REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak należy przygotować dokumenty od strony technicznej?

Jeżeli dokument dzieli się na różne części, tytuł każdej z nich powinien zaczynać się na nowej stronie.
Jeżeli dokument dzieli się na różne części, tytuł każdej z nich powinien zaczynać się na nowej stronie.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

„Jak cię widzą, tak cię piszą” - to powiedzenie, w przypadku dokumentów, można by było zamienić na „jak cię czytają, tak cię widzą”. Przy przygotowywaniu jakichkolwiek dokumentów, zwłaszcza tych długich, prócz treści w nich zawartej, trzeba zwrócić uwagę na ich formę.

Nawet najlepiej przygotowany pod względem merytorycznym dokument, nie zostanie dobrze odebrany, jeśli będzie nieczytelny dla czytelnika. Dobrze zredagowany dokument musi pozwolić na szybkie znalezienie w nim potrzebnych informacji, powinien być napisany prostym językiem, jak najbardziej zrozumiałym dla odbiorcy. Ważny jest też jego wygląd estetyczny. Skorzystanie z poniższych rad, na pewno pozwoli na przygotowanie profesjonalnego dokumentu.

REKLAMA

Polecamy serwis: Outsourcing

  1. Dobór odpowiedniego formatu papieru wydaje się sprawą mało ważną, a jednak ma dość istotne znaczenie. Najlepiej jest używać standardowego formatu A4, mniejszy format może się gdzieś „zapodziać”, a większy jest nie poręczny, jest też problem z archiwizowaniem go – zazwyczaj nie mieści się w segregatorach, teczkach (może się łatwiej porwać, uszkodzić).
  2. Dłuższe dokumenty, np. wielostronicowe sprawozdania, raporty, powinny posiadać okładkę, na której powinny być umieszczone: tytuł dokumentu, imię i nazwisko autora, data sporządzenia oraz nazwiska odbiorców.
  3. Wielostronicowe dokumenty, poruszające w sobie kilka różnych wątków, powinny być podzielone na części i rozdziały (podrozdziały itd.). Jeżeli tak wygląda układ dokumentu, konieczne jest załączenie do niego spisu treści oraz, w razie potrzeby, aneksu. Oszczędzi to czytelnikowi czasu na szukania potrzebnych informacji podczas studiowania dokumentu.
  4. Jeżeli dokument dzieli się na różne części, tytuł każdej z nich powinien zaczynać się na nowej stronie. Oznaczanie tytułów i rozdziałów powinno w całym dokumencie opierać się na tej samej zasadzie. Nie ważne, czy będziemy umieszczać je na środku, czy z boku strony, ważne by przez cały czas zachowywać tę samą konwencję.
  5. Dobór czcionki – tekst powinien być pisany czcionką o wielkości przynajmniej 12, nazwy tytułów i rozdziałów mogą być wyszczególnione większymi literami. Nie należy przesadzać ze zmianami kroju czcionki – jeśli używamy pogrubień i podkreśleń, zrezygnujmy z kursywy. Zbyt duża różnorodność używanych czcionek zamaże tekst. 
  6. Marginesy – margines po lewej stronie powinien mieć przynajmniej 40 mm, tak by dokument można było wpiąć do segregatora nie dziurkując tekstu. Marginesy górny i dolny powinny mieć minimum po 25 mm. Prawy margines też powinien mieć minimum 25 mm, ale lepiej, gdy jest szerszy. Dzięki temu zostawimy czytelnikowi miejsce na jego własne notatki, które nie będą zamazywać tekstu.
  7. Odstępy między wierszami – odstępy między akapitami powinny wynosić przynajmniej półtorej spacji – sprawi to, że tekst będzie bardziej czytelny i łatwiejszy do przyswojenia.
  8. Numerowanie stron – najlepiej, by były numerowane na zasadzie kolejny numer strony/ogólna liczba stron, np. 7/36, 12/36, tak by czytelnik wiedział też, ile stron liczy cały tekst. Jest to też pomocne przy określeniu, czy dysponujemy kompletem stron.
  9. Kopie – egzemplarzy powinno być tyle, ilu jest odbiorców teksu. Dodatkowo jeden wydrukowany egzemplarz, wraz z wersją elektroniczną, powinien pozostać w aktach.
  10. Rysunki, wykresy itd. – powinny pojawiać się wtedy, gdy pomogą zobrazować czytelnikowi to, o czym piszemy oraz wtedy, gdy łatwiej jest załączyć np. fotografię, niż używać słów (chociażby przy opisie skomplikowanych mechanizmów, statystyk).

Zobacz także: Przygotowanie pism zaadresowanych

Karolina Zaborska

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rolnicy ruszyli do skupów. Czy da się jeszcze zarobić na zbożu?

    W obliczu obaw o dalszy spadek cen, rolnicy postanowili sprzedać zboża ze swoich magazynów. Już w styczniu, punkty skupu zakupiły 538,8 tys. ton zbóż, co stanowi wzrost o 10% w porównaniu z analogicznym okresem w roku 2023 i o 17% w stosunku do grudnia poprzedniego roku. 

    Dojście do niskiej inflacji wymaga kontraktu społecznego, który jest jak umowa widmo

    Niska inflacja to kontrakt społeczny. Taki kontrakt jest jak umowa widmo, ale osiągany jest głównie wysiłkiem banku centralnego, bo NBP jest odpowiedzialny za stabilność cen w gospodarce.

    Sektor MŚP chętniej sięga po kredyty, a banki zaostrzają kryteria ich przyznawania

    Popyt na kredyty długoterminowe ze strony małych przedsiębiorców jest najwyższy od lat. Jedocześnie banki przyznają, że zaostrzają kryteria kredytowe. Czy alternatywna forma finansowania, czyli faktoring, będzie przeżywał ożywienie?  

    Przedsiębiorcy mają obawy czy uda się wydać pieniądze z KPO. Polska ma na to o połowę mniej czasu niż inne kraje

    Pieniądze z Krajowego Planu Odbudowy – KPO dla Polski to doskonała wiadomość, ale trzeba się pospieszyć, by je efektywnie wydać, apelują przedsiębiorcy. Kraje, które dostały pieniądze europejskie bez opóźnień aktualnie są już w połowie drogi w ich wydatkowaniu. Polska będzie musiała wdrożyć wysokie tempo, by żadne dotacje nie przepadły.

     

    REKLAMA

    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    REKLAMA