REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Segregacja pism

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Żak
Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich.
Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.

Wyróżnia się następujące kryteria:

REKLAMA

  • treść, np. informująca o danej sprawie;
  • forma, np. formularz;
  • termin załatwienia - pilne, terminowe itd.,
  • obieg - przychodzące z zewnątrz, pozostające w obiegu wewnątrz firmy, wysyłane na zewnątrz;
  • rodzaj - np. wniosek;
  • pisma tajne i pisma poufne;
  • elementy z jakich składa się pismo np. adres.

Istnieje także kilka rodzajów pism. Dokument o charakterze informacyjnym dostarcza adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, sposobu jej realizacji i nie nakłania go do podjęcia decyzji.

Z kolei w pismach przekonujących używane są odpowiednie argumenty, aby zbliżyć adresata do toku myślenia nadawcy, tak aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji którą sugeruje mu nadawca, np. reklamacje, wnioski itd. W redagowaniu pism pomaga firmowy blankiet korespondencyjny, posiadający nadruki porządkujące całe pismo, gdzie poszczególne elementy mają stałą pozycję. Rodzaje blankietów określa PN-76/P.-55315. Specjalne blankiety firmowe są opracowywane przez firmy aby pomóc zdobyć zaufanie klienta.

Polecamy: Fazy obiegu pism

Wykorzystuje się także formularze - blankiety z elementami rozmieszczonymi według pewnego kodu, opracowanego na podstawie długotrwałych doświadczeń w załatwianiu danych spraw.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Do sekretariatu napływają pisma zarówno z zewnątrz, które następnie zostają przekazane do innych komórek firmy, jak i pisma sporządzone w firmie, które muszą zostać wysłane na zewnątrz. Pewną grupę stanowią też pisma pozostające w tzw. obiegu, nie opuszczające firmy, np. o awansie pracownika.

Od określenia rodzaju wysłanego pisma zależy termin jego rozpatrzenia:

  • pisma pilne są rozpatrywane najszybciej jak się da, możliwie w tym samym dniu, najpóźniej trzy dni od daty wpływu;
  • pisma terminowe załatwione są najpóźniej w terminie jaki został wyznaczony w danym piśmie, lub w obowiązujących przepisach;
  • pisma zwykłe są załatwiane w przyjętych zwyczajowo terminach. Pisma w postępowaniu przed organami państwowymi, organami samorządowymi, organami państwowych jednostek organizacyjnych, organami organizacji społecznych w sprawach skarg i wniosków, terminy określone są przez kodeks postępowania administracyjnego.

Polecamy: Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism

Dalsze postępowanie z pismem zależy od rodzaju sprawy w nim zawartym, jeśli jest to zamówienie zostanie one przekazane kierownikowi handlowemu.

Pisma możemy podzielić również na:

  • pisma zaadresowane, posiadające adresata, np. zamówienie, oferta;
  • pisma zatytułowane, mające tytuł, np. upoważnienie, protokół;
  • pisma mieszane, zawierające obydwa wyżej wymienione elementy, np. list motywacyjny.

Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich. Adnotacja “tajne” informuje Cię że należy odnotować wpływ pisma w specjalnym dzienniku, jednak bez otwierania go, tylko należy przekazać go właściwej osobie. Podobnie postępuj z pismem na którym widniej napis “ poufne”.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

REKLAMA

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

REKLAMA

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

REKLAMA