Pismo sądowe zostanie teraz wysłane e- mailem. Sądy online badają skuteczność takich doręczeń mailowych. Jednak co w przypadku, kiedy mail z sądu nie dotrze do adresata z różnych przyczyn technicznych?
14 stycznia 2014 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wprowadzający jednolite wzory wniosków w formie elektronicznej dla formularzy w sprawach administracyjnych. Przedstawiony projekt ma znacznie ułatwić prowadzenie firm.
Jak zainteresować adresata pisma?
04.11.2011
Od osoby piszącej pismo zależy, czy adresat, do którego jest ono skierowane, będzie chciał je przeczytać. Nawet jeżeli musi to zrobić, nie znaczy to w cale, że pismo będzie miało pożądany przez nas ciąg dalszy. To, czy adresat pisma zastosuje się do jego treści zależy od utrzymania równowagi pomiędzy tym, co „musi” zrobić, a tym, co sam „chce”.
Napisanie krótkiej notatki, opinii, czy jakiegokolwiek dokumentu nieprzekraczającego jednej strony raczej nie stanowi dla nikogo problemu. Schody zaczynają się, gdy przygotowywana przez nas praca obejmuje wiele złożonych problemów, które powinny być przedstawione odbiorcy w kompleksowy i czytelny sposób.
„Jak cię widzą, tak cię piszą” - to powiedzenie, w przypadku dokumentów, można by było zamienić na „jak cię czytają, tak cię widzą”. Przy przygotowywaniu jakichkolwiek dokumentów, zwłaszcza tych długich, prócz treści w nich zawartej, trzeba zwrócić uwagę na ich formę.
Załączniki i rozesłanie protokołu
03.11.2011
Wydaje się, że ostateczne wersje protokołu mogą się między sobą różnić jedynie sposobem zapisu. Zwykle i tak są kojarzone jedynie z suchym opisem przebiegu obrad. Tymczasem, dla lepszego odczytu mogą być urozmaicone za pomocą różnych elementów.
Ostateczna wersja protokołu – rodzaje
03.11.2011
Każdy protokół powinien być klarowny, przejrzysty i w miarę krótki, a nadto zawierać jak najbardziej szczegółowe streszczenie przebiegu obrad. Zasadniczo możemy wyróżnić cztery rodzaje ostatecznej wersji protokołu.
Głównym celem protokołowania jest jak najdokładniejsze i najwierniejsze oddanie faktycznego przebiegu obrad. Zredagowanie ostatecznej wersji sprawozdania wymaga opracowania sporządzonych podczas zebrania notatek.
Zmiany w protokole
03.11.2011
Założeniem każdego sprawozdania z obrad jest jak najwierniejsze oddanie ich przebiegu. Zdarza się jednak, że niektórzy próbują naciskać i manipulować sekretarką, aby zmieniła w pewien sposób jego treść.
Szczegółowość protokołów
03.11.2011
Sprawozdania z zebrań powinny charakteryzować się przejrzystością i być w miarę krótkie, tak, aby osoba zainteresowana mogła szybko znaleźć interesujące ją kwestie. Jednocześnie muszą charakteryzować się pewnym stopniem szczegółowości, który w pełni odda przebieg obrad.
Robienie notatek podczas obrad
03.11.2011
Stwierdzenie, że dobra sekretarka, czy asystentka potrafi sporządzić protokół podczas zebrania jest co najmniej niedorzeczne. Ponad 80% pracy, którą wkłada się w jego przygotowanie zajmują poprawki redakcyjne i opracowanie notatek. Przygotowanie dobrych notatek, które pozwolą na szybkie i sprawne przygotowanie ostatecznej wersji protokołu, nie jest aż takie trudne. Wystarczy przestrzegać kilku rad zaprezentowanych poniżej.
Jakie są metody protokołowania?
03.11.2011
Jednym z podstawowych obowiązków sekretarki jest protokołowanie obrad. Protokół przez nią sporządzony powinien być krótką syntezą tego, co działo się na zebraniu. W zależności od tego, w jaką formę przybrało prowadzone spotkanie, protokoły będą różnić się między sobą.
Niezgodność formatów dokumentów
03.11.2011
Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega niezgodność formatów dokumentów, koniecznie prześledź poniższą instrukcję obsługi. Szybko się dowiesz na czym może ona polegać.
Jeśli planujesz przesłać dokument osobie, która korzysta z innego oprogramowania niż ty, koniecznie zapisz go formacie innym niż domyślny.
Formaty dokumentów
03.11.2011
Aby sprawnie współpracować z osobami korzystającymi z różnego oprogramowania komputerowego, należy wiedzieć czym się różnią formaty dokumentów oraz jak je zmieniać.
Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem
03.11.2011
Pracując na komputerze należy pamiętać o niebezpieczeństwie utraty sporządzonego dokumentu. Często powodem takiej straty jest awaria zasilania czy zawieszenie pracy edytora.
Zmiana koloru wypełnienia tekstowego
03.11.2011
Ogólnie jest przyjęte, że do redagowania i przygotowywania dokumentów używa się czarnej czcionki. Często jednak bardziej efektywne jest użycie koloru – zwłaszcza, jeśli chcemy zwrócić czyjąś uwagę na konkretny fragment tekstu.
Ukryta ramka w dokumencie Word
03.11.2011
Planując układ dokumentu, często korzystamy z ramek. Czasami jednak wolelibyśmy, aby ich kontury nie były widoczne, a tekst nadal pozostawał uporządkowany. Jest na to prosty sposób – wystarczy skorzystać z opcji – ukryj ramkę.
Zarządzanie dokumentacją
04.11.2011
Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”. Aby na bieżąco porządkować dokumentację, trzeba na początku ustalić, które dokumenty powinny być przeczytane jako pierwsze, a które mogą być odłożone na później.
Porządkowanie poczty elektronicznej
03.11.2011
Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj określa się ją mianem „hardcopy”) zaśmieca, również elektroniczny śmietnik informacyjny może stać się dużym obciążeniem. Dlatego też należy umiejętnie zarządzać korespondencją, aby nie tracić na tym całego dnia.
Systematyczne sortowanie dokumentacji
03.11.2011
System zarządzania dokumentacją jest sam w sobie cudownym wynalazkiem, ponieważ w jednej teczce umieścić można różnoraką dokumentację projektową, ale łatwo może się stać „mogiłą zbiorową” pojedynczych karteczek. I nie pomoże nawet najlepszy system, jeżeli nie utrzymujesz w nim porządku.
Pismo wysyłane poza granice kraju, oprócz miejscowości powinno mieć napisaną nazwę kraju.
Przygotowanie pism zaadresowanych
03.11.2011
Pisma zaadresowane to dokumenty, w których charakterystycznym elementem jest adres odbiorcy. Pisze się na blankietach korespondencyjnych określonych polską normą PN-76/P-55315 lub na papierze maszynowym.
Sporządzanie pism zatytułowanych
03.11.2011
W korespondencji biznesowej nie ma żadnych norm określających układ pisma zatytułowanego zwyczajowo. Niemniej jednak warto jest zwrócić uwagę na układ stałych elementów dokumentu.
Temat i struktura pisma
03.11.2011
Jeśli piszesz pismo, od Ciebie zależy w jaki sposób naświetlisz i przedstawisz dany temat. Aby osiągnąć cel, możesz tak sformułować pismo, iż odbiorca przyjmie przekazany punkt widzenia za własny.
Uprzejmość w pismach
03.11.2011
Przygotowując pismo należy pamiętać, że ma ono przynieść pewien efekt stąd w każdym dokumencie powinny być używane zwroty grzecznościowe, np. Szanowni Państwo czy Z poważaniem.
Zasady formułowania treści
03.11.2011
Formułowanie treści powinno opierać się na określonych zasadach. Redagując pismo służbowe stosujemy styl urzędowy.
Segregacja pism
03.11.2011
Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.
Wysłanie - ostatnia faza obiegu pism
03.11.2011
Obieg korespondencji w przedsiębiorstwie to droga pisma od momentu wpływu do danej komórki organizacyjnej do momentu wysłania odpowiedzi.
Fazy obiegu pism
03.11.2011
W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.
Obieg pisma w firmie
04.11.2011
Sekretariat ogólny lub kancelaria odpowiada za wykonywanie prac o charakterze pomocniczym i usługowym. Odpowiedzialne są one za odbiór korespondencji, umieszczenie pieczątki z datą wpływu i wypływu pism, otwieranie przesyłek, ich znakowanie i segregowanie na odpowiednie działy, jeśli zachodzi taka potrzeba.
Profesjonalny sekretariat
03.11.2011
Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.
Firmy negatywnie oceniają pracę z fakturami
09.12.2011
Ponad 40 proc. polskich firm narzeka na konieczność pracy z fakturami - wynika z Ogólnopolskiego Badania Obiegu Faktur Kosztowych, zrealizowanego przez firmę Kolibro przy wsparciu merytorycznym konsultantów ObiegFaktur.pl.
W korespondencji elektronicznej, zgodnie z obowiązującym prawem polskim należy obowiązkowo umieszczać dane dotyczące firmy.
Styl elektronicznego listu handlowego
27.10.2011
Mail jest wizytówką przedsiębiorstwa i dlatego każdą wychodzącą wiadomość należy starannie przygotować.
Uprzejmość w mailach
27.10.2011
Od tego, w jaki sposób napiszemy maila, zależy jak będziemy postrzegani przez jego odbiorcę. Warto więc zwrócić uwagę na podstawowe zasady etykiety w korespondencji elektronicznej.
Czym jest szczegółowe zapytanie ofertowe?
04.11.2011
Szczegółowe zapytanie ofertowe wysyła się do kontrahenta w celu uzyskania szerszej informacji na temat danych towarów czy usług.
Otwarcie akredytywy następuje w momencie otrzymania zawiadomienia o gotowości towaru do wysyłki. Możliwe jest to po wystąpieniu dostawcy towaru z wnioskiem do banku.
Każde zamówienie przyjęte do realizacji należy potwierdzić. O wysłaniu potwierdzenia trzeba pamiętać szczególnie w przypadku, gdy mamy do czynienia z nowym klientem, który chce aby realizacja została dokonana w późniejszym terminie.
Sporządzanie pism anglojęzycznych
27.10.2011
Korespondencja sporządzana w języku obcym wymaga szczególnych kompetencji. Znajomość języka obcego może okazać się do tego niewystarczająca.
Oferta niewywołana
27.10.2011
Oferta niewywołana to rodzaj pisma reklamowego, które wysyła się do nadawcy bez uprzedniego zawiadomienia o tym i zapytania, czy się na to zgadza.
Struktura listu przewodniego
27.10.2011
List przewodni to niezbędny element korespondencji listownej i elektronicznej. Powinien być załączony za każdym razem, gdy przesyłamy dokumenty lub materiały reklamowe.
Zasady redagowania pism
27.10.2011
Umiejętność redagowania pism przydaje się nie tylko w relacjach z potencjalnym klientem czy partnerem biznesowym, ale także w korespondencji firmowej.
Zaproszenia biznesowe
27.10.2011
Myśląc o promowaniu marki i zwiększeniu obrotów firmy przedsiębiorca powinien pamiętać także o organizacji spotkań integracyjnych czy eventów. Takie okazje wymagają m.in. zredagowania odpowiednich zaproszeń.
Wstęp jako główna część e-maila
27.10.2011
Dobrze przemyślany wstęp wiadomości zwiększy prawdopodobieństwo, że wysłany mail zainteresuje odbiorcę i zostanie on przeczytany do końca. Dlatego warto jest poświęcić szczególną uwagę pierwszym zdaniom, które mają za zadanie przyciągnąć uwagę adresata.
Wysyłanie maili często jest głównym narzędziem pracy pracownika biurowego. Zaledwie kilka podstawowych zasad pomogą uniknąć najczęściej popełnianych błędów w korespondencji elektronicznej.
Współpraca z odpowiednimi partnerami to jedno ze źródeł sukcesu działalności gospodarczej. Jak złożyć zapytanie ofertowe, gdzie szukać informacji o kontrahentach biznesowych?
Treść zapytania ofertowego
04.11.2011
Chcesz szybko zorientować się na jakich dostawców lub kontrahentów możesz liczyć? Sformułuj zapytanie ofertowe - dokument, w którym zaprosisz
potencjalnych dostawców lub kontrahentów do składania ofert na dostarczenie towarów lub usług.
Układ treści dokumentu
04.11.2011
Najistotniejszą częścią składową każdego pisma jest jego treść. Element ten zwykle rozplanowujemy w układzie blokowym lub w układzie z akapitem.
Właściwe zaadresowanie korespondencji
27.10.2011
Przystępując do napisania jakiegokolwiek pisma należy zwrócić uwagę przede wszystkim na jego właściwe zaadresowanie. Warto zapamiętać kilka elementów, które pomogą nam zrobić to właściwie.