Wstęp jako główna część e-maila

Jeżeli chcemy, żeby nasz tekst był przeczytany od początku do końca, musimy postarać się o odpowiednią formę i treść wstępu. Powinien on:

* ograniczać się do jednego akapitu,
* być w miarę krótki, ponieważ zbyt długi wstęp może zniechęcić do przeczytania całej wiadomości,
* streszczać najważniejsze informację,
* stanowić ciekawą zapowiedź tego, co znajdzie się w pozostałej części e-maila.

Polecamy: Jak dodawać załączniki do maila?

Zobacz, jak wygląda niepoprawnie napisany wstęp oraz jego poprawiona wersja.

Wstęp niepoprawny:

W firmie PkIMM&Gopp pracuje 400 osób. Około 80% z nich korzysta z telefonów służbowych. Duża część dzwoni z nich w celach prywatnych. Władze firmy obawiają się, że działania te będą się nadal rozwijać. W związku z tym zarząd postanowił, że od 1 grudnia z telefonów należących do firmy PkIMM&Gopp będzie można korzystać tylko w celach służbowych. Każdy pracownik, który nie będzie przestrzegał nowych zasad, może zostać zwolniony z pracy.

W pierwszej części wiadomości podane są informacje mniej istotne niż w części drugiej. Jest to podstawowy błąd.

Wstęp poprawny:

Od 1 grudnia z telefonów firmy PkIMM&Gopp pracownicy będą mogli korzystać wyłącznie w celach służbowych. Osoby, które nie będą przestrzegać nowych zasad, mogą zostać zwolnione z pracy.

Jest to skuteczny wstęp, który zawiera najważniejsze informacje. Jeśli odbiorca wiadomości jest bardzo zajęty, wystarczy, że przeczyta te dwa zdania i będzie wiedział, o co chodzi.

Polecamy: Jak adresować wiadomość?