Spotkania – maratony

Spotkania te są niezwykle długie i najczęściej poruszają kilka istotnych spraw. Nie wystarczy, że przyjdziesz na to spotkanie, musisz jeszcze w nim uczestniczyć. Czasami uczestnictwo oznacza zabieranie głosu w dyskusji, przedstawienie raportu, ustosunkowanie się do przedstawionych faktów, zaprezentowanie własnego punktu widzenia. Jeśli Twoje wystąpienie jest jednym z pierwszych – masz szczęście, jeśli przypadło Ci końcowe miejsce – musisz uzbroić się w cierpliwość, zachować świeżość na czas wystąpienia, powstrzymać się przed okazywaniem zmęczenia i znudzenia. Mimo, że większość osób obowiązuje normowany czas pracy, a spotkania – maratony często wykraczają poza niego, powinno brać się w nich udział, ponieważ są elementem pracy. Staraj się zatem nie spóźniać i jeśli to możliwe – planuj ten dzień tak, by nic nie odwracało Twojej uwagi od toczącej się rozmowy, nie umawiaj się na obiad czy kolację w restauracji, by nie patrzeć nerwowo na zegarek.

Polecamy: Niech czas będzie Twoim sprzymierzeńcem

Co zrobić, kiedy nie możesz poświęcić całego dnia na udział w spotkaniu

Zdarzyć się może, że mimo podjętych przez Ciebie wysiłków w dniu spotkania okazuje się, że nie możesz w nim do końca uczestniczyć. Jeśli informację o konieczności załatwienia, np. ważnych spraw rodzinnych otrzymałeś przed rozpoczęciem spotkania możesz podejść do osoby je prowadzącej i zapytać, na którą godzinę planowany jest koniec spotkania. Jeśli spotkanie będzie się przedłużać poza umówiony czas – możesz dyskretnie wyjść, co wcale nie jest takie proste. Jeśli zaś spotkanie jest przewidziane na trzy godziny, a Ty możesz uczestniczyć tylko w pierwszych dwóch – poinformuj o tym prowadzącego, podając powód i czas Twojego wyjścia. Zajmij wówczas miejsce przy drzwiach i wyjdź o umówionej porze.

Czytaj także: Czym jest savoir - vivre w biznesie?

W spotkaniu nie zaplanowano przerw

Niekiedy uczestnicy spotkań nie życzą sobie przerw, chcąc w ten sposób przyspieszyć koniec zebrania. Nic bardziej mylnego – brak przerw w kilkugodzinnym spotkaniu sprawia, że uczestnicy przysypiają, tracą koncentrację i chęć uczestnictwa w dyskusji, przez co spotkanie zdaje się nie mieć końca. Przerwy pozwalają rozdzielić omawiane zagadnienia, a uczestnicy w ich czasie mogą na chwilę wstać z krzesła, przejść się, napić kawy, skorzystać z toalety. Jeśli spotkanie trwa już blisko dwie godziny i nic nie zapowiada przerwy – możesz ją zasugerować.

„Może krótka chwila przerwy może nam raz jeszcze przyjrzeć się dokładnie temu zagadnieniu?”
„Przed nami trudny problem do rozwiązania a my pracujemy już kilka godzin – mogę zaproponować przerwę?”
„Zakończyliśmy już kwestię…, zatem zanim przejdziemy do kolejnego tematu – proponuje przerwę na kawę.”