Kiedy kontaktować się przez e-mail?

Zalety

W swoim najlepszym wydaniu spotkania e-mailowe mogą:

• zwiększyć udział uczestników, ponieważ każdy odpowiada zgodnie ze swoimi możliwościami i nie jest potrzebne tworzenie harmonogramów,
• przyśpieszać podsumowanie ze względu na szybkość przepływu informacji w sieci,
• ograniczać czas przekazywania dokumentów,
• umożliwić przeprowadzenie szybkiej dyskusji i rozwiązanie wielu mało istotnych lub niejasnych kwestii czy problemów,
• ułatwiać komunikację dzięki potocznemu stylowi pisania oraz
• usprawnić komunikację na różnych szczeblach hierarchii.

Zobacz także: Lista zakazanych praktyk w poczcie elektronicznej

Wady

W swoim złym wydaniu spotkania e-mailowe mogą:

• ograniczać interakcje między uczestnikami,
• swoją treścią przedstawiać zachowania pozbawione zahamowań lub nieodpowiedzialne, w najgorszym wypadku destrukcyjne, uznawane za obraźliwe,
• być zbyt swobodne,
• zawierać błędy gramatyczne i, co ważniejsze, mogą być pozbawione, z punktu widzenia czytelników, logicznej struktury w postaci nagłówków i akapitów,
• skutkować spóźnioną odpowiedzią lub brakiem odpowiedzi albo  
• utrudniać synchronizację z innymi spotkaniami.

Zobacz: Jak kontrolować długość prezentacji?

Więcej informacji i konkretnych wskazówek znajdziesz w przewodniku biznesowym „Organizacja spotkań” (Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009).