Przygotowanie pism zaadresowanych

Przedmiotem normy są blankiety korespondencyjne z nagłówkami instytucji wysyłających pisma, przeznaczone do korespondencji zewnętrznej organów administracji państwowej, jednostek gospodarki uspołecznionej, organizacji społecznych i zawodowych, a także instytucji i osób posiadających osobowość prawną i uprawnienia do prowadzenia działalności wytwórczo-usługowej.

Rodzaje blankietów:

• blankiety reklamowe BR;
• blankiety bezkopertowe BB;
• blankiety uproszczone BU;
• blankiety zwykłe BZ.
• Blankiety składają się z dwóch rodzajów nadruków – stałych i zmiennych.
• Nadruki stałe czyli takie, które powinny być umieszczone na blankiecie korespondencyjnym. Zaliczamy do nich nadruki wyrazów, np. pismo z dnia, nasz znak, data, sprawa.

Polecamy: Zasady redagowania pism

Nadruki zmienne czyli takie, których tekst ustala zamawiający. Zalicza się do nich nadruki umieszczone w nagłówku blankietu oraz innych polach, pomijając pole przeznaczone na tekst korespondencji. Tekst, barwa i wielkość nagłówków a także pozostałych nadruków powinny być ustalone pomiędzy wykonawcą i zamawiającym.

Dopuszczalne jest umieszczanie nagłówka na całej szerokości blankietów jednak tak, aby zachować estetyczny wygląd i dobrą czytelność.

Dodatkowo norma określa:

• układ;
• symbole formatu;
• oznaczenie;
• wymiary;
• zastosowanie i wykonanie;
• cechy nadruków stałych i zmiennych.

Normalizacji podlegają również koperty zarówno co do wielkości i umieszczenia na nich poszczególnych elementów - adresu nadawcy i odbiorcy, znaczków itp.

Listy o niewielkiej objętości są przesyłane w kopercie formatu C6 (162x114mm ). Większe przesyłki wymagają większych formatów kopert.

Polecamy: Listy i notatki służbowe wysyłane mailem

Koperta spełniająca normę i estetykę powinna zawierać:

• adres nadawcy i odbiorcy, który powinien być rozmieszczony na awersie;
• marginesy górny i dolny wielkości 15mm, prawy i lewy 5 mm.

Pole pisania podzielić należy na cztery części:

a) N - ( lewy górny róg koperty) wyznacza miejsce wpisania adresu nadawcy, albo przyłożenia pieczęci nagłówkowej;
b) Z - ( prawy górny róg koperty ) wyznacza miejsce na przyklejenie znaczków lub jej ofrankowanie
c) A - ( prawe dolne pole koperty) wyznacza miejsce na wpisanie adresu odbiorcy pisma
d) S - ( lewy dolny róg koperty) wyznacza miejsce na wpisanie oznaczeń pocztowych, np. express, polecony.

Używaj układu blokowego do wpisywania wszystkich elementów adresu.