Firmy negatywnie oceniają pracę z fakturami

Jest to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które ukazuje trendy i praktyki w polskich organizacjach w zakresie obiegu dokumentów kosztowych. Wyniki badań pokazują, że 44 proc. firm negatywnie ocenia pracę z fakturami.

Praca z fakturami jest czasochłonna i wiąże się z ciągłym kopiowaniem dokumentów, które naraża działalność na bezpośrednie straty finansowe i czasowe – to podstawowe wnioski płynące z pierwszego w Polsce badania obiegu faktur kosztowych. Ponad połowa respondentów deklaruje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od 2 do 7 dni.

Aż 17 proc. firm potrzebuje do 14 dni na stosowne zaksięgowanie kosztu. Według badanych najdłużej trwa opis merytoryczny faktury (43 proc.) i akceptacja finansowa (25 proc.). Od tego, kto zarządza fakturą zależy czas jej zaksięgowania. Kiedy dekretowanie i opisanie faktury leży w gestii księgowej, czas procesu nie przekroczy 1 dnia (65 proc.). 

Polecamy: Wybór formy opodatkowania dochodów firmy

Jeśli zadanie powierzy się pracownikowi odpowiedzialnemu za koszt, czas wydłuża się nawet pięciokrotnie. Jednocześnie prawie 50 proc. ankietowanych potwierdziło, że nie znajduje czasu na pracę z fakturami.

– Wyniki badania ukazują wyraźnie, jak strategiczna w firmach jest tematyka faktur i ile różnorodnych problemów jest z nimi związanych. Zdefiniowanie trudności w pracy z fakturami dało nam szanse na przyjrzenie się całemu procesowi obiegu faktur od wewnątrz, dzięki czemu utożsamiając się z organizacjami możemy zarekomendować właściwe rozwiązania i wskazać stosowne trendy i praktyki na których można się wzorować.

Jest to ważny krok szczególne teraz, kiedy większość organizacji przeprowadza procesy reorganizacyjne i szuka oszczędności – tłumaczy Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl

Polskie firmy toną w dużych ilościach wielokrotnie kopiowanych faktur. Pracownicy bardzo często powielają faktury i załączone do nich dokumenty, aby w późniejszym czasie móc skorzystać z danych na nich zawartych.

Takie praktyki narażają organizacje na duże straty finansowe z tytułu zużytego papieru. Według badania organizacja średnio przyjmuje ok. 1300 faktur miesięcznie. Jeśli założymy, iż tylko połowa faktur jest kopiowana przez jedną osobę, to generowany jest koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru, co w skali roku daje prawie 8 tys.

Dodatkowo użytych kartek papieru. Duża ilość powielanych dokumentów prowadzi do częstych zagubień faktury – ponad 1/3 badanych uważa to za największą uciążliwość.

Polecamy: Comiesięczne obowiązki przedsiębiorców