REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Zasady redagowania pism

Subskrybuj nas na Youtube
Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.
Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.

REKLAMA

REKLAMA

Umiejętność redagowania pism przydaje się nie tylko w relacjach z potencjalnym klientem czy partnerem biznesowym, ale także w korespondencji firmowej.

Każdy z nas w swoim życiu zawodowym musiał się zmierzyć z potrzebą zredagowania różnych pism. Tych co czują, że powinni podszkolić swój warsztat pisarski, zanim zaczną męczyć się nad jakimkolwiek tekstem, zachęcamy do zapoznania się z ogólnymi zasadami redagowania korespondencji biznesowej.

REKLAMA

Pamiętajmy, że każde pismo, które wychodzi spod naszej ręki reprezentuje nas i naszą firmę na zewnątrz, dlatego powinno być sporządzone z najwyższa kulturą redakcyjną. Bezbłędnie i przejrzyście przygotowana korespondencja przekazuje informacje odbiorcy, że nasza firma jest solidna, a jej pracownicy to prawdziwi profesjonaliści. Warto zatem poświęcić trochę czasu na to, aby poszerzyć swoja wiedzę na temat redagowania pism biznesowych.

Pismo biznesowe w stylu urzędowym

REKLAMA

Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość. Co te cechy oznaczają w praktyce? Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wątków sprawy, ale skupić się wyłącznie na jej meritum. Należy używać przejrzystych nieskomplikowanych zdań pojedynczych, stosować słownictwo jednoznaczne, ograniczyć udział pierwiastków emocjonalnych oraz stosować słownictwo specjalistyczne. W celu stworzenia przejrzystej i prostej prezentacji treści należy zastosować formy wyliczeń i wypunktowań.

Należy także pamiętać o użyciu odpowiednich zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego tonu całej wypowiedzi. Wyznacznikami stylu urzędowego są także: stosowanie strony biernej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skrótami i skrótowcami. W piśmie powinniśmy poruszyć w sposób wyczerpujący tylko jeden problem.

Polecamy: Zlecenie usługi

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Struktura pisma

Zanim przystąpimy do redagowania jakiegokolwiek pisma, powinniśmy zastanowić się nad jego kompozycją, albo do razu naszkicować sobie jego plan. W jego sporządzeniu pomoże nam ogólny plan pisma.

1. Zwrot grzecznościowy, który otwiera pismo.

REKLAMA

2. Wprowadzenie – to wstępna część pisma, w której ogólnie zarysowujemy poruszany w nim problem. W tym miejscu najczęściej nawiązuje się do poprzedniej korespondencji w tej sprawie lub np. rozmowy telefonicznej. Pamiętajmy jednak, że odpowiadając na konkretne pismo, należy podać jego numer i datę wystawienia. Wprowadzenie nie jest częścią obligatoryjną – jeśli nie poruszaliśmy wcześniej tej sprawy, czy to pisemnie, czy telefonicznie, możemy z niego zrezygnować.

3. Część zasadnicza – jest integralnym składnikiem każdego pisma, przedstawia problem, poruszany w piśmie. W tym miejscu jasno, zwięźle i wyczerpująco wyjaśniamy swój problem. Nie możemy pominąć żadnego ważnego szczegółu, ponieważ spowoduje to potrzebę wysyłania dodatkowych pism wyjaśniających, co wydłuży znacznie czas załatwiania naszej sprawy.

4. Uzasadnienie – w nim przekonujemy adresata pisma do słuszności swoich racji, wyjaśniamy powody swojego postępowania. Można tu przytoczyć dowody świadczące o naszej racji lub powołać się na konkretną podstawę prawną. Jest to obowiązkowy punkt każdego pisma, a zarazem najważniejsze. Należy skrupulatnie przemyśleć jego treść i formę.

5. Podsumowanie – można w nim podkreślić najważniejsze kwestie w sprawie, albo ograniczyć się tylko do jednego zdania kończącego, w którym wyrażamy nasza nadzieję na szybkie rozwiązanie naszej sprawy.

Inne cechy pisma biznesowego

Jedną ze strategicznych cech pisma biznesowego jest uprzejmość. Jeśli w piśmie swym będziemy się stosować do zasad grzeczności językowej, opiszemy swój problem w sposób życzliwy, bez roszczeniowego podejścia mamy większą szansę na zyskanie przychylności adresata. Należy unikać niegrzecznych sformułowań, form rozkazujących i różnego rodzaju gróźb. A odpowiadając na czyjeś pisma nie powinniśmy o ciągać się z tą czynnością.

Polecamy: Szczegółowe zapytanie ofertowe

Należy zadbać także, aby treść naszego pisma stanowiła logicznie ułożoną całość. W zachowaniu spójności logicznej może nam pomóc metoda indukcyjna (polega na rozpoczynaniu pisma od podania danych szczegółowych i stopniowego dochodzenia do wniosków ogólnych) lub metoda dedukcyjna (polega na rozpoczynaniu pisma od podania ogólnego stwierdzenia i stopniowego przechodzenia do szczegółów sprawy).

Ostatnią, ale zarazem niezwykle istotną sprawą, na którą chcemy uczulić jest poprawność językowa. Każde napisane przez siebie pismo należy dokładnie przeczytać po skończeniu lub dać koleżance lub koledze do sczytania. Pozwoli to wyeliminować kompromitujące nas błędy.

Wieszjak.pl

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mobbing w pracy: jak rozpoznać i chronić się przed nim?

Poznaj definicję, przyczyny i formy mobbingu oraz praktyczne sposoby ochrony przed nim – wszystkie wskazówki prosto z rozmowy z ekspertką Katarzyną Bednarczykówą, autorką książki "Masz się łasić".

Reputacja przedsiębiorcy to jedno z kluczowych aktywów firmy. Tak uważa coraz więcej właścicieli firm w Polsce

Firmy w Polsce coraz częściej traktują reputację jako kapitał, który warto chronić, nawet kosztem wyników finansowych. To po części efekt walki stereotypu przedsiębiorcy, który chce osiągać zyski za wszelką cenę. Jest on wciąż głęboko zakorzeniony w świadomości społecznej.

Badania Uniwersytetu Stanford: Polscy programiści odnoszą największe korzyści z AI [KOMENTARZ]

Polska błyszczy wśród europejskich krajów pod względem produktywności programistów korzystających z AI. Jednak niska adopcja technologii i wysoki poziom poprawek stawiają pytania o jakość i przyszłość. O tym, jak interpretować wyniki badań ze Stanford opowiedział członek zespołu badawczego.

Sztuczna inteligencja. McKinsey: Tylko 1 proc. menedżerów określa wdrożenia AI w swoich organizacjach jako dojrzałe

Choć zastosowanie gen-AI w 2024 r. znacząco wzrosło, a 78 proc. respondentów deklarowało w ub.r. użycie co najmniej jednej funkcji biznesowej tego rozwiązania w porównaniu do 55 proc. rok wcześniej, to jedynie 1 proc. menedżerów określa wdrożenie AI w ich w organizacjach jako dojrzałe.

REKLAMA

Obligacje korporacyjne: wciąż wysoki popyt u inwestorów

W pierwszym kwartale tego roku emitenci przeprowadzili cztery publiczne emisje obligacji korporacyjnych o wartości 286,5 mln zł. Popyt inwestorów ponownie przekroczył wartość emisji i wyniósł 747 mln zł, a średni poziom redukcji dla emisji sięgnął 44 proc.

Przedsiębiorcy na całym świecie już nie patrzą w przyszłość optymistycznie

Spada poziom optymizmu przedsiębiorców na świecie. Powodem niepewność i nieprzewidywalność w globalnym handlu i wysokie stopy procentowe, tak wynika z przeprowadzonego przez Dun & Bradstreet badania na próbie ponad 10 tys. przedsiębiorców.

Wystawianie faktur przez freelancerów w 2025 r. Zasady, narzędzia, terminy, opłaty, najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

Praca freelancera daje dużą swobodę – pozwala samodzielnie zarządzać czasem, projektami i klientami. Z tą niezależnością wiąże się jednak także odpowiedzialność za kwestie formalne, takie jak wystawianie faktur. Kto może wystawiać faktury jako freelancer? Co powinno znaleźć się na fakturze? Jakie są najczęstsze błędy?

Susza rolnicza może w tym roku być wcześniej

Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej prognozuje, że susza rolnicza może w tym roku rozwinąć się wcześniej. W raporcie podał także, ze prognozy dotyczące opadów są optymistyczne.

REKLAMA

Jak założyć spółkę z o.o. z aktem notarialnym?

Umowa spółki z o.o. w formie aktu notarialnego jest konieczna, gdy wspólnicy zamierzają wprowadzić do umowy postanowienia, których dodanie nie jest możliwe w przypadku spółki z o.o. zakładanej przez S24. Dotyczy to m.in. sytuacji, w których wspólnicy zamierzają wnieść wkłady niepieniężne, wprowadzić obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych, zmienić zasady głosowania w spółce, uprzywilejować udziały co do głosu, czy do dywidendy.

W jaki sposób hakerzy wykorzystują e-maile do ataków? Mają swoje sposoby

Najpopularniejszą formą cyberataku jest obecnie phishing. Fałszywe wiadomości są coraz trudniejsze do wykrycia, bo cyberprzestępcy doskonale się wyspecjalizowali. Jak rozpoznać niebzepieczną wiadomość? Jak chronić swoją firmę przed cyberatakami?

REKLAMA