REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Zasady redagowania pism

Subskrybuj nas na Youtube
Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.
Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.

REKLAMA

REKLAMA

Umiejętność redagowania pism przydaje się nie tylko w relacjach z potencjalnym klientem czy partnerem biznesowym, ale także w korespondencji firmowej.

Każdy z nas w swoim życiu zawodowym musiał się zmierzyć z potrzebą zredagowania różnych pism. Tych co czują, że powinni podszkolić swój warsztat pisarski, zanim zaczną męczyć się nad jakimkolwiek tekstem, zachęcamy do zapoznania się z ogólnymi zasadami redagowania korespondencji biznesowej.

REKLAMA

Pamiętajmy, że każde pismo, które wychodzi spod naszej ręki reprezentuje nas i naszą firmę na zewnątrz, dlatego powinno być sporządzone z najwyższa kulturą redakcyjną. Bezbłędnie i przejrzyście przygotowana korespondencja przekazuje informacje odbiorcy, że nasza firma jest solidna, a jej pracownicy to prawdziwi profesjonaliści. Warto zatem poświęcić trochę czasu na to, aby poszerzyć swoja wiedzę na temat redagowania pism biznesowych.

Pismo biznesowe w stylu urzędowym

REKLAMA

Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość. Co te cechy oznaczają w praktyce? Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wątków sprawy, ale skupić się wyłącznie na jej meritum. Należy używać przejrzystych nieskomplikowanych zdań pojedynczych, stosować słownictwo jednoznaczne, ograniczyć udział pierwiastków emocjonalnych oraz stosować słownictwo specjalistyczne. W celu stworzenia przejrzystej i prostej prezentacji treści należy zastosować formy wyliczeń i wypunktowań.

Należy także pamiętać o użyciu odpowiednich zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego tonu całej wypowiedzi. Wyznacznikami stylu urzędowego są także: stosowanie strony biernej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skrótami i skrótowcami. W piśmie powinniśmy poruszyć w sposób wyczerpujący tylko jeden problem.

Polecamy: Zlecenie usługi

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Struktura pisma

Zanim przystąpimy do redagowania jakiegokolwiek pisma, powinniśmy zastanowić się nad jego kompozycją, albo do razu naszkicować sobie jego plan. W jego sporządzeniu pomoże nam ogólny plan pisma.

1. Zwrot grzecznościowy, który otwiera pismo.

REKLAMA

2. Wprowadzenie – to wstępna część pisma, w której ogólnie zarysowujemy poruszany w nim problem. W tym miejscu najczęściej nawiązuje się do poprzedniej korespondencji w tej sprawie lub np. rozmowy telefonicznej. Pamiętajmy jednak, że odpowiadając na konkretne pismo, należy podać jego numer i datę wystawienia. Wprowadzenie nie jest częścią obligatoryjną – jeśli nie poruszaliśmy wcześniej tej sprawy, czy to pisemnie, czy telefonicznie, możemy z niego zrezygnować.

3. Część zasadnicza – jest integralnym składnikiem każdego pisma, przedstawia problem, poruszany w piśmie. W tym miejscu jasno, zwięźle i wyczerpująco wyjaśniamy swój problem. Nie możemy pominąć żadnego ważnego szczegółu, ponieważ spowoduje to potrzebę wysyłania dodatkowych pism wyjaśniających, co wydłuży znacznie czas załatwiania naszej sprawy.

4. Uzasadnienie – w nim przekonujemy adresata pisma do słuszności swoich racji, wyjaśniamy powody swojego postępowania. Można tu przytoczyć dowody świadczące o naszej racji lub powołać się na konkretną podstawę prawną. Jest to obowiązkowy punkt każdego pisma, a zarazem najważniejsze. Należy skrupulatnie przemyśleć jego treść i formę.

5. Podsumowanie – można w nim podkreślić najważniejsze kwestie w sprawie, albo ograniczyć się tylko do jednego zdania kończącego, w którym wyrażamy nasza nadzieję na szybkie rozwiązanie naszej sprawy.

Inne cechy pisma biznesowego

Jedną ze strategicznych cech pisma biznesowego jest uprzejmość. Jeśli w piśmie swym będziemy się stosować do zasad grzeczności językowej, opiszemy swój problem w sposób życzliwy, bez roszczeniowego podejścia mamy większą szansę na zyskanie przychylności adresata. Należy unikać niegrzecznych sformułowań, form rozkazujących i różnego rodzaju gróźb. A odpowiadając na czyjeś pisma nie powinniśmy o ciągać się z tą czynnością.

Polecamy: Szczegółowe zapytanie ofertowe

Należy zadbać także, aby treść naszego pisma stanowiła logicznie ułożoną całość. W zachowaniu spójności logicznej może nam pomóc metoda indukcyjna (polega na rozpoczynaniu pisma od podania danych szczegółowych i stopniowego dochodzenia do wniosków ogólnych) lub metoda dedukcyjna (polega na rozpoczynaniu pisma od podania ogólnego stwierdzenia i stopniowego przechodzenia do szczegółów sprawy).

Ostatnią, ale zarazem niezwykle istotną sprawą, na którą chcemy uczulić jest poprawność językowa. Każde napisane przez siebie pismo należy dokładnie przeczytać po skończeniu lub dać koleżance lub koledze do sczytania. Pozwoli to wyeliminować kompromitujące nas błędy.

Wieszjak.pl

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

REKLAMA

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

REKLAMA