Sporządzanie pism anglojęzycznych

Poniżej zamieszczamy parę przykładów poprawnego słownictwa i określeń używanych w korespondencji biznesowej.

Jeżeli nie znamy nazwiska swojego adresata, nie wiemy też czy jest to kobieta czy mężczyzna, początek wiadomości powinien brzmieć „Dear Sir or Madam”, w zakończeniu natomiast piszemy „Yours faithfully".
Jeżeli znamy nazwisko adresata oraz jego płeć, najlepiej ułożyć wiadomość według schematu:
„Dear Mr Smith (Dear Mrs Smith) ...... Yours sincerely.”.
Jeśli natomiast e-mail jest adresowany do kilku osób, których nie znamy, używamy zwrotu „Dear Sirs”

Polecamy: Analiza otoczenia biznesowego firmy

W praktyce w korespondencji biznesowej (mailowej, niezbyt formalnej) często listy są zatytułowane: „Dear Imię” lub „Dear Mrs Nazwisko” a w podpisie najczęściej widnieje „Best regards” lub „Regards”.

Dalsza część wiadomości powinna wyjaśniać powód napisania listu. Jeżeli nawiązujemy do czegoś związanego bezpośrednio z firmą, z którą się kontaktujemy, możemy napisać: „With reference to…” (Nawiązując do…) lub „Further to…” (W nawiązaniu do…).

Można także użyć następujących zwrotów: „I am writing to...", „I am writing with regard to...”, „I am writing on behalf of...” – ten ostatni zwrot oznacza dosłownie „Piszę w imieniu…".

Poniżej zamieszczamy kilka przykładów rozwinięcia wiadomości:

Polski	Angielski
Bylibyśmy wdzięczni gdyby mógł Pan przesłać nam więcej informacji na temat...	We would appreciate it if you could send us more detailed information about…
W odpowiedzi na pismo Panów/Państwa z dnia...	In reply to your letter of...
Czy byłby Pan tak uprzejmy...	Would you be so kind as to…
Czy mogliby Państwo podać nam...	Could you please tell us...
Czy mógłby mi Pan przesłać...	Would you please send me…
Skontaktujemy się z Panami/Państwem niezwłocznie.	We will get in touch with you without delay.
Niniejszym informujemy, że...	This is to inform you that...
Z przykrością informujemy, że...	We are sorry to inform you that…
Miło nam poinformować, że...	We are pleased to inform you that...

 Najbardziej typowymi zakończeniami listu formalnego, są:

Polski	Angielski
Będę wdzięczna/y za szybką odpowiedź…	I expect to hear from you as soon as possible…
W razie pytań proszę o kontakt.	Should you have any questions, please contact me.
Oczekuję z radością na Pańską odpowiedź.	I look forward to hearing from you.
Jeśli potrzebne sa Pani/Pani dodatkowe informacje, jestem do dyspozycji.	If you require any further information, please do not hesitate to contact me.

 Pamiętajmy także o umieszczeniu własnego imienia, nazwiska, stanowiska służbowego i numeru telefonu.

 Zobacz serwis: Zarządzanie