REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretarki podczas zebrań

Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad.
Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad.

REKLAMA

REKLAMA

Sekretarka ciągle jeszcze kojarzy się z „panią Krysią”, która przed gabinetem szefa pije kawę i plotkuje z koleżankami. Jej rola sprowadza się do niedopuszczania interesantów i „ochrona” przełożonego. Raczej nikt nie spodziewa się, że taka osoba mogłaby wnieść jakikolwiek merytoryczny wkład w jakąkolwiek dyskusję.

Mimo, że czasy się zmieniły i „sekretarkę” coraz częściej zastępuje „asystentka” stereotyp pozostał. No może z tą różnicą, że asystentka, w przeciwieństwie do sekretarki, powinna ładnie wyglądać i być swojego rodzaju wizytówką firmy.

REKLAMA

Mało kto zdaje sobie jednak sprawę, że dzisiejsza sekretarka/asystentka jest zazwyczaj prawą ręką szefa, a tym bardziej prowadzącego zebranie. To na jej głowie spoczywają wszelkie kwestie organizacyjne, począwszy od zorganizowania sali na spotkanie, po pilnowanie, aby zebranie przebiegało wedle wcześniej ustalonego porządku obrad.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

REKLAMA

Dzisiejsza sekretarka/asystentka musi posiadać cechy i umiejętności, jakimi w zasadzie powinien charakteryzować się przewodniczący zebrania. Są to, między innymi:
- umiejętność słuchania innych,
- zdolność precyzyjnego i logicznego myślenia,
- panowanie nad emocjami uczestników,
- wiedza, ale nie ekspercka,
- obiektywizm

Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad. To z nią, a nie z prowadzącym, kontaktują się pozostali uczestnicy zebrania w sprawie ewentualnych nieobecności, przesunięcia terminu spotkania, ale także w sprawie wywiązania się z poprzednio przydzielonych zadań.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To ona, jako osoba najbardziej zorientowana w rozkładzie zajęć uczestników może zasugerować prowadzącemu kolejność tematów obrad. Może także przekazywać mu wszelkie tego typu sugestie od poszczególnych uczestników. Znając lepiej od szefa nastroje w firmie, może mu także zasugerować tematy, które powinny znaleźć w porządku obrad, albo na co należy zwrócić szczególną uwagę.

REKLAMA

Sekretarka dba również o wszystkie aspekty organizacyjne zebrania – poczynając od wynajęcia odpowiednio dużej sali dla uczestników, po zapewnienie im ciepłych lub zimnych napojów. Przy dużej liczbie osób lub paru zebraniach w ciągu tygodniach nie jest to proste zadanie.

Sekretarka zajmuje się również przygotowywaniem i rozsyłaniem protokołów z obrad. Pewnie z tego względu, że podczas zebrań jest przede wszystkim biernym słuchaczem i zajmuje się głównie robieniem notatek, często uważana jest za zupełnie niepotrzebnego uczestnika spotkania. Mało kto pamięta, że protokoły, które dostaje są przygotowywane właśnie przez nią. Sporządzenie syntetycznego dokumentu z przebiegu zebrania, które nierzadko ma bardzo burzliwy przebieg nie jest łatwym zadaniem.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Każda asystentka musi też mieć dużo lepszą „pamięć”, niż przewodniczący – powinna między innymi znać wszelkie panujące w firmie reguły i procedury. To do niej należy przypomnienie wszystkim uczestnikom o poufności obrad, czy też sprawdzenie, czy osoby, które zobowiązały się do wykonania jakiegoś zadania zobowiązały się z niego.

Karolina Zaborska

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek dochodowy 2025: skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Trzeba szybko decydować się na wybór formy opodatkowania, jaki termin - do kiedy

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

Wygrywamy dzięki pracownikom [WYWIAD]

Rozmowa z Beatą Rosłan, dyrektorką HR w Jacobs Douwe Egberts, o tym, jak skuteczna polityka personalna wspiera budowanie pozycji lidera w branży.

Zespół marketingu w organizacji czy outsourcing usług – które rozwiązanie jest lepsze?

Lepiej inwestować w wewnętrzny zespół marketingowy czy może bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest outsourcing usług marketingowych? Marketing odgrywa kluczową rolę w sukcesie każdej organizacji. W dobie cyfryzacji i rosnącej konkurencji firmy muszą stale dbać o swoją obecność na rynku, budować markę oraz skutecznie docierać do klientów.

REKLAMA

Rekompensata dla rolnika za brak zapłaty za sprzedane produkty rolne. Wnioski tylko do 31 marca 2025 r.

Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi przypomina, że od 1 lutego do 31 marca 2025 r. producent rolny lub grupa może złożyć do oddziału terenowego Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR) wniosek o przyznanie rekompensaty z tytułu nieotrzymania zapłaty za sprzedane produkty rolne od podmiotu prowadzącego skup, przechowywanie, obróbkę lub przetwórstwo produktów rolnych, który stał się niewypłacalny w 2023 lub 2024 r. - w rozumieniu ustawy o Funduszu Ochrony Rolnictwa (FOR).

Zintegrowane raportowanie ESG zaczyna już być standardem. Czy w Polsce też?

96% czołowych firm na świecie raportuje zrównoważony rozwój, a 82% włącza dane ESG do raportów rocznych. W Polsce 89% dużych firm publikuje takie raporty, ale tylko 22% działa zgodnie ze standardami ESRS, co stanowi wyzwanie dla konkurencyjności na rynku UE.

REKLAMA