REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rola sekretarki podczas zebrań

Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad.
Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad.

REKLAMA

REKLAMA

Sekretarka ciągle jeszcze kojarzy się z „panią Krysią”, która przed gabinetem szefa pije kawę i plotkuje z koleżankami. Jej rola sprowadza się do niedopuszczania interesantów i „ochrona” przełożonego. Raczej nikt nie spodziewa się, że taka osoba mogłaby wnieść jakikolwiek merytoryczny wkład w jakąkolwiek dyskusję.

Mimo, że czasy się zmieniły i „sekretarkę” coraz częściej zastępuje „asystentka” stereotyp pozostał. No może z tą różnicą, że asystentka, w przeciwieństwie do sekretarki, powinna ładnie wyglądać i być swojego rodzaju wizytówką firmy.

REKLAMA

Mało kto zdaje sobie jednak sprawę, że dzisiejsza sekretarka/asystentka jest zazwyczaj prawą ręką szefa, a tym bardziej prowadzącego zebranie. To na jej głowie spoczywają wszelkie kwestie organizacyjne, począwszy od zorganizowania sali na spotkanie, po pilnowanie, aby zebranie przebiegało wedle wcześniej ustalonego porządku obrad.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

REKLAMA

Dzisiejsza sekretarka/asystentka musi posiadać cechy i umiejętności, jakimi w zasadzie powinien charakteryzować się przewodniczący zebrania. Są to, między innymi:
- umiejętność słuchania innych,
- zdolność precyzyjnego i logicznego myślenia,
- panowanie nad emocjami uczestników,
- wiedza, ale nie ekspercka,
- obiektywizm

Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad. To z nią, a nie z prowadzącym, kontaktują się pozostali uczestnicy zebrania w sprawie ewentualnych nieobecności, przesunięcia terminu spotkania, ale także w sprawie wywiązania się z poprzednio przydzielonych zadań.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To ona, jako osoba najbardziej zorientowana w rozkładzie zajęć uczestników może zasugerować prowadzącemu kolejność tematów obrad. Może także przekazywać mu wszelkie tego typu sugestie od poszczególnych uczestników. Znając lepiej od szefa nastroje w firmie, może mu także zasugerować tematy, które powinny znaleźć w porządku obrad, albo na co należy zwrócić szczególną uwagę.

REKLAMA

Sekretarka dba również o wszystkie aspekty organizacyjne zebrania – poczynając od wynajęcia odpowiednio dużej sali dla uczestników, po zapewnienie im ciepłych lub zimnych napojów. Przy dużej liczbie osób lub paru zebraniach w ciągu tygodniach nie jest to proste zadanie.

Sekretarka zajmuje się również przygotowywaniem i rozsyłaniem protokołów z obrad. Pewnie z tego względu, że podczas zebrań jest przede wszystkim biernym słuchaczem i zajmuje się głównie robieniem notatek, często uważana jest za zupełnie niepotrzebnego uczestnika spotkania. Mało kto pamięta, że protokoły, które dostaje są przygotowywane właśnie przez nią. Sporządzenie syntetycznego dokumentu z przebiegu zebrania, które nierzadko ma bardzo burzliwy przebieg nie jest łatwym zadaniem.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Każda asystentka musi też mieć dużo lepszą „pamięć”, niż przewodniczący – powinna między innymi znać wszelkie panujące w firmie reguły i procedury. To do niej należy przypomnienie wszystkim uczestnikom o poufności obrad, czy też sprawdzenie, czy osoby, które zobowiązały się do wykonania jakiegoś zadania zobowiązały się z niego.

Karolina Zaborska

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy polskie firmy są gotowe na ESG?

Współczesny świat biznesu zakręcił się wokół kwestii związanych z ESG. Ta koncepcja, będąca wskaźnikiem zrównoważonego rozwoju, wpływa nie tylko na wielkie korporacje, ale coraz częściej obejmuje także małe i średnie przedsiębiorstwa. W dobie rosnących wymagań związanych ze zrównoważonością społeczną i środowiskową, ESG jest nie tylko wyzwaniem, ale również szansą na budowanie przewagi konkurencyjnej.

ESG u dostawców czyli jak krok po kroku wdrożyć raportowanie ESG [Mini poradnik]

Wdrażanie raportowania ESG (środowiskowego, społecznego i zarządczego) to niełatwe zadanie, zwłaszcza dla dostawców, w tym działających dla większych firm. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że wystarczy powołać koordynatora i zebrać dane, to tak naprawdę proces ten wymaga zaangażowania całej organizacji. Jakie są pierwsze kroki do skutecznego raportowania ESG? Na co zwrócić szczególną uwagę?

ESG to zielona miara ryzyka, która potrzebuje strategii zmian [Rekomendacje]

Żeby utrzymać się na rynku, sprostać konkurencji, a nawet ją wyprzedzić, warto stosować się do zasad, które już obowiązują dużych graczy. Najprostszym i najbardziej efektywnym sposobem będzie przygotowanie się, a więc stworzenie mapy działania – czyli strategii ESG – i wdrożenie jej w swojej firmie. Artykuł zawiera rekomendacje dla firm, które dopiero rozpoczynają podróż z ESG.

Ratingi ESG: katalizator zmian czy iluzja postępu?

Współczesny świat biznesu coraz silniej akcentuje znaczenie ESG jako wyznacznika zrównoważonego rozwoju. W tym kontekście ratingi ESG odgrywają kluczową rolę w ocenie działań firm na polu odpowiedzialności środowiskowe, społecznej i zarządzania. Ale czy są one rzeczywistym impulsem do zmian, czy raczej efektowną fasadą bez głębszego wpływu na biznesową rzeczywistość? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

REKLAMA

Zrównoważony biznes czyli jak strategie ESG zmienią reguły gry?

ESG to dziś megatrend, który dotyczy coraz więcej firm i organizacji. Zaciera powoli granicę między sukcesem a odpowiedzialnością biznesu. Mimo, iż wymaga od przedsiębiorców wiele wysiłku, ESG dostarcza m.in. nieocenione narzędzie, które może nie tylko przekształcić biznes, ale również pomóc budować lepszą przyszłość. To strategia ESG zmienia sposób działania firm na zrównoważony i odpowiedzialny.

Podatek od nieruchomości może być niższy. Samorządy ustalają najwyższe możliwe stawki

Podatek od nieruchomości może być niższy. To samorządy ustalają najwyższe możliwe stawki, korzystając z widełek ustawowych. Przedsiębiorcy apelują do samorządów o obniżenie podatku. Niektóre firmy płacą go nawet setki tysięcy w skali roku.

Jakie recenzje online liczą się bardziej niż te pozytywne?

Podejmując decyzje zakupowe online, klienci kierują się kilkoma ważnymi kryteriami, z których opinie odgrywają kluczową rolę. Oczekują przy tym, że recenzje będą nie tylko pozytywne, ale również aktualne. Potwierdzają to wyniki najnowszego badania TRUSTMATE.io, z którego wynika, że aż 73% Polaków zwraca uwagę na aktualność opinii. Zaledwie 1,18% respondentów nie uważa tego za istotne.

Widzieć człowieka. Czyli power skills menedżerów przyszłości

W świecie nieustannych zmian empatia i zrozumienie innych ludzi stają się fundamentem efektywnej współpracy, kreatywności i innowacyjności. Kompetencje przyszłości są związane nie tylko z automatyzacją, AI i big data, ale przede wszystkim z power skills – umiejętnościami interpersonalnymi, wśród których zarządzanie różnorodnością, coaching i mentoring mają szczególne znaczenie.

REKLAMA

Czy cydry, wina owocowe i miody pitne doczekają się wersji 0%?

Związek Pracodawców Polska Rada Winiarstwa wystąpił z wnioskiem do Ministra Rolnictwa o nowelizację ustawy o wyrobach winiarskich. Powodem jest brak regulacji umożliwiających polskim producentom napojów winiarskich, takich jak cydr, wina owocowe czy miody pitne, oferowanie produktów bezalkoholowych. W obliczu rosnącego trendu NoLo, czyli wzrostu popularności napojów o zerowej lub obniżonej zawartości alkoholu, coraz więcej firm z branży alkoholowej wprowadza takie opcje do swojej oferty.

Czy darowizna na WOŚP podlega odliczeniu od podatku? Komentarz ekspercki

W najbliższą niedzielę (26.01.2025 r.) swój Finał będzie miała Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy. Bez wątpienia wielu przedsiębiorców, jak również tysiące osób prywatnych, będzie wspierać to wydarzenie, a z takiego działania płynie wiele korzyści. Czy darowizna na WOŚP podlega odliczeniu od podatku?

REKLAMA