REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zainteresować adresata pisma?

Karolina Zaborska
Używanie żargonu w kontaktach z osobami spoza danej grupy, jest najczęstszą przyczyną nieporozumień.
Używanie żargonu w kontaktach z osobami spoza danej grupy, jest najczęstszą przyczyną nieporozumień.

REKLAMA

REKLAMA

Od osoby piszącej pismo zależy, czy adresat, do którego jest ono skierowane, będzie chciał je przeczytać. Nawet jeżeli musi to zrobić, nie znaczy to w cale, że pismo będzie miało pożądany przez nas ciąg dalszy. To, czy adresat pisma zastosuje się do jego treści zależy od utrzymania równowagi pomiędzy tym, co „musi” zrobić, a tym, co sam „chce”.

Biorąc się za sporządzenie jakiegokolwiek dokumentu, przede wszystkim musimy wziąć pod uwagę czytelnika. Zanim przystąpimy do pisania, kluczowe jest odpowiedzenie sobie na następujące pytania: czy jeśli byłbym czytelnikiem, to zainteresowałaby mnie treść dokumentu? Czy zrozumiałbym go i postąpił zgodnie z sugestiami autora? 

REKLAMA

REKLAMA

Odpowiadając sobie na te pytania, pomyślmy kim może być nasz potencjalny czytelnik. Czy jest to jeden z naszych pracowników, pracownik innej firmy, czy ktoś zupełnie z zewnątrz?  A może pismo ma być skierowane do większej ilości osób, np. do zarządu? Od tego, do kogo kierujemy nasz dokument, będzie zależeć, w jaki sposób sformułujemy jego treść – inaczej zredagujemy pismo, np. dla kierownika produkcji, a inaczej do działu sprzedaży.

Skuteczne komunikowanie się za pomocą pisma zakłada, że zarówno jego autor, jak i odbiorca/y rozumie opisywane problemy w ten sam sposób. Niestety, w pismach często pomijane są istotne dla czytelnika szczegóły, gdyż piszący wychodzi z założenia, że są one wszystkim doskonale znane. Takie przesłanki mogą spowodować, że czytelnik otrzyma niekompletną informację, którą będzie próbował uzupełnić własnymi obrazami, niezgodnymi z wizją i intencjami autora, a to może doprowadzić do stworzenia fałszywego obrazu problemu.

Porównaj: Zasady skutecznej korespondencji

Każda grupa zawodowa posługuje się swoim własnym językiem. Używanie żargonu w kontaktach z osobami spoza danej grupy, jest najczęstszą przyczyną nieporozumień. To, co jest zrozumiałe dla nas, dla kogoś innego może być albo kompletnie nieczytelne albo błędnie zrozumiane. Pisząc, należy posługiwać się językiem, co do którego będziemy mięli pewność, że będzie zrozumiały dla wszystkich.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podobnie, nasza wypowiedź powinna być jak najbardziej konkretna. Nie używajmy zwrotów nieostrych, niedookreślonych oraz terminów wieloznacznych. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że nasz odbiorca zrozumie nas tak, jak tego chcemy. Pozostawiając mu swobodę interpretacji, nie dajemy mu szansy na zajęcie konkretnego stanowiska, ani możliwości przeprowadzenia dokładnej analizy.

Polecamy: Korespondencja w biznesie

Używajmy optymistycznych określeń, zamiast spiętrzać problemy, proponujmy ich rozwiązanie. Nawet negatywne uwagi da się zapisać w sposób sugerujący korzystne wyjście z sytuacji.

Zamiast „Bez potwierdzenia faktury, nie będziemy prowadzić dalszych prac”, możemy napisać „Jak tylko otrzymamy od Państwa potwierdzenie faktury, od razu przystąpimy do dalszych prac”. Brzmi inaczej, prawda?

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    REKLAMA