Ostateczna wersja protokołu – rodzaje

Stenogram

Ta wersja polega na dosłownym zapisie wszystkiego, co działo się na zebraniu. Jego zasadniczą wadą jest to, że w zasadzie nie ma on zastosowania w firmach prowadzących działalność gospodarczą. Na ogół tego typu sprawozdania stosowane są dla protokołowania obrad parlamentarnych, czy rozpraw sądowych. W firmach mogą być przydatne jedynie w zapisie zeznań świadków, np. w sprawach dotyczących przepisów bhp lub rozpraw dyscyplinarnych.

Narracja

Jedna z najbardziej przydatnych wersji zapisu protokołów w przedsiębiorstwach. Dzięki syntezie z przebiegu obrad może (i jest) stać się dokumentem archiwalnym i zostać włączonym do archiwum firmy.

Tego rodzaju sprawozdanie pozwala oddać pełen przebieg obrad, wraz z opisem mających miejsce dyskusji i przytoczeniem treści opinii poszczególnych uczestników. Pozwala na szybkie zorientowanie się, jakie decyzje zatwierdzono, kogo wyznaczono do jakich zadań, kto zgłosił zastrzeżenia przy podejmowaniu decyzji. Prócz tego daje obraz, czy na pewno rozważono wszystkie warianty rozwiązań, czy zaproszono odpowiednich ekspertów itd. Ma to znaczenie zwłaszcza przy kontrolowaniu działalności firmy.

Porównaj: Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować

Uchwały i decyzje

Zawierają w sobie treść podjętych uchwał lub decyzji. Dyskusję poprzedzającą ich zatwierdzenie należy sporządzić w formie narracji.

Plan działań

Ma stanowić swoistego rodzaju przypomnienie, kto został przydzielony lub sam się zobowiązał do wykonania danego rodzaju działań. Protokół taki będzie stanowił później bazę do rozliczenia się z wykonania zadania.

Polecamy serwis Szkolenia

Karolina Zaborska