Sąd doręczy pismo e-mailem. A co jeśli email nie dotrze?

• Jak będzie działać doręczanie pism sądowych e-mailem?
• Jakie są najczęstsze przyczyny niedoręczenia e-maila?
• Jak zweryfikować czy e-mail dotarł?
• Sądy online badają skuteczność doręczeń mailowych
• Pozwy mailem w sprawach sądowych tak, ale z możliwością weryfikacji!

Jak będzie działać doręczanie pism sądowych e-mailem?

Przepisy planowanej nowelizacji Kpc, wprowadzające e-licytację nieruchomości mówią, że przystępując do sporu sądowego w sprawach cywilnych, adwokaci i radcowie prawni będą musieli podać adres e-mailowy. Następnego dnia po wysłaniu pisma z sądu na podaną skrzynkę, zostanie ono uznane za doręczone i to niezależnie od tego, czy pełnomocnik odebrał wiadomość, czy nie. Nowe przepisy budzą opór środowisk prawniczych. Profesjonalni pełnomocnicy boją się, że będą otrzymywać wiadomości również podczas np. urlopów, co sprawi, że staną się „niewolnikami” skrzynek pocztowych. Tymczasem publicznej dyskusji umyka jeszcze jedna, istotna rzecz: mail z sądu może nie dotrzeć do adresata z różnych przyczyn technicznych, często w ogóle przez adresata niezawinionych.

Jakie są najczęstsze przyczyny niedoręczenia e-maila?

W ocenie projektodawców, dla każdego użytkownika poczty elektronicznej oczywiste jest, że e-maile dochodzą do adresata niemal w czasie rzeczywistym. Czy jednak tak jest na pewno? Każdy doświadczył przecież sytuacji, kiedy wysyłany przez niego e-mail z jakichś powodów do adresata nie dotarł. Informatycy wyróżniają prawie 150 przyczyn takiego stanu rzeczy. Ktoś może zrobić błąd w adresie. Serwer nadawcy może zostać automatycznie uznany za spamujący przez oprogramowanie serwera adresata. Rozmiar wiadomości może przekroczyć określony limit. Skrzynka odbiorcza może być pełna. Serwer pocztowy może być czasowo niedostępny. Adresat może w ogóle zablokować możliwość otrzymywania wiadomości od konkretnego nadawcy. I tak dalej.

Jak zweryfikować czy e-mail dotarł?

O ile w przypadku doręczeń listów poleconych sąd może bez trudu ustalić, dlaczego list do adresata nie dotarł (listonosz podaje przyczynę na formularzu odbioru - na przykład: „adresat wyprowadził się”), o tyle w przypadku korespondencji mailowej projektowane przepisy takiej procedury w ogóle nie przewidują. Sekretariat sądu wyśle więc po prostu przesyłkę do strony i uzna ją za doręczoną. Pracownik sądu nie będzie miał obowiązku wysyłać jej ponownie, nawet, gdyby sam zauważył jakieś nieprawidłowości.

Cała odpowiedzialność za techniczne problemy z doręczeniem wiadomości zostanie przerzucona na adresata. Takie postawienie sprawy miałoby uzasadnienie, gdyby jednocześnie przewidziano dla stron mechanizm weryfikacji, dlaczego dana przesyłka do nich nie dotarła. Strona, która z powodów technicznych maila nie dostała, mogłaby wówczas obalić fikcję, że został jej doręczony twierdząc, że np. jej serwer pocztowy automatycznie uznał serwer sądu za spamujący. W nowej rzeczywistości, strony takiej możliwości jednak mieć nie będą. Nowe przepisy nie przewidują bowiem obowiązku badania logów serwerów pocztowych nadawcy i odbiorcy przez administrację sądu.

Sądy online badają skuteczność doręczeń mailowych

Tymczasem sądy elektroniczne przywiązują dużą wagę do doręczeń mailowych. Nie dość, że uchybienia w tym zakresie mogą pozbawić stronę procesu możliwości obrony, to jeszcze po ludzku wyrządzić jej wielką krzywdę. W Pierwszym Elektronicznym Sądzie Polubownym przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej Ultima Ratio, jeżeli wiadomość nie dociera do adresata, na profilu sprawy pojawia się widoczny dla wszystkich komunikat techniczny. Administrator systemu IT bada też „z urzędu” przyczynę braku doręczenia wiadomości.

Oczom arbitra i stron ukazuje się następujący komunikat (przykład z rzeczywistej sprawy):

Dzięki takiemu raportowi, arbiter może ze spokojnym sumieniem uznać pozew za skutecznie doręczony. Z wyjaśnień administratora IT sądu wynika bowiem, że w umowie stron wskazano nieistniejący adres e-mail, a zatem skutki takiego zaniedbania jednoznacznie obciążają tę stronę, która taki adres wskazała. Co ważne, raport zawiera również szczegółowy komunikat techniczny z serwera pocztowego sądu.

Jeżeli w przyszłości okaże się, że pozwany ma pretensje do arbitra o uznanie przesyłki z dnia 22 lutego 2021 roku za doręczoną, będzie mógł podnieść w postępowaniu klauzulowym odpowiedni zarzut. Na profilu sprawy znajdzie pozwany wszelkie niezbędne informacje i dane.

Pozwy mailem w sprawach sądowych tak, ale z możliwością weryfikacji!

Trudno jest podzielić argumenty prawników o tym, że doręczenia mailowe „przykują ich do maila” oraz że nie będą mogli przez nie wziąć urlopu. Jeżeli społeczeństwo chce szybkiego wymiaru sprawiedliwości, moment, kiedy sąd doręcza stronom zarządzenia, pisma czy orzeczenia, nie może zależeć od ich swobodnej woli. Niemniej jednak proponowany sposób dokonania takiej regulacji budzi poważne wątpliwości natury zarówno prawnej jak i informatycznej. W Ultima Ratio odsetek nieprawidłowo doręczanych przesyłek z pozwem to mniej więcej 1%. Na szczęcie, późniejsze doręczenia odbywają się już w systemie IT Sądu. Polegają na publikacji pisma na profilu sprawy, o czym strony są natychmiast informowane m.in. SMS-em oraz powiadomieniem push.

Robert Szczepanek, CEO Causa Finita S.A., producenta systemu IT dla Pierwszego Elektronicznego Sądu Polubownego przy Stowarzyszeniu Notariuszy RP

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA