Rola sekretarki podczas zebrań

Mimo, że czasy się zmieniły i „sekretarkę” coraz częściej zastępuje „asystentka” stereotyp pozostał. No może z tą różnicą, że asystentka, w przeciwieństwie do sekretarki, powinna ładnie wyglądać i być swojego rodzaju wizytówką firmy.

Mało kto zdaje sobie jednak sprawę, że dzisiejsza sekretarka/asystentka jest zazwyczaj prawą ręką szefa, a tym bardziej prowadzącego zebranie. To na jej głowie spoczywają wszelkie kwestie organizacyjne, począwszy od zorganizowania sali na spotkanie, po pilnowanie, aby zebranie przebiegało wedle wcześniej ustalonego porządku obrad.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Dzisiejsza sekretarka/asystentka musi posiadać cechy i umiejętności, jakimi w zasadzie powinien charakteryzować się przewodniczący zebrania. Są to, między innymi:
- umiejętność słuchania innych,
- zdolność precyzyjnego i logicznego myślenia,
- panowanie nad emocjami uczestników,
- wiedza, ale nie ekspercka,
- obiektywizm

Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad. To z nią, a nie z prowadzącym, kontaktują się pozostali uczestnicy zebrania w sprawie ewentualnych nieobecności, przesunięcia terminu spotkania, ale także w sprawie wywiązania się z poprzednio przydzielonych zadań.

To ona, jako osoba najbardziej zorientowana w rozkładzie zajęć uczestników może zasugerować prowadzącemu kolejność tematów obrad. Może także przekazywać mu wszelkie tego typu sugestie od poszczególnych uczestników. Znając lepiej od szefa nastroje w firmie, może mu także zasugerować tematy, które powinny znaleźć w porządku obrad, albo na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Sekretarka dba również o wszystkie aspekty organizacyjne zebrania – poczynając od wynajęcia odpowiednio dużej sali dla uczestników, po zapewnienie im ciepłych lub zimnych napojów. Przy dużej liczbie osób lub paru zebraniach w ciągu tygodniach nie jest to proste zadanie.

Sekretarka zajmuje się również przygotowywaniem i rozsyłaniem protokołów z obrad. Pewnie z tego względu, że podczas zebrań jest przede wszystkim biernym słuchaczem i zajmuje się głównie robieniem notatek, często uważana jest za zupełnie niepotrzebnego uczestnika spotkania. Mało kto pamięta, że protokoły, które dostaje są przygotowywane właśnie przez nią. Sporządzenie syntetycznego dokumentu z przebiegu zebrania, które nierzadko ma bardzo burzliwy przebieg nie jest łatwym zadaniem.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Każda asystentka musi też mieć dużo lepszą „pamięć”, niż przewodniczący – powinna między innymi znać wszelkie panujące w firmie reguły i procedury. To do niej należy przypomnienie wszystkim uczestnikom o poufności obrad, czy też sprawdzenie, czy osoby, które zobowiązały się do wykonania jakiegoś zadania zobowiązały się z niego.

Karolina Zaborska