Jak kontrolować długość prezentacji?

Zwróć uwagę jak częstym błędem jest przeładowanie prezentacji slajdami. Wprowadza to niepotrzebny chaos. Prezenter chciałby przekazać wszystko, co wie i pokazać wszystkie slajdy (w końcu po coś nad nimi pracował). Ale jeżeli coś opóźni prezentację (nieplanowane pytanie od uczestnika, pogubienie się mówcy, awaria), to z końcowymi slajdami będzie się spieszył. To nie wpływa dobrze na jakość prezentacji. Prezenter, który się spieszy, zaczyna mówić niewyraźnie i szybciej oddychać, a przez to jego głos się irytująco podnosi. Zdenerwowanie mówcy udziela się publiczności.

Liczba slajdów musi odpowiadać czasowi, jaki masz do dyspozycji. Wydaje się to oczywiste, ale wielu mówców o tym zapomina. Częściej prezentacje są za długie niż za krótkie, co powoduje pośpiech pod koniec i przekraczanie wyznaczonego czasu.

Czy wiesz, że mówisz na głos wolniej niż w myślach? Zrób prosty eksperyment: przeczytaj na głos jakiś tekst, mierząc stoperem czas, a następnie policz ile wymawiasz wyrazów na minutę. Możesz to powtórzyć z tekstem improwizowanym, a nie czytanym. Nagraj się, gdy mówisz jakiś tekst z głowy (powiedz dłuższy dowcip albo opowiedz o swojej obecnej pracy), a potem policz słowa i oblicz tempo Twojego mówienia. Przykładowo pierwsze trzy akapity tego fragmentu tekstu (od „Zwróć uwagę…” do „…Twojego mówienia.”) to dokładnie 180 wyrazów. Ile czasu zajęło ci ich przeczytanie NA GŁOS, a ile w myślach? Weź stoper i sprawdź!

Przeczytaj także: Jak przygotować się do prezentacji?

Co pokazuje ten prosty eksperyment? Przygotowując prezentację, możesz mieć wrażenie, że jest za krótka lub w sam raz. Tymczasem gdy stoisz przed grupą i mówisz na głos, ta sama prezentacja będzie trwała znacznie dłużej.

Oto prosta, sprawdzona reguła pozwalająca łatwo i precyzyjnie ustalić liczbę slajdów w twojej prezentacji, tak aby była ona w sam raz.

Reguła 5/15: maks. 5 slajdów na 15 minut prezentacji

Jeśli twoja prezentacja oprócz wykładu przewiduje jakąś aktywność słuchaczy (na przykład ćwiczenia na szkoleniu), slajdów powinno być jeszcze mniej. Tym bardziej, jeśli w warsztatach uczestniczy grupa bardzo aktywna i kreatywna (jeżeli nie znasz widowni, ustal, które tematy i slajdy chcesz przedstawić na pewno, a które będą pełnić rolę rezerwy).

Zauważ, że w regule jest skrót „maks.”, a nie „min.”. Nikt się na ciebie nie obrazi, jeśli slajdy będą się zmieniały znacznie rzadziej.

Dlaczego tylko tyle – maks. 5 slajdów na 15 minut, a przy warsztatach i ćwiczeniach znacznie mniej? Powody są trzy:

1. aby uczestnicy zdążyli je zauważyć,
2. aby były twoją pomocą, a nie zastępstwem,
3. aby prowadzić prezentację bez pośpiechu.

Załóżmy, że twoja prezentacja będzie czysto wykładowa (bez ćwiczeń) i że masz na nią 45 minut. Zgodnie z regułą 5/15 potrzebujesz więc około 15 slajdów. Trzech slajdów użyjesz na rozpoczęcie i zakończenie, więc zostaje 12 slajdów. Jeżeli twoja prezentacja będzie się dzieliła na 3 moduły tematyczne, to do każdego z nich przygotujesz około 4 slajdów.

Polecamy serwis Narady i spotkania

To radykalnie uprości twoją pracę i pozytywnie wpłynie na uczestników twoich prezentacji. Staniesz się w ich oczach prawdziwym profesjonalistą: będziesz panować nad przebiegiem wystąpienia, prezentacja będzie wzorem uporządkowania i harmonii, i co najważniejsze – skończysz o czasie. A słuchacze to bardzo lubią.

Fragment pochodzi z książki „Mistrzowskie prezentacje. Slajdowy poradnik Mówcy Doskonałego” Agaty i Jerzego Rzędowskich (Wydawnictwo Helion/Onepress, 2010). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.