Odprawa jako jedna z form prowadzenia zebrań

Odprawa

Ta forma spotkania jest właściwa przede wszystkim w sytuacjach, w których chcemy przekazać pewnej grupie osób jakąś informację, a z pewnych względów nie chcemy robić tego za pomocą notatki służbowej, czy wysłania emaili. Taka forma komunikacji dotycząca np. postępów w firmie albo analizy błędów, zazwyczaj zakłada, że na koniec uczestnicy zebrania będą mogli wygłosić swoje opinie albo, że spotkanie zakończy się dyskusją.

Tego typu konferencje powinny trwać maksymalnie około godziny – półtorej. Wielogodzinne wykłady mogą wywołać znudzenie i frustracje uczestników spotkania, bez względu na atrakcyjność przedstawianego tematu.

Polecamy: Jak nie dopuścić do zakłócenia obrad?

Warto pamiętać o tym, aby tego typu zebrań nie zwoływać z „zaskoczenia” – informację o jego terminie, miejscu oraz temacie należy wcześniej przesłać wszystkim zainteresowanym. Dobrze jest też dodatkowo taką informację wywiesić w miejscu dostępnym dla wszystkich – dzięki temu będziemy mieć pewność, że nikomu „nie umknie” jego termin. Wcześniejsze poinformowanie zainteresowanych o temacie zebrania pozwoli im też na ewentualne przygotowanie pytań do osoby prowadzącej, czy też przygotowanie się do dyskusji.

Zebrania zawsze nieco dezorganizują pracę firmy, dlatego odprawę najlepiej zorganizować w takim dniu i o takiej porze, aby osoby biorące w niej udział, nie były „zawalone” obowiązkami i mogły w pełni skoncentrować się na przekazywanych treściach.

Przed zwołaniem zebrania w formie odprawy należy także zastanowić się nad usadzeniem jego uczestników. W tej sytuacji najlepiej sprawdza się układ „teatralny”, polegający na wyeksponowaniu osoby prowadzącego, który siedzi twarzą do wszystkich. Reszta uczestników siedzi na krzesłach ustawionych w szereg. Układ ten zapewnia maksymalny kontakt prowadzącego z każdym z uczestników i ułatwia sprane przeprowadzenie zebrania.

Polecamy: Techniczne przygotowanie zebrania

W zależności od potrzeby, do tego układu można też wprowadzić kilka biurek, czy małych stolików. Jest to niezwykłe ułatwienie, jeśli uczestnicy, których liczba nie jest zbyt duża, mają wypełniać jakieś ankiety lub formularze.