Kto się boi e-faktury?

Hamulcem wdrożeń e-faktur jest przyzwyczajenie do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Wprowadzenie nowego systemu rozliczeń wymaga zmiany procesu zatwierdzania, przesyłania i przechowywania faktur, a czasem nawet przeszkolenia pracownika. Zmiany te budzą opór u przedsiębiorców, którzy wolą korzystać ze starych, sprawdzonych rozwiązań.

E- usługi przez długi czas nie cieszyły się zaufaniem firm, ze względu na niewystarczająco ścisłe uregulowania prawne, związane z ich funkcjonowaniem. W rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 roku regulującego zasady e-faktur nie zostało precyzyjnie określone, jak powinny one wyglądać. Doprowadziło to do sytuacji, w której źródłem nieporozumień z fiskusem stała się w szczególności kwestia braku oznaczenia faktury elektronicznej jako oryginał i kopia, dając tym samym możliwość kwestionowania e-faktur przez urzędników skarbowych.

Zobacz: Konto firmowe: za darmo lub za kilkadziesiąt złotych

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 pojawiły się nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych. Według nich obowiązek wystawiania faktur w co najmniej dwóch egzemplarzach i oznaczania ich wyrazami Oryginał i Kopia nie dotyczy faktur i faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej. W przypadku tych dokumentów sprzedawca przesyła fakturę nabywcy i jednocześnie zachowuje ją w swojej dokumentacji. Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2009 zmieniające powyższe rozporządzenie nie zmieniło powyższego paragrafu, więc w obecnej chwili nadal nie ma takiego wymogu i brak takich oznaczeń nie może być podstawą do podważenia prawidłowości faktury.

Zmiany w przepisach zapewniają obecnie przedsiębiorcom, korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania, możliwość bezproblemowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia oraz otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej.

Polecamy: Rozliczenie faktur korygujących "in plus"

System elektronicznych faktur jest bardzo dobrze zabezpieczony. Dane przechowywane są w bezpiecznym archiwum w formie zaszyfrowanej, a ich udostępnienie odbywa się poprzez zaszyfrowane kanały komunikacyjne, identyczne jak w bankach internetowych. Każda e-faktura podpisana jest podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy tzw. certyfikatu kwalifikowanego. Dzięki temu odbiorca faktury może sprawdzić czy faktura pochodzi z właściwego miejsca i ma pewność, że jej zawartość nie została zmodyfikowana od momentu wystawienia.

Faktury elektroniczne to narzędzie, które od kilku lat stwarza polskim przedsiębiorcom nowe możliwości. Oszczędność środków finansowych, elastyczność działania oraz ochrona środowiska to tylko niektóre zalety tej innowacji.