Kategorie

Tworzenie dokumentów

9 lip 2021
5 sie 2021
Zakres dat:
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail

Jak zainteresować adresata pisma?

Od osoby piszącej pismo zależy, czy adresat, do którego jest ono skierowane, będzie chciał je przeczytać. Nawet jeżeli musi to zrobić, nie znaczy to w cale, że pismo będzie miało pożądany przez nas ciąg dalszy. To, czy adresat pisma zastosuje się do jego treści zależy od utrzymania równowagi pomiędzy tym, co „musi” zrobić, a tym, co sam „chce”.

Napisanie długiego dokumentu to już nie problem

Napisanie krótkiej notatki, opinii, czy jakiegokolwiek dokumentu nieprzekraczającego jednej strony raczej nie stanowi dla nikogo problemu. Schody zaczynają się, gdy przygotowywana przez nas praca obejmuje wiele złożonych problemów, które powinny być przedstawione odbiorcy w kompleksowy i czytelny sposób.

Jak należy przygotować dokumenty od strony technicznej?

„Jak cię widzą, tak cię piszą” - to powiedzenie, w przypadku dokumentów, można by było zamienić na „jak cię czytają, tak cię widzą”. Przy przygotowywaniu jakichkolwiek dokumentów, zwłaszcza tych długich, prócz treści w nich zawartej, trzeba zwrócić uwagę na ich formę.

Załączniki i rozesłanie protokołu

Wydaje się, że ostateczne wersje protokołu mogą się między sobą różnić jedynie sposobem zapisu. Zwykle i tak są kojarzone jedynie z suchym opisem przebiegu obrad. Tymczasem, dla lepszego odczytu mogą być urozmaicone za pomocą różnych elementów.

Ostateczna wersja protokołu – rodzaje

Każdy protokół powinien być klarowny, przejrzysty i w miarę krótki, a nadto zawierać jak najbardziej szczegółowe streszczenie przebiegu obrad. Zasadniczo możemy wyróżnić cztery rodzaje ostatecznej wersji protokołu.

Zmiany w protokole

Założeniem każdego sprawozdania z obrad jest jak najwierniejsze oddanie ich przebiegu. Zdarza się jednak, że niektórzy próbują naciskać i manipulować sekretarką, aby zmieniła w pewien sposób jego treść.

Szczegółowość protokołów

Sprawozdania z zebrań powinny charakteryzować się przejrzystością i być w miarę krótkie, tak, aby osoba zainteresowana mogła szybko znaleźć interesujące ją kwestie. Jednocześnie muszą charakteryzować się pewnym stopniem szczegółowości, który w pełni odda przebieg obrad.

Kto powinien przygotować protokół?

Podstawowym celem spisywania protokołu obrad, jest oddanie ich wiernego zapisu. Dobry protokół powinien być krótki i przejrzysty, tak, aby osoba go czytająca w jak najkrótszym czasie mogła zapoznać się z przebiegiem zebrania.

Niezgodność formatów dokumentów

Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega niezgodność formatów dokumentów, koniecznie prześledź poniższą instrukcję obsługi. Szybko się dowiesz na czym może ona polegać.

Zapisywanie dokumentu w formacie innym niż domyślny

Jeśli planujesz przesłać dokument osobie, która korzysta z innego oprogramowania niż ty, koniecznie zapisz go formacie innym niż domyślny.

Formaty dokumentów

Aby sprawnie współpracować z osobami korzystającymi z różnego oprogramowania komputerowego, należy wiedzieć czym się różnią formaty dokumentów oraz jak je zmieniać.

Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem

Pracując na komputerze należy pamiętać o niebezpieczeństwie utraty sporządzonego dokumentu. Często powodem takiej straty jest awaria zasilania czy zawieszenie pracy edytora.

Zmiana koloru wypełnienia tekstowego

Ogólnie jest przyjęte, że do redagowania i przygotowywania dokumentów używa się czarnej czcionki. Często jednak bardziej efektywne jest użycie koloru – zwłaszcza, jeśli chcemy zwrócić czyjąś uwagę na konkretny fragment tekstu.

Ukryta ramka w dokumencie Word

Planując układ dokumentu, często korzystamy z ramek. Czasami jednak wolelibyśmy, aby ich kontury nie były widoczne, a tekst nadal pozostawał uporządkowany. Jest na to prosty sposób – wystarczy skorzystać z opcji – ukryj ramkę.

Jak zaadresować list do odbiorców zagranicznych?

Pismo wysyłane poza granice kraju, oprócz miejscowości powinno mieć napisaną nazwę kraju.

Przygotowanie pism zaadresowanych

Pisma zaadresowane to dokumenty, w których charakterystycznym elementem jest adres odbiorcy. Pisze się na blankietach korespondencyjnych określonych polską normą PN-76/P-55315 lub na papierze maszynowym.

Sporządzanie pism zatytułowanych

W korespondencji biznesowej nie ma żadnych norm określających układ pisma zatytułowanego zwyczajowo. Niemniej jednak warto jest zwrócić uwagę na układ stałych elementów dokumentu.

Temat i struktura pisma

Jeśli piszesz pismo, od Ciebie zależy w jaki sposób naświetlisz i przedstawisz dany temat. Aby osiągnąć cel, możesz tak sformułować pismo, iż odbiorca przyjmie przekazany punkt widzenia za własny.

Uprzejmość w pismach

Przygotowując pismo należy pamiętać, że ma ono przynieść pewien efekt stąd w każdym dokumencie powinny być używane zwroty grzecznościowe, np. Szanowni Państwo czy Z poważaniem.

Zasady formułowania treści

Formułowanie treści powinno opierać się na określonych zasadach. Redagując pismo służbowe stosujemy styl urzędowy.

Jak rozplanowywać dokumenty w Wordzie?

Do czytania zachęca uporządkowany układ dokumentu. W jaki sposób rozmieścić tekst i obrazki na stronach? Pomocne w tym będą ramki i pola tekstowe.