Techniczne przygotowanie zebrania

Sala konferencyjna

Chociaż warunki lokalowe zależą zwłaszcza od ilości środków finansowych, które mogą być na nie przeznaczone, to jednak nie należy oszczędzać na sali konferencyjnej. Przede wszystkim, nie może ona być zbyt mała. Teoretycznie możliwe jest zgromadzenie 10 – 12 osób na powierzchni 11 – 12 m2, ale nie jest to najlepsze rozwiązanie. Ścisk i duchota zdecydowanie nie sprzyjają koncentracji i twórczemu myśleniu.

Najlepszym miejscem dla swobodnej dyskusji są przestronne i przewiewne pomieszczenia – optymalna sala dla 12 osób powinna mieć ok. 21 m². 

Najlepsze wyniki daje przeprowadzenie spotkania w pomieszczeniu, w którym znajdują się duże powierzchnie okienne, dające dużo naturalnego światła. Nie bez znaczenia jest także widok rozpościerający się za oknem – najbardziej pożądane są otwarte przestrzenie (dlatego prawdopodobnie największym powodzeniem cieszą się sale znajdujące się na najwyższych kondygnacjach budynków).

Zobacz także: Organizacja przyjęć w biurze

Krzesła

Niektórzy organizatorzy zebrań myślą, że jeśli usadzą uczestników na niewygodnych krzesłach, to nie pozwoli im to zapaść w sen i sprawi, że będą bardziej skoncentrowani. Nic bardziej mylnego. Niewygodne krzesła spowodują, że nikt nie będzie zwracał uwagi na dyskusję, a tylko spoglądał na zegarek wyczekując końca spotkania albo wiercił się szukając najwygodniejszej pozycji. Warto więc zapewnić uczestnikom minimum komfortu w postaci wygodnych siedzisk.

Sprawdzenie sprzętu

Jeżeli na zebraniu ma być używany jakikolwiek sprzęt – np. rzutnik, magnetowid, czy komputer, należy wcześniej sprawdzić, czy urządzenie na pewno działa. Jest to też dobry moment na „wypróbowanie” funkcji sprzętu, jeśli go wcześniej nie znaliśmy.

Podobnie należy sprawdzić, czy jesteśmy zaopatrzeni w stojaki z arkuszami papieru, ewentualnie tablice, a także czy mamy czym po nich pisać. Te proste czynności pozwolą nam uniknąć wpadki, np. gdy chcemy zrobić pokaz slajdów a okaże się, że rzutnik nie działa albo nie potrafimy go obsłużyć.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Papier i przybory do pisania

Na bardziej profesjonalne zebrania warto przygotować dodatkowe notatniki i długopisy. Jeśli spotkanie dotyczy kwestii finansowych, dobrze jest mieć pod ręką kilka dodatkowych kalkulatorów. Pozwoli to uniknąć niezręcznej sytuacji, gdyby okazało się, że część gości zapomniała tego typu przyborów.

Karolina Zaborska