REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich.
Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.

Wyróżnia się następujące kryteria:

REKLAMA

  • treść, np. informująca o danej sprawie;
  • forma, np. formularz;
  • termin załatwienia - pilne, terminowe itd.,
  • obieg - przychodzące z zewnątrz, pozostające w obiegu wewnątrz firmy, wysyłane na zewnątrz;
  • rodzaj - np. wniosek;
  • pisma tajne i pisma poufne;
  • elementy z jakich składa się pismo np. adres.

Istnieje także kilka rodzajów pism. Dokument o charakterze informacyjnym dostarcza adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, sposobu jej realizacji i nie nakłania go do podjęcia decyzji.

Z kolei w pismach przekonujących używane są odpowiednie argumenty, aby zbliżyć adresata do toku myślenia nadawcy, tak aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji którą sugeruje mu nadawca, np. reklamacje, wnioski itd. W redagowaniu pism pomaga firmowy blankiet korespondencyjny, posiadający nadruki porządkujące całe pismo, gdzie poszczególne elementy mają stałą pozycję. Rodzaje blankietów określa PN-76/P.-55315. Specjalne blankiety firmowe są opracowywane przez firmy aby pomóc zdobyć zaufanie klienta.

Polecamy: Fazy obiegu pism

Wykorzystuje się także formularze - blankiety z elementami rozmieszczonymi według pewnego kodu, opracowanego na podstawie długotrwałych doświadczeń w załatwianiu danych spraw.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Do sekretariatu napływają pisma zarówno z zewnątrz, które następnie zostają przekazane do innych komórek firmy, jak i pisma sporządzone w firmie, które muszą zostać wysłane na zewnątrz. Pewną grupę stanowią też pisma pozostające w tzw. obiegu, nie opuszczające firmy, np. o awansie pracownika.

Od określenia rodzaju wysłanego pisma zależy termin jego rozpatrzenia:

  • pisma pilne są rozpatrywane najszybciej jak się da, możliwie w tym samym dniu, najpóźniej trzy dni od daty wpływu;
  • pisma terminowe załatwione są najpóźniej w terminie jaki został wyznaczony w danym piśmie, lub w obowiązujących przepisach;
  • pisma zwykłe są załatwiane w przyjętych zwyczajowo terminach. Pisma w postępowaniu przed organami państwowymi, organami samorządowymi, organami państwowych jednostek organizacyjnych, organami organizacji społecznych w sprawach skarg i wniosków, terminy określone są przez kodeks postępowania administracyjnego.

Polecamy: Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism

Dalsze postępowanie z pismem zależy od rodzaju sprawy w nim zawartym, jeśli jest to zamówienie zostanie one przekazane kierownikowi handlowemu.

Pisma możemy podzielić również na:

  • pisma zaadresowane, posiadające adresata, np. zamówienie, oferta;
  • pisma zatytułowane, mające tytuł, np. upoważnienie, protokół;
  • pisma mieszane, zawierające obydwa wyżej wymienione elementy, np. list motywacyjny.

Pamiętaj że obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej ciąży na wszystkich. Adnotacja “tajne” informuje Cię że należy odnotować wpływ pisma w specjalnym dzienniku, jednak bez otwierania go, tylko należy przekazać go właściwej osobie. Podobnie postępuj z pismem na którym widniej napis “ poufne”.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    REKLAMA