Szczegółowość protokołów

Decyzję, co do detali zawartych w protokole podejmuje osoba przygotowująca protokół, uwzględniając przy tym potrzeby uczestników, prowadzącego oraz ogólne zwyczaje i wymogi istniejące w firmie. Stopień szczegółowości zależy również od „żywotności” problemów i tematów poruszanych w trakcie dyskusji.

Jeśli dany temat poruszony na zebraniu przestaje mieć znaczenie w momencie opracowania wspólnego stanowiska, czy podjęcia decyzji, nie ma potrzeby szczegółowego opisywania dyskusji w protokole końcowym.

Część spraw utrzymuje jednak swoją ważność dużo dłużej niż przez okres jednego – dwóch zebrań, a dokumentacja z nią związana staje się dokumentacją archiwalną. Nierzadko zdarza się, że po paru latach zajdzie potrzeba przejrzenia tej dokumentacji, np. ze względów prawnych. Dlatego bardzo ważne jest, żeby protokolant właściwie uszczegółowił każde swoje sprawozdanie – bardzo często ludzie pracujący przy danym zagadnieniu, mogą zmienić firmę, czy przejść na emeryturę i nie będzie możliwe ich odnalezienie.

Porównaj: Jakie są metody protokołowania?

Przygotowując końcowe sprawozdanie z obrad, najwięcej miejsca należy poświęcić sposobowi podjęcia danej decyzji. Poczynając od tego, kto wyszedł z inicjatywą jej zatwierdzenia, po inne alternatywne sposoby załatwienia sprawy, kończąc na tym, kto głosował za jej zaakceptowaniem, a kto nie i dlaczego. Jest to istotne zwłaszcza wtedy, gdy okaże się, że podjęto błędną decyzję i trzeba ustalić, czy ktoś jest za to odpowiedzialny.

Karolina Zaborska