Kultura osobista na spotkaniach biznesowych

W mojej pierwszej pracy, jeszcze będąc na studiach, krążyła pewna anegdota… Otóż jeden z pracowników będąc na ważnej konferencji, zamiast słuchać przemówienia prelegentów, składał sobie samolociki z papieru. Wiadomość o tym dotarła przez konkurencję do jego przełożonego i człowiek ten wkrótce dostał wymówienie umowy o pracę. A w firmie w której pracował pozostało po nim tylko żartobliwe przezwisko „Pan Samolocik”. Z historii tej wypływa morał, że w kontaktach biznesowych na każdym kroku trzeba kontrolować swoje zachowanie i stosować się do ogólnie przyjętych zasad etykiety.

Zwracaj uwagę na każdy detal

Nawet najmniejsze uchybienie może zepsuć Twój wizerunek w oczach innych. Dlatego istotne, abyś zwrócił uwagę na szczegóły. Po pierwsze nie spóźniaj się na umówione spotkania. Lepiej przyjść kilka minut wcześniej i mieć czas na rozmowę z innymi uczestnikami. Pamiętaj, aby przywitać się z wszystkimi (nawet z podległymi Ci pracownikami), nikt nie lubi być ignorowanym. Jeśli kogoś nie znasz - przedstaw się. Może to być okazja na zawarcie bardzo ważnej znajomości. Zastosuj w tym przypadku również zasady small talk.

Zobacz: Kiedy kontaktować się przez e-mail?

Bądź przygotowany do swojego wystąpienia. Jeśli tego nie zrobisz, inni potraktują Cię niepoważnie i z politowaniem. Następnym razem nikt nie zaproponuje Ci wystąpienia z prezentacją. W trakcie wystąpień innych osób bądź skupiony na ich treści. Nie pozwól sobie na bujanie w obłokach. Po spotkaniu szef np. może zapytać o zdanie na temat jakiegoś konkretnego referatu.

Nie wierć się na krześle, nie podnoś stóp do góry, nie podpieraj głowy rękami, nie garb się. Nie komentuj wystąpienia zanim nie zostanie otwarty blok dyskusyjny. Powstrzymaj się od pogawędek z kolegami, zwłaszcza jeśli nie dotyczą tematu prezentacji.

Na czas spotkania zapomnij o istnieniu swojej komórki. Nie wysyłaj smsów i nie odbieraj telefonów. W drodze wyjątku – kiedy oczekujesz na niezwykle ważny telefon – nastaw telefon na tryb „spotkania” i kiedy telefon zadzwoni, przeproś zebranych i wyjdź z pomieszczenia. Zapomnij również o przeglądaniu poczty w laptopie i odpisywaniu na maile. W ogóle zrezygnuj z używania laptopa na zebraniach jeśli bezpośrednio nie jest to związane z przedmiotem spotkania. Pozbądź się nawyku rysowania w zeszycie, patrzenia w sufit, czy składania w kostkę papierków po cukierku. Choć to trudne, zwłaszcza w przypadku długich spotkań, staraj się być skupionym. Jeśli tylko się postarasz, na pewno wytrzymasz do przerwy kawowej.

Zobacz: Kiedy korzystać z EMS?

Bądź widoczny

Niektórzy potrafią przyjść na spotkanie i nie zostać zauważonym przez nikogo, jakby zakładali czapkę niewidkę utkaną z nieśmiałości. Broń się przed tym. Pozwól poznać się innym z dobrej strony. Jeśli masz jakiś ciekawy wniosek lub postulat powiedz to na forum. Zgłaszaj swoje zastrzeżenia do poszczególnych wystąpień. A jeśli czegoś nie rozumiesz pytaj – to lepsze niż milczenie. Przy wyrażaniu swoich negatywnych opinii na temat czyjejś prezentacji, bądź taktowny, stosuj formuły zmiękczające typu „dziękuję za bardzo ciekawe wystąpienie, mam jednak pytanie…”, „bardzo cieszę się, że poruszył Pan tak istotny problem, ale mam jedno zastrzeżenie…”, „rozumiem pana intencje, ale…”.

Pozwól jednak innym zebranym dojść do słowa i nie staraj się za wszelką cenę przekonywać wszystkich zebranych do swoich racji. Nie przerywaj, kiedy ktoś zabierze głos. Nie dominuj w dyskusji, zwłaszcza jeśli jesteś organizatorem spotkania. Wyczuj moment, kiedy należy oddalić się w cień i przekazać głos innym.

Zobacz: Przyjęcia i uroczystości

Na zakończenie spotkania

Pamiętaj, aby się z wszystkimi pożegnać. Jeśli jesteś gościem na spotkaniu – podziękuj za zaproszenie. Jeśli zebranie Ci się podobało – poinformuj o tym jego gospodarza. Jeśli musisz wcześniej wyjść ze spotkania – uprzedź o tym innych przed jego rozpoczęciem i przeproś za zaistniałą sytuację. W dobrym tonie jest wyjaśnienie powodów wcześniejszego wyjścia. Przed opuszczeniem sali konferencyjnej nie zapomnij posprzątać po sobie. Nie zostawiaj papierków, butelek po napojach, plastikowych kubków. Zostawienie bałaganu na swoi miejscu będzie źle odebrane.