Obowiązki sekretarki

Zakres obowiązków na stanowisku asystentki zarządu obejmuje:

Sprawy administracyjno-gospodarcze

1. Samodzielne prowadzenie sekretariatu z uwzględnieniem następujących zadań:

• przepisywanie na komputerze wszelkiej korespondencji i sprawozdań zleconych przez szefa;
• opracowanie korespondencji w zakresie administracyjno-gospodarczym,
• przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty;
• gromadzenie i przechowywanie dokumentacji;
• przygotowywanie zebrań i konferencji.

Redakcja poleca: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Czy sekretarka może zabrać głos w dyskusji?

Polecamy poradnik: Nowe obowiązki dla prowadzących księgę przychodów i rozchodów

2. Organizowanie i zaopatrywanie firmy w materiały potrzebne do funkcjonowania biura:

•  artykuły i materiały biurowe;
•  prasę określoną przez szefa;
•  przedmioty nietrwałe;
•  środki trwałe i zaopatrzenie socjalne.

INFORAKADEMIA poleca: 10 przykazań RODO dla pracodawców

3. Prowadzenie ubezpieczeń rzeczowych wszystkich składników majątkowych firmy.

4. Prowadzenie w porozumieniu z przełożonym firmy spraw administracyjnych oraz sprawozdawczość w zakresie tego zagadnienia.

5. Dbałość o czystość, ład i porządek w sekretariacie i gabinecie prezesa.

Sprawy osobowe

1. Zakładanie, prowadzenie i aktualizowanie akt osobowych;
2. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników;
3. Prowadzenie rejestru zarządzeń i uchwał Zarządu firmy.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Polecamy: Kto się boi e-faktury?

Współpraca z przełożonym

1. Ustalanie codziennego dnia pracy;
2. Ustalanie planu tygodniowego pracy i spotkań szefa;
3. Prowadzenie terminarza spotkań;
4. Przygotowywanie podróży służbowych;
5. Przygotowywanie konferencji i narad;
6. Czynny udział w przygotowanie wizyty gości;
7. Obsługa szefa i jego gości - serwowanie napojów, rezerwacja hoteli, organizacja spotkań ect.

Inne polecenia przełożonego

Pamiętaj, aby każdego polecenia szefa nie przymierzać do zakresu czynności i sprawdzać czy należą one do Twoich obowiązków, ale także aby nie zgadzać się na wszystko bez próby asertywności, bo szefowie nie cenią takich pracowników. Musisz znaleźć "złoty środek".