Organizacja zebrań, konferencji i narad

Zadanie zorganizowania tego typu spotkań powierza się sekretarkom lub asystentkom. Do których należy powiadomienie wszystkich uczestników o terminie, miejscu spotkania, tematyce i osobie która ja organizuje.

Osoby powinny zostać poinformowane jakie muszą dostarczyć materiały i prezentacje rozwiązania danego problemu. Jeśli wcześniej uczestnicy nie zostali poinformowani o konieczności pisemnego przygotowania muszą przygotować się odpowiednio do dyskusji na dany temat.

Przed każdym spotkaniem powinna zostać wyznaczona osoba która sporządzi notatki lub protokół z dyskusji. 

Polecamy: Wydajna komunikacja ze współpracownikami

Narada powinna rozpocząć się punktualnie a uczestnicy powinni się nie spóźniać, gdyż wprowadza to chaos i zamieszanie. Aby należycie przygotować się do zorganizowania większych spotkań i zebrań, należy przygotować wstępne założenia konferencji obejmujące:

• ustalenie celu konferencji;
• tematyki spotkania;
• określenie ilości referatów i koreferatów;
• ustalenie terminu i miejsca spotkania, a także porządku obrad, godziny rozpoczęcia i ewentualnie godziny zakończenia;
• określenie sposobu wykorzystania wyników narady, oraz
• dokonanie kalkulacji finansowych i możliwości pokrycia wynikającej z nich wydatków;
• zapewnienie obsługi technicznej np: rzutniki, nagłośnienie ect.

Polecamy: Kultura osobista na spotkaniach biznesowych

Odpowiednio wcześnie należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za sprawną obsługę konferencji. Trzeba rozdysponować stosowne zadania zapewniając tym samym:

• szatnie dla gości;
• odpowiednią ilość wieszaków;
• zaopatrzenie (napoje, ciastka ect.);
• sporządzenie listy obecności-przygotowanie odpowiedniej ilości materiałów;
• wytypowanie osoby do protokołowania.