Zasady redagowania maili

Najważniejsze zasady podczas redagowania tekstu:

1. Tekst powinien być podzielony na akapity:

* powitanie powinno znajdować się w osobnej linijce niż wstęp,
* wstęp powinien być oddzielony od pozostałej części tekstu,
* treść maila powinna być podzielona na akapity.

2. Główne punkty wiadomości powinniśmy pogrubić, żeby odbiorcy łatwo było odnaleźć interesujący go fragment.

3. Długie zdania podzielmy na krótsze, żeby przekazywane przez nas informacje nie były zbyt zawiłe.

Polecamy: Segregowanie informacji w wiadomościach

4. Usuwamy zbędne spójniki oraz wyrazy.

5. Używajmy funkcji punktowania.

Tekst moglibyśmy wysłać w postaci:

Witam. Pragnę poinformować, że od 1 grudnia z telefonów firmy PkIMM&Gopp pracownicy będą mogli korzystać wyłącznie w celach służbowych, a osoby, które nie będą przestrzegać nowych zasad, mogą zostać zwolnione z pracy. W firmie PkIMM&Gopp pracuje 400 osób. Około 80% z nich korzysta z telefonów służbowych. Duża część dzwoni z nich w celach prywatnych. Władze firmy obawiają się, że działania te będą się nadal rozwijać. Z powodu korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych w ciągu ostatniego roku firma poniosła wysokie koszty. Pracownicy w sprawach prywatnych dzwonili najczęściej w godzinach: 8:00-10:00 (ok. 300 rozmów dziennie), 14:00-15:00 (ok. 150 rozmów dziennie), 16:00-18:00 (ok. 200 rozmów dziennie).

Polecamy: Jak adresować wiadomości

Taki tekst jest nieczytelny i męczy wzrok. Wystarczy jednak zastosować się do wyżej wymienionych porad, i tekst będzie już wyglądał zupełnie inaczej:

Witam, pragnę poinformować, że od 1 grudnia z telefonów firmy PkIMM&Gopp pracownicy będą mogli korzystać wyłącznie w celach służbowych. Osoby, które nie będą przestrzegać nowych zasad, mogą zostać zwolnione z pracy.

W firmie PkIMM&Gopp pracuje 400 osób. Około 80% z nich korzysta z telefonów służbowych. Duża część dzwoni z nich w celach prywatnych. Władze firmy obawiają się, że działania te będą się nadal rozwijać.

Z powodu korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych w ciągu ostatniego roku firma poniosła wysokie koszty.

Pracownicy w sprawach prywatnych dzwonili najczęściej w godzinach:

• 8:00-10:00 (ok. 300 rozmów dziennie),
• 14:00-15:00 (ok. 150 rozmów dziennie),
• 16:00-18:00 (ok. 200 rozmów dziennie).

Dzięki tym kilku prostym zabiegom odbiorca nie będzie się męczył podczas czytania, a tekst będzie bardziej przejrzysty.