reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować?

Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować?

Głównym celem protokołowania jest jak najdokładniejsze i najwierniejsze oddanie faktycznego przebiegu obrad. Zredagowanie ostatecznej wersji sprawozdania wymaga opracowania sporządzonych podczas zebrania notatek.

Ostateczna wersja protokołu powinna pozwolić czytającej go osobie na szybkie przypomnienie sobie wydarzeń mających miejsce podczas obrad, decyzji, które podjęto a także ma ułatwić czytelnikowi bieżące orientowanie się w sprawach firmy. Aby spełnić te wymagania, wystarczy przestrzegać kilku zasad.

Prosty styl

Nikt nie lubi czytać wymyślnych wielokrotnie złożonych piętrowych zdań. Protokół powinien charakteryzować się zwięzłymi prostymi zdaniami i niewyszukanym słownictwem. Dzięki temu będzie czytelny i łatwy do przejrzenia. Użycie prostego języka świadcz również o zrozumieniu treści, która ma być w nim przekazana.

Przy opracowywaniu protokołu należy uwzględnić też sytuację, że mogą go przeczytać osoby z zewnątrz. Dlatego należy unikać żargonu i bardzo specjalistycznych określeń lub koncepcji.

Precyzja

W protokole należy wystrzegać się wszelkich określeń, które mogą stwarzać jakiekolwiek niejasności, czy dwuznaczności. Należy unikać wyrażeń nieostrych, a używać tych, których interpretacja jest wszystkim znana i oczywista.

Porównaj: Jakie są metody protokołowania?

Nie komentować

Osoba przygotowująca sprawozdanie powinna powstrzymać się od umieszczania w nim jakichkolwiek własnych komentarzy. Zapisy typu „wydaje mi się”, „chyba można rozumieć to w ten sposób, że..” świadczą jedynie o braku profesjonalizmu takiej osoby i kompletnym niezrozumieniu przytaczanej treści.

Jeśli przy opracowywaniu protokołu mamy jakiekolwiek wątpliwości lub nie jesteśmy czegoś pewni, można zapytać prowadzącego lub zainteresowanych uczestników, czy zapis protokołu w pełni oddaje poglądy zebranych.

Narracja

Przy opracowywaniu ostatecznej wersji protokołów należy unikać cytowania mówców. Uczestnicy prędzej zaakceptują streszczenie swojej wypowiedzi, niż ich dosłowne zacytowanie (zwłaszcza, jeżeli odbiegli od tematu, czy wyrazili się w nieprzychylny sposób na temat innej osoby).

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Streszczanie wypowiedzi jest korzystne jeżeli chodzi o utrzymanie dobrego wizerunku firmy i przedstawienie uczestników jako zgrany zespół.

Karolina Zaborska

reklama

Czytaj także

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Przy opracowywaniu protokołu należy uwzględnić też sytuację, że mogą go przeczytać osoby z zewnątrz.
Przy opracowywaniu protokołu należy uwzględnić też sytuację, że mogą go przeczytać osoby z zewnątrz.

Nowa matryca stawek VAT – Usługi Nowa matryca stawek VAT - Towary - STANDARD378.00 zł
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

reklama
reklama

POLECANE

reklama

Koronawirus a przedsiębiorcy

reklama

Ostatnio na forum

reklama

Pomysł na biznes

reklama

Eksperci portalu infor.pl

PwC Studio

Serwis prawno-podatkowy PwC

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama