REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Zasady redagowania pism

Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.
Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.

REKLAMA

REKLAMA

Umiejętność redagowania pism przydaje się nie tylko w relacjach z potencjalnym klientem czy partnerem biznesowym, ale także w korespondencji firmowej.

Każdy z nas w swoim życiu zawodowym musiał się zmierzyć z potrzebą zredagowania różnych pism. Tych co czują, że powinni podszkolić swój warsztat pisarski, zanim zaczną męczyć się nad jakimkolwiek tekstem, zachęcamy do zapoznania się z ogólnymi zasadami redagowania korespondencji biznesowej.

REKLAMA

Pamiętajmy, że każde pismo, które wychodzi spod naszej ręki reprezentuje nas i naszą firmę na zewnątrz, dlatego powinno być sporządzone z najwyższa kulturą redakcyjną. Bezbłędnie i przejrzyście przygotowana korespondencja przekazuje informacje odbiorcy, że nasza firma jest solidna, a jej pracownicy to prawdziwi profesjonaliści. Warto zatem poświęcić trochę czasu na to, aby poszerzyć swoja wiedzę na temat redagowania pism biznesowych.

Pismo biznesowe w stylu urzędowym

REKLAMA

Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość. Co te cechy oznaczają w praktyce? Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wątków sprawy, ale skupić się wyłącznie na jej meritum. Należy używać przejrzystych nieskomplikowanych zdań pojedynczych, stosować słownictwo jednoznaczne, ograniczyć udział pierwiastków emocjonalnych oraz stosować słownictwo specjalistyczne. W celu stworzenia przejrzystej i prostej prezentacji treści należy zastosować formy wyliczeń i wypunktowań.

Należy także pamiętać o użyciu odpowiednich zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego tonu całej wypowiedzi. Wyznacznikami stylu urzędowego są także: stosowanie strony biernej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skrótami i skrótowcami. W piśmie powinniśmy poruszyć w sposób wyczerpujący tylko jeden problem.

Polecamy: Zlecenie usługi

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Struktura pisma

Zanim przystąpimy do redagowania jakiegokolwiek pisma, powinniśmy zastanowić się nad jego kompozycją, albo do razu naszkicować sobie jego plan. W jego sporządzeniu pomoże nam ogólny plan pisma.

1. Zwrot grzecznościowy, który otwiera pismo.

REKLAMA

2. Wprowadzenie – to wstępna część pisma, w której ogólnie zarysowujemy poruszany w nim problem. W tym miejscu najczęściej nawiązuje się do poprzedniej korespondencji w tej sprawie lub np. rozmowy telefonicznej. Pamiętajmy jednak, że odpowiadając na konkretne pismo, należy podać jego numer i datę wystawienia. Wprowadzenie nie jest częścią obligatoryjną – jeśli nie poruszaliśmy wcześniej tej sprawy, czy to pisemnie, czy telefonicznie, możemy z niego zrezygnować.

3. Część zasadnicza – jest integralnym składnikiem każdego pisma, przedstawia problem, poruszany w piśmie. W tym miejscu jasno, zwięźle i wyczerpująco wyjaśniamy swój problem. Nie możemy pominąć żadnego ważnego szczegółu, ponieważ spowoduje to potrzebę wysyłania dodatkowych pism wyjaśniających, co wydłuży znacznie czas załatwiania naszej sprawy.

4. Uzasadnienie – w nim przekonujemy adresata pisma do słuszności swoich racji, wyjaśniamy powody swojego postępowania. Można tu przytoczyć dowody świadczące o naszej racji lub powołać się na konkretną podstawę prawną. Jest to obowiązkowy punkt każdego pisma, a zarazem najważniejsze. Należy skrupulatnie przemyśleć jego treść i formę.

5. Podsumowanie – można w nim podkreślić najważniejsze kwestie w sprawie, albo ograniczyć się tylko do jednego zdania kończącego, w którym wyrażamy nasza nadzieję na szybkie rozwiązanie naszej sprawy.

Inne cechy pisma biznesowego

Jedną ze strategicznych cech pisma biznesowego jest uprzejmość. Jeśli w piśmie swym będziemy się stosować do zasad grzeczności językowej, opiszemy swój problem w sposób życzliwy, bez roszczeniowego podejścia mamy większą szansę na zyskanie przychylności adresata. Należy unikać niegrzecznych sformułowań, form rozkazujących i różnego rodzaju gróźb. A odpowiadając na czyjeś pisma nie powinniśmy o ciągać się z tą czynnością.

Polecamy: Szczegółowe zapytanie ofertowe

Należy zadbać także, aby treść naszego pisma stanowiła logicznie ułożoną całość. W zachowaniu spójności logicznej może nam pomóc metoda indukcyjna (polega na rozpoczynaniu pisma od podania danych szczegółowych i stopniowego dochodzenia do wniosków ogólnych) lub metoda dedukcyjna (polega na rozpoczynaniu pisma od podania ogólnego stwierdzenia i stopniowego przechodzenia do szczegółów sprawy).

Ostatnią, ale zarazem niezwykle istotną sprawą, na którą chcemy uczulić jest poprawność językowa. Każde napisane przez siebie pismo należy dokładnie przeczytać po skończeniu lub dać koleżance lub koledze do sczytania. Pozwoli to wyeliminować kompromitujące nas błędy.

Wieszjak.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    REKLAMA