Listy i notatki służbowe wysyłane mailem

Krótsze zdania łatwiej jest napisać, przeczytać i zrozumieć. Zdania długie, których czytanie zawsze wiąże się z pewnym wysiłkiem, wymagają najwyższego skupienia właśnie wtedy, gdy odczytujemy je z ekranu monitora.

Długie zdania wymagają od autora dobrej znajomości zasad gramatyki i interpunkcji. Jeśli odbiorca zostanie zmuszony do odszyfrowywania wiadomości pełnej błędów językowych, w pewnym momencie może stracić cierpliwość i usunąć ją nie doczytawszy do końca.

Im dłuższe zdanie, tym trudniej uchwycić wyrażone w nim idee. Pamiętajmy zatem o regule odwróconej piramidy. Starajmy się budować krótkie zdania i akapity, przedstawiając najważniejsze myśli w sposób prosty, najlepiej od razu na początku dokumentu.

Polecamy: Wysyłanie odpowiedzi na e-mail

Trzymajmy się zasady, która zakłada, że w pojedynczym zdaniu nie ma więcej niż jednej odrębnej informacji. Z kolei listy i notatki służbowe nie powinny zawierać więcej niż trzy główne punkty. 

Artykuł jest fragmentem książki "Jak pisać dobre maile", Nancy Flynn, Tom Flynn, wydawnictwa Onepress.pl