Zmiany w protokole

Jest to chyba jeden z najpoważniejszych dylematów sekretarki – czy dać się zmanipulować, czy postępować zgodnie z zasadami etyki zawodowej i własnej uczciwości. Jako że to na nią spadną ewentualne konsekwencje tej, to od niej zależy, jak postąpi.

Nie każda prośba o zmianę protokołu oznacza żądanie jego sfałszowania. Podczas lektury sprawozdania, ktoś z uczestników, a nawet sam prowadzący, może zwrócić sekretarce uwagę, że zaakcentowała zbyt mocno pewne kwestie, a innym poświęciła za mało uwagi. Nie ma w tym nic dziwnego, każdy bowiem w subiektywny sposób oceni końcowy protokół. Dobra sekretarka na pewno znajdzie wyjście z sytuacji, jakiś kompromis. Powinna tylko uważać, żeby w ten sposób nie dać się uwikłać w jakiekolwiek układy polityczne w firmie.

Gorzej jest, jeśli ktoś poprosi, a co gorsza będzie starał się wymóc na sekretarce usunięcie z protokołu fragmentu obrad, nie będącego mu na rękę zagadnienia lub będzie domagał się zmiany końcowych wniosków.

Porównaj: Składanie życzeń w firmie

Konsekwencje

Jeśli sekretarka da się zmanipulować musi liczyć się z tym, że cała odpowiedzialność za fałszerstwo spadnie tylko na nią. Jeśli sprawa wyjdzie na jaw, to ona, a nie osoba wymuszająca albo nakłaniająca ją do zmiany sprawozdania będzie uznana za winną i niekompetentną. Nie ma co liczyć na to, że sprawca zamieszania weźmie winę na siebie, raczej bardziej prawdopodobne jest, że w razie wyrycia oszustwa tym bardziej będzie wskazywał na winę i świadome działanie sekretarki. Nie ma co zakładać, że tego typu zagranie nie zostanie zauważone – ostateczna wersja protokołu z poprzedniego zebrania jest przecież zatwierdzana na następnym.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Co robić?

W sytuacji, w której ktoś nakłania nas do sfałszowania protokołu należy być przede wszystkim asertywnym i nie dać się zmanipulować. W przypadku takiej propozycji należy jasno powiedzieć, że nie zgadzamy się na żadne kłamstwo i tym samym zamknąć dyskusję. W razie gróźb lub innych nacisków należy jak najszybciej zgłosić tę sprawę odpowiednim organom.

Dobrą metodą na uniknięcie tego typu sytuacji jest uzgodnienie na wstępie terminu przedstawienia ostatecznej wersji protokołu. Nie należy zgadzać się na żadne „nieoficjalne” udostępnienie sprawozdania. Fragmenty ostatecznego projektu mogą być wcześniej udostępnione zainteresowanym tylko wtedy, gdy odnoszą się do wyjątkowo skomplikowanych spraw, które wymagają potwierdzenia dokładności zapisu.

Za takie poprawki odpowiedzialność ponoszą ich autorzy, a nie sekretarka.

Karolina Zabrska