Systematyczne sortowanie dokumentacji

„Gdzież ja to mam...” Już cztery razy zapisywałeś sobie adres i numer telefonu klienta, ale za każdym razem jakoś nie mogłeś znaleźć tego świstka papieru.

Gdzie jest zatem numer kodu, który wysłał Ci ostatnio klient? Oczywiście faks nie zgubił się, lecz znajduje się we właściwej teczce. Ale gdzie? Nie pozostaje Ci nic innego, jak opróżnić całą zawartość i rozpocząć poszukiwania. To tylko jakieś 150 pojedynczych kartek, notatek i samoprzylepnych karteczek. Po co najmniej pięciu minutach wszystko zostało przekartkowane, a dokument znaleziony.

Może będziesz miał szczęście i znajdziesz ją już na trzeciej kartce. Może będziesz miał pecha i szukany faks okaże się kartką 149. Czy uwzględniłeś podczas autoanalizy (patrz fragment „Gdzie podział się czas?” od str. 26), jak często w ciągu dnia szukasz czegoś w swojej dokumentacji projektowej? Jeżeli nie, powinieneś to uczynić. W sumie takie poszukiwania mogą zabierać dziennie dobre pół godziny.

Polecamy: Segregacja pism

Pewna reguła organizacyjna mówi: w miarę możliwości tylko raz bierz każdy dokument do ręki. Dotyczy to także teczek i segregatorów z dokumentacji do projektów. Dopóki nie nazbierało się więcej niż pięć do dziesięciu kartek, papiery będą jeszcze przejrzyste. Doświadczenie wskazuje jednak, że po krótkim czasie gromadzą się najróżnorodniejsze papiery dotyczące projektu. Wtedy należy wpiąć je do segregatora.
Przeznacz dziesięć minut na sięgnięcie po dziurkacz i połączenie wszystkich oddzielnych kartek w skoroszyt. Jednakowe razem (np. korespondencja), a różnego rodzaju (np. plan marketingowy, opis projektu, notatki telefoniczne) oddzielone przekładkami. Jeżeli dokumentacja jest bardzo obszerna, można każdą z jej części zbindować.

Zgodnie z doświadczeniem skraca to znacznie czas szukania jednej określonej informacji i zaoszczędza wiele przy późniejszym systematycznym odkładaniu, ponieważ nie musisz za każdym razem przeszukiwać i sortować sterty papierów.

Polecamy: Fazy obiegu pism 

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, Thomas Wieke, księgarnia internetowa Onepress.pl