Zasady formułowania treści

Styl urzędowy, umożliwia szybkie zrozumienie pisma, wyróżnia go:

• przewaga zdań pojedynczych posługiwanie się formami bezosobowymi i stroną bierna;
• specjalistyczna terminologia ( VAT, awizo);
• posługiwanie się gotowymi formułami;
• nieużywanie sformułowań obrazowych ani emocjonalnych, np. szalenie zmartwieni.

Ograniczamy treść pisma do jednej strony. Unikamy zbędnych powtórzeń i zwrotów, a także nie piszemy zbędnych szczegółów.

Polecamy: Sporządzanie pism anglojęzycznych

Styl urzędowy cechuje także jasna i zrozumiała redakcja:

• bez skomplikowanych określeń;
• bez pretensjonalnych zwrotów;
• bez zwrotów obcojęzycznych.

Jednoznaczne i precyzyjne określanie przedmiotu sprawy tak, aby odbiorca mógł podjąć odpowiednie działania. Tu konieczne jest podanie jednoznacznych:

• ilości, np. przy zamawianiu towaru;
• wartości – w składanej reklamacji;
• terminów, np. zawiadomienie o spotkaniu;
• przedsięwzięć;
• rozwiązań podjętej w danej sytuacji.

Polecamy: Zasady skutecznej korespondencji