatkowych
• Co to jest wirtualna kasa fiskalna?
• Ewolucja przepisów - kontekst nowelizacji 2025
• Kto może korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej? Katalog uprawnionych branż
• Rozszerzenie działalności nowelizacją - wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r.
• Wymogi techniczne dla kas fiskalnych
• Skoro nie ma obowiązku, tylko możliwość, to czy warto korzystać z kasy wirtualnej?

Cyfryzacja obowiązków podatkowych

Choć obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych dotyczy szerokiego spektrum działalności gospodarczych, przepisy przewidują możliwość cyfryzacji tego procesu dla wybranych, często mobilnych lub specyficznych branż. Ostatnie lata przyniosły dynamiczny rozwój technologii, a wraz z nim rozszerzenie tego przywileju. Istotnym krokiem w tym kierunku jest niedawna nowelizacja – wprowadzająca zmiany z mocą od kwietnia 2026 roku. Konkretnie, jest to rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki zmieniające rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2025 r. poz. 1345). Otwiera ono wrota do cyfryzacji kasy fiskalnej dla kolejnych rodzajów działalności.

Co to jest wirtualna kasa fiskalna?

Zanim zagłębimy się w katalog uprawnionych, warto zdefiniować, czym jest kasa wirtualna. Jest to rozwiązanie w pełni zgodne z wymogami prawnymi, które realizuje wszystkie funkcje tradycyjnej kasy fiskalnej, ale w formie aplikacji instalowanej na urządzeniu elektronicznym, takim jak smartfon, tablet lub komputer (np. terminal POS). Podstawowe cechy kasy wirtualnej:

• mobilność: pozwala na prowadzenie ewidencji sprzedaży z dowolnego miejsca, co jest kluczowe dla firm mobilnych (np. taksówek, dostawców);
• niskie koszty początkowe: zamiast zakupu drogiego urządzenia, przedsiębiorca ponosi koszt zakupu licencji na oprogramowanie lub abonamentu;
• integracja: kasy te często łatwo integrują się z systemami magazynowymi, księgowymi czy terminalami płatniczymi;
• zgodność z kasowością online: podobnie jak nowoczesne kasy online, kasy wirtualne generują paragony fiskalne i przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

W polskim prawie możliwość ta jest regulowana na podstawie art. 111b ustawy o VAT i precyzowana w rozporządzeniach Ministra Finansów.

Ewolucja przepisów - kontekst nowelizacji 2025

Możliwość stosowania kas fiskalnych w formie oprogramowania systematycznie obejmuje kolejne grupy. Nowelizacja wprowadzona w Dz.U. z 2025 r. poz. 1345 kontynuuje ten trend, przenosząc część działalności, które do tej pory mogły korzystać tylko ze zwykłej kasy w formie osobnego urządzenia do katalogu uprawnionych do korzystania z wirtualnych kas.

Kto może korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej? Katalog uprawnionych branż

Katalog rodzajów działalności, w odniesieniu do których dopuszczalne jest użycie kas rejestrujących w postaci oprogramowania, jest ściśle określony. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kasy wirtualne są szczególnie istotne dla podmiotów świadczących usługi poza stałym punktem sprzedaży lub w specyficznych, mobilnych warunkach. Poniżej znajdują się wymienione grupy i rodzaje usług, które mogą korzystać z tej technologii:

1. Transport pasażerski i przewozy: kluczową grupą, w której kasy wirtualne sprawdzają się doskonale, są podmioty zajmujące się przewozem osób. Mobilność oprogramowania idealnie odpowiada specyfice tych działalności, wymienionych w rozporządzeniu:
2. 1. usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.2));
   2. usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
   3. usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
   4. usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
   5. usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
   6. usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
   7. usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
   8. usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);
   9. usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
   10. usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
   11. usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
   12. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
   13. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
   14. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);
   15. usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);
   16. usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);
   17. usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);
2. Branża HoReCa - hotelarska, gastronomiczna, cateringowa: choć gastronomia w stałych lokalach często korzysta z tradycyjnych kas online, usługi o charakterze mobilnym lub sezonowym mogą być obsługiwane przez oprogramowanie. Może to być pomocne szczególnie w lokalach z ogródkami lub sezonowych, gdzie liczba klientów obsługiwanych naraz jest duża. Rozporządzenie wymienia rodzaje działalności w zakresie:
3. 1. usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
   2. usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
   3. usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
   4. pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
   5. usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
   6. usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
   7. pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
   8. usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
3. Handel paliwami stałymi: w tym zakresie rozporządzenie wymienia tylko w jednym punkcie dany rodzaj działalności. Z kasy wirtualnej można korzystać przy sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
4. Mycie i czyszczenie pojazdów: rozporządzenie osobno wymienia także możliwość korzystania z kasy wirtualnej w razie wykonywania usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej);
5. Dostawy towarów i świadczenie usług przez specyficzne grupy podmiotów o silnym znaczeniu dla lokalnej społeczności: co ciekawe, rozporządzenie wymienia w osobnych punktach także działania obejmujące zakres:
6. 1. dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 194, 658 i 1560);
   2. dostaw towarów i świadczenia usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (Dz.U. z 2023 r. poz. 1179).

Rozszerzenie działalności nowelizacją - wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r.

Wyżej wymienione branże uprawnione do korzystania kas wirtualnych już dzisiaj, są wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2268). Natomiast z mocą od 01.04.2026 r. katalog ten ulegnie rozszerzeniu na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki zmieniającego rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r., poz. 1345). Do korzystania z wirtualnych kas fiskalnych zostaną wtedy dopuszczone następujące rodzaje działalności w zakresie (rozporządzenie nie podaje klasyfikacji PKD dla żadnej z tych działalności):

1. dostaw towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar - czyli chodzi tutaj np. o automaty z napojami, żywnością;
2. świadczenia usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej);
3. świadczenia usług parkingu samochodów i innych pojazdów drogą elektroniczną, w tym przy użyciu aplikacji mobilnej lub przeglądarki internetowej.

Można też zwrócić uwagę na kosmetyczną zmianę, że § 1 pkt 27) zmienianego rozporządzenia, który mówił o: "usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej)", a od 01.04.2026 r. otrzyma skrócone brzmienie: " usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0)".

Wymogi techniczne dla kas fiskalnych

Aby móc legalnie używać wirtualnej kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi się upewnić, że wybrane rozwiązanie programistyczne spełnia wymogi bezpieczeństwa i wymogi prawne. Szczególnie istotnie są:

• rejestracja w Centralnym Repozytorium Kas (CRK) – przed rozpoczęciem pracy, każda wirtualna kasa musi być zarejestrowana w CRK (tak samo jak każda inna, tradycyjna kasa online);
• połączenie z Internetem w czasie pracy kasy wirtualnej – w przeciwieństwie do tradycyjnych kas, wirtualne kasy wymagają stałego lub przynajmniej regularnego połączenia z Internetem, aby przesyłać dane. Brak Internetu oznaczać może niemożność przesłania paragonu;
• bezpieczeństwo danych – oprogramowanie musi zapewniać bezpieczeństwo danych, w tym szyfrowanie;
• zgodność z przepisami – oprogramowanie musi spełniać wymogi ustawy o VAT i związanych z nią rozwiązań o charakterze technicznym.

Skoro nie ma obowiązku, tylko możliwość, to czy warto korzystać z kasy wirtualnej?

Oczywiście nie ma obowiązku korzystania z kas wirtualnych, a dla wybranych branż to tylko możliwość. Ale i jednocześnie przywilej, bowiem korzystanie z kas wirtualnych niesie ze sobą korzyści, takie jak na przykład:

• niższe koszty inwestycyjne - nie trzeba kupować drogiego fizycznego sprzętu. Zakup licencji na oprogramowanie jest raczej tańszy niż tradycyjna kasa elektroniczna będąca osobnym urządzeniem;
• mobilność – przedsiębiorca może pracować z każdego miejsca, posiadając jedynie urządzenie z zainstalowanym oprogramowaniem, które i tak posiada (np. laptop, smartfon);
• łatwiejszy upgrade – aktualizacje oprogramowania zapewnia jego dostawca, możliwe jest aktualizowanie go automatycznie, bez konieczności wizyty technika;
• brak kosztów serwisu - wirtualna kasa to oprogramowanie, a nie osobne urządzenie, zatem nie ponosisz kosztów serwisu w razie awarii.