Kto powinien przygotować protokół?

Napisanie dobrego, przejrzystego protokołu nie jest łatwym zadaniem. Dlatego nie powinno się powierzać tego zadania przypadkowym osobom. Tym bardziej, obowiązek ten nie powinien spadać na osobę, która ma być czynnym uczestnikiem spotkania.

Błędna jest prowadzona w niektórych firmach praktyka, że przygotowaniem protokołu zajmuje się osoba najmłodsza stażem, czy wręcz ten, kto ostatni przybył na zebranie.

Aktywne uczestnictwo wymaga innego rodzaju koncentracji, osoba nie tylko śledzi dyskusję, ale też włącza się do niej – musi umieć przewidzieć wypowiedzi innych uczestników, a także sama zabierać głos, czyli przygotowywać na szybko swoje ewentualne wypowiedzi.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Osoba odpowiedzialna za napisanie protokołu koncentruje się inaczej. Nie musi przewidywać odpowiedzi innych uczestników dyskusji ani myśleć na bieżąco nad odpowiedziami na pytania, które ktoś mógłby jej zadać. Jej zadaniem jest śledzenie dyskusji i wyłapywanie najważniejszych jej punktów, odróżnianie faktów od emocji. Jest ona całkowicie i wyłącznie skoncentrowana na przysłuchiwaniu się dyskusji i jej zapisie.

Przygotowanie dobrego protokołu wymaga dużo pracy. Błędne jest krążące powszechnie przekonanie, że możliwe jest przygotowanie ostatecznej wersji protokołu podczas zebrania, bez jakiejkolwiek dalszej jego redakcji. Osoba, która przygotowuje protokół, musi go jeszcze opracować, a to wymaga dodatkowego czasu. Dlatego, w każdej firmie powinna być wyznaczona stała osoba do tego typu czynności. Może być to sekretarka, asystentka, czy też inna specjalnie do tego celu wyznaczona osoba.

Karolina Zaborska