Organizacja przyjęć w biurze

Czy jest to powitanie nowego pracownika, a może świętowanie podpisania strategicznej umowy, czy też przyjęcie mające na celu zintegrowanie pracowników.

Jest to o tyle istotne, gdyż od tego zależy wybór formy przyjęcia. Ustalić musisz harmonogram działań, aby mieć pewność, że nic nie umknie Ci w natłoku wydarzeń:

1. Ustal termin i miejsce przyjęcia.
2. Sprawdź czy w tym czasie nie organizowane jest inne konkurencyjne przyjęcie, unikniesz w ten sposób sytuacji w której zaproszone osoby odmówią przyjścia na Twoją imprezę, gdyż biorą w tym czasie udział w bardziej prestiżowym wydarzeniu.
3. Jeśli zmuszony jesteś wynająć salę najpierw upewnij się co do możliwości jej rezerwacji a następnie wysyłaj zaproszenia. Unikniesz wtedy zmiany terminu czy miejsca imprezy a także stawiania firmy w niezręcznej sytuacji.
4. Powinieneś pamiętać o zorganizowaniu transportu i noclegu. Jeśli organizujesz przyjęcie poza siedzibą firmy powinieneś zapewnić uczestnikom imprezy, którzy nie dysponują własnym środkiem transportu, autokar lub taksówki. Dla gości zmotoryzowanych powinieneś zarezerwować miejsca parkingowe.

Polecamy: Kultura osobista na spotkaniach biznesowych

Jeśli zaproszeni zostali również goście korzystający z komunikacji publicznej, pamiętaj aby uwzględnić godziny ich przyjazdu, i tak dopasować czas rozpoczęcia przyjęcia, aby mogli mieć czas na odświeżenie i przebranie. Upewnij się kto z gości będzie korzystał z noclegu i w miarę potrzeby zarezerwuj miejsca w hotelu.

Przygotuj listę gości, pomoże to w ocenie co do wielkości planowanego przyjęcia. Jeśli planujesz zaprosić dużo osób, bezpieczniej jest powierzyć organizację imprezy specjalistom. Nie zwalnia Cię to jednak od nadzoru nad organizacją przyjęcia. Sporządź plan rozmieszczenia gości z uwzględnieniem hierarchii służbowej zaproszonych gości, dokonaj wyboru menu i alkoholi podawanych na przyjęciu.

Przygotowując menu w miarę możliwości należy wziąć pod uwagę upodobania kulinarne zaproszonych gości, bezpiecznie jest serwować więc obok potraw tradycyjnych, np. dania wegetariańskie. Zapraszając gości z różnych kręgów kulturowych, obowiązkowo musisz pamiętać o zwyczajach panujących w ich kraju, ich nakazach i zakazach religijnych.

Polecamy: Kolacja biznesowa - ważne wskazówki

Określ, jeśli przewidujesz, ilość i rodzaj prezentów dla zaproszonych gości. Z reguły goście otrzymują gadżety firmowe ( notesy, długopisy, breloczki ect.), jednak jakość i wartość prezentów zależy od rangi imprezy i zaproszonych gości.