Nowe zasady kontroli firm od 2026 roku. Czym jest algorytmiczna analiza ryzyka i jak przygotować na nią biznes?

• Jak działa algorytm? Przykład z ZUS
• Jak typuje Krajowa Administracja Skarbowa (KAS)?
• Co konkretnie zwraca uwagę algorytmów?
• Transparentność, czyli nowe prawo do informacji o zasadach typowania
• Kiedy analiza ryzyka w ogóle nie obowiązuje?
• Jak przygotować firmę na erę algorytmicznych kontroli?

Zmiany wprowadza ustawa z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego. Część przepisów weszła w życie już wcześniej, a reszta obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Zmiany dotyczące kontroli wprowadziła tzw. ustawa deregulacyjna. Weszły one w życie częściowo od 13 lipca 2025 r., a w pozostałym zakresie 1 stycznia 2026 r. Kluczowa zmiana dotyczy art. 47 Prawa przedsiębiorców: kontrole przeprowadza się zgodnie z okresowym planem po uprzednim dokonaniu okresowej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe.

Na podstawie wyników analizy określa się zasady umożliwiające przypisanie przedsiębiorców do jednej z następujących kategorii ryzyka: niskie, średnie, wysokie. To przypisanie ma bezpośrednie przełożenie na częstotliwość kontroli planowych. W sytuacji niskiego ryzyka kontrola będzie przeprowadzana nie częściej niż raz na 5 lat, w razie średniego ryzyka nie częściej niż raz na 3 lata. W przypadku wysokiego ryzyka nie przewidziano maksymalnej liczby kontroli planowych i będą one przeprowadzane tak często, jak to jest konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania odpowiednich przepisów prawnych.

Dodatkowo skrócono maksymalny czas trwania kontroli. Od 13 lipca 2025 r. maksymalny łączny czas kontroli u mikroprzedsiębiorcy w roku kalendarzowym został skrócony z 12 do 6 dni roboczych. Dla małych, średnich i pozostałych przedsiębiorców czas ten pozostaje odpowiednio 18, 24 i 48 dni roboczych.

Jak działa algorytm? Przykład z ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jasno komunikuje, na czym opiera profilowanie ryzyka. Do oceny ryzyka ZUS będzie wykorzystywał dane z formularzy ZUS IWA i innych źródeł, w tym rodzaj prowadzonej działalności (PKD), częstotliwość wypadków przy pracy, liczbę osób zatrudnionych w warunkach niebezpiecznych oraz historię wcześniejszych kontroli i nieprawidłowości. Priorytetem kontroli ZUS w 2026 r. będą też umowy cywilnoprawne. ZUS już zapowiedział w 2025 r., że jego priorytetem będą umowy B2B i samozatrudnienie, kontrole będą sprawdzać, czy współpraca gospodarcza nie stanowi w rzeczywistości stosunku pracy. Co istotne dla firm korzystających z outsourcingu i kontraktów B2B: jeśli dodamy do tego możliwość kategoryzacji płatników według poziomu ryzyka określonego przez ZUS, może się okazać, że firma, w której już toczyło się postępowanie dotyczące ustalenia stosunku pracy, zostanie zakwalifikowana do wyższej kategorii ryzyka.

Jak typuje Krajowa Administracja Skarbowa (KAS)?

KAS od lat rozwija systemy analityczne oparte na sztucznej inteligencji. Za pomocą zaawansowanych algorytmów i narzędzi analitycznych KAS analizuje zachowania podatników i na tej podstawie identyfikuje podmioty, które mogą unikać opodatkowania, zaniżać dochody lub podejmować działania sztucznie obniżające zobowiązania podatkowe. Podstawą są przede wszystkim dane z Jednolitego Pliku Kontrolnego. Pliki JPK_VAT są analizowane za pomocą algorytmów i narzędzi pozwalających na obsługę dużych baz danych, w celu poszukiwania nieprawidłowości w całej populacji plików JPK_VAT, w szczególności wykrywania pustych faktur, karuzel podatkowych czy odliczania podatku naliczonego z faktur, od których nie został wykazany VAT należny.

Zakres danych wykorzystywanych przez fiskusa jest znacznie szerszy niż same deklaracje. Zakres danych obejmuje nie tylko informacje z deklaracji podatkowych i jednolitych plików kontrolnych, ale również dane z systemów bankowych (poprzez STIR), informacje o transakcjach międzynarodowych, dane z rejestrów publicznych oraz informacje pozyskiwane w ramach międzynarodowej wymiany informacji podatkowych. System uczy się też wzorców branżowych: systemy uczą się, jak wygląda "typowe" zachowanie w danej branży i wychwytują odchylenia, które mogą świadczyć o próbach nadużyć lub manipulacji.

Co konkretnie zwraca uwagę algorytmów?

Praktyka pokazuje kilka powtarzających się sygnałów ostrzegawczych. Jeżeli firma działa w branży uznawanej za ryzykowną, często zmienia formy zatrudnienia albo znacząco odbiega od średnich rynkowych, może automatycznie znaleźć się wyżej w rankingu ryzyka. Szczególnie podejrzane są nagłe zmiany struktury zatrudnienia: jeżeli przedsiębiorstwo w krótkim czasie znacząco redukuje zatrudnienie etatowe i zastępuje je współpracownikami B2B, system może uznać to za próbę optymalizacji kosztów. Podobnie działa historia wcześniejszych naruszeń: pierwszym sygnałem ostrzegawczym powinna być historia wcześniejszych nieprawidłowości. Jeżeli firma była już kontrolowana i wykryto błędy dotyczące składek, umów albo dokumentacji pracowniczej, prawdopodobieństwo ponownej kontroli rośnie.

Transparentność, czyli nowe prawo do informacji o zasadach typowania

Ustawodawca wprowadził mechanizm, który ma częściowo zrównoważyć rosnącą rolę algorytmów. Organy kontroli mają obowiązek publikować w BIP zasady klasyfikacji ryzyka. Organ kontroli będzie miał obowiązek zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej informacji o zasadach umożliwiających przypisanie przedsiębiorców do właściwej dla nich kategorii ryzyka, w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia kolejnej okresowej analizy. ZUS ma na to dłuższy termin: Zakład Ubezpieczeń Społecznych realizować ma obowiązek ten w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia kolejnej okresowej analizy.

Trzeba jednak mieć świadomość ograniczeń tej jawności. Udostępniona informacja będzie mieć charakter informacyjno-poglądowy. Nie będzie mogła stanowić przesłanki do podważania przez przedsiębiorców zasadności kontroli i inspekcji, podważania ustaleń związanych z kontrolą bądź inspekcją czy też podważenia przypisania przedsiębiorcy do nieodpowiedniej kategorii ryzyka. Innymi słowy, poznasz ogólne kryteria, ale nie zakwestionujesz nimi konkretnej decyzji o Twojej kontroli.

Kiedy analiza ryzyka w ogóle nie obowiązuje?

Nowe zasady nie chronią przed kontrolami doraźnymi i nagłymi. Organ kontroli może sprawdzić przedsiębiorcę bez stosowania planu i analizy ryzyka, jeżeli ma uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa. Zasady planowania nie obowiązują też w odniesieniu do działalności objętej nadzorem rynku finansowego. Wyłączone są również kontrole prowadzone przez KAS: obowiązek publikacji zasad kategoryzacji ryzyka nie znajdzie zastosowania do kontroli działalności gospodarczej podlegającej koncesjonowaniu ani do kontroli i analiz będących we właściwości organów KAS.

Jak przygotować firmę na erę algorytmicznych kontroli?

Zweryfikuj strukturę zatrudnienia. Jeśli w krótkim czasie masowo zastąpiłeś etaty umowami B2B, przygotuj rzetelne uzasadnienie biznesowe takiej zmiany. Zadbaj o spójność i terminowość plików JPK. Rozbieżności między ewidencją a deklaracjami to jeden z najczęstszych wyzwalaczy analiz algorytmicznych. Przeanalizuj historię dotychczasowych kontroli i wdrożonych zaleceń pokontrolnych. Pamiętaj, że powtarzające się uchybienia realnie podnoszą kategorię ryzyka. Śledź publikacje w BIP właściwych organów, ponieważ nawet jeśli mają charakter informacyjny, pozwalają zrozumieć kierunek priorytetów kontrolnych na dany rok. Przy umowach cywilnoprawnych i współpracy B2B zadbaj o dokumentację potwierdzającą rzeczywistą samodzielność kontrahenta, nie tylko formę umowy.

Rok 2026 przynosi fundamentalną zmianę filozofii nadzoru nad przedsiębiorcami. Z modelu losowego lub uznaniowego na model oparty na danych i algorytmicznej ocenie ryzyka. Dla firm działających transparentnie i stabilnie oznacza to realną szansę na kontrolę raz na kilka lat. Dla tych, które gwałtownie zmieniają struktury zatrudnienia, mają historię nieprawidłowości lub odbiegają od branżowych norm jest to ryzyko częstszych i bardziej precyzyjnie ukierunkowanych kontroli istotnie rośnie.