Jak należy przygotować dokumenty od strony technicznej?

Nawet najlepiej przygotowany pod względem merytorycznym dokument, nie zostanie dobrze odebrany, jeśli będzie nieczytelny dla czytelnika. Dobrze zredagowany dokument musi pozwolić na szybkie znalezienie w nim potrzebnych informacji, powinien być napisany prostym językiem, jak najbardziej zrozumiałym dla odbiorcy. Ważny jest też jego wygląd estetyczny. Skorzystanie z poniższych rad, na pewno pozwoli na przygotowanie profesjonalnego dokumentu.

Polecamy serwis: Outsourcing

1. Dobór odpowiedniego formatu papieru wydaje się sprawą mało ważną, a jednak ma dość istotne znaczenie. Najlepiej jest używać standardowego formatu A4, mniejszy format może się gdzieś „zapodziać”, a większy jest nie poręczny, jest też problem z archiwizowaniem go – zazwyczaj nie mieści się w segregatorach, teczkach (może się łatwiej porwać, uszkodzić).
2. Dłuższe dokumenty, np. wielostronicowe sprawozdania, raporty, powinny posiadać okładkę, na której powinny być umieszczone: tytuł dokumentu, imię i nazwisko autora, data sporządzenia oraz nazwiska odbiorców.
3. Wielostronicowe dokumenty, poruszające w sobie kilka różnych wątków, powinny być podzielone na części i rozdziały (podrozdziały itd.). Jeżeli tak wygląda układ dokumentu, konieczne jest załączenie do niego spisu treści oraz, w razie potrzeby, aneksu. Oszczędzi to czytelnikowi czasu na szukania potrzebnych informacji podczas studiowania dokumentu.
4. Jeżeli dokument dzieli się na różne części, tytuł każdej z nich powinien zaczynać się na nowej stronie. Oznaczanie tytułów i rozdziałów powinno w całym dokumencie opierać się na tej samej zasadzie. Nie ważne, czy będziemy umieszczać je na środku, czy z boku strony, ważne by przez cały czas zachowywać tę samą konwencję.
5. Dobór czcionki – tekst powinien być pisany czcionką o wielkości przynajmniej 12, nazwy tytułów i rozdziałów mogą być wyszczególnione większymi literami. Nie należy przesadzać ze zmianami kroju czcionki – jeśli używamy pogrubień i podkreśleń, zrezygnujmy z kursywy. Zbyt duża różnorodność używanych czcionek zamaże tekst. 
6. Marginesy – margines po lewej stronie powinien mieć przynajmniej 40 mm, tak by dokument można było wpiąć do segregatora nie dziurkując tekstu. Marginesy górny i dolny powinny mieć minimum po 25 mm. Prawy margines też powinien mieć minimum 25 mm, ale lepiej, gdy jest szerszy. Dzięki temu zostawimy czytelnikowi miejsce na jego własne notatki, które nie będą zamazywać tekstu.
7. Odstępy między wierszami – odstępy między akapitami powinny wynosić przynajmniej półtorej spacji – sprawi to, że tekst będzie bardziej czytelny i łatwiejszy do przyswojenia.
8. Numerowanie stron – najlepiej, by były numerowane na zasadzie kolejny numer strony/ogólna liczba stron, np. 7/36, 12/36, tak by czytelnik wiedział też, ile stron liczy cały tekst. Jest to też pomocne przy określeniu, czy dysponujemy kompletem stron.
9. Kopie – egzemplarzy powinno być tyle, ilu jest odbiorców teksu. Dodatkowo jeden wydrukowany egzemplarz, wraz z wersją elektroniczną, powinien pozostać w aktach.
10. Rysunki, wykresy itd. – powinny pojawiać się wtedy, gdy pomogą zobrazować czytelnikowi to, o czym piszemy oraz wtedy, gdy łatwiej jest załączyć np. fotografię, niż używać słów (chociażby przy opisie skomplikowanych mechanizmów, statystyk).

Zobacz także: Przygotowanie pism zaadresowanych

Karolina Zaborska