Podpis w korespondencji handlowej

Jeśli korespondencja jest duża coraz częściej stosuje się podpisy – faksymile w kolorze niebieskim lub czarno-niebieskim, gdyż zastosowanie czarnego podpisu źle wyglądałoby na liście napisanym czarną czcionką z podpisem maszynowym w kolorze czarnym. Zastosowanie podpisu – faksymile stwarza złudzenie odręcznego podpisu.

Pod podpisem odręcznym lub faksymile umieszcza się imię i nazwisko podpisującego oraz jego stanowisko. Można również postawić w tym miejscu pieczątkę, na której także powinno się znajdować kolejno imię i nazwisko oraz poniżej stanowisko osoby podpisującej list.

Pracownicy, którzy są upoważnieni do podpisywania pism z ramienia firmy, pod zwrotem kończącym list piszą nazwę firmy lub stawiają pieczątkę firmową i przed podpisem odręcznym stawiają zwrot „z upoważnieniem – z up.” lub „w imieniu – w im.”. Następnie osoby upoważnione stawiają pieczątkę lub piszą na maszynie swoje imię i nazwisko oraz stanowisko, np:

Przedsiębiorstwo MEBLE
z up. (podpis ręczny)
Janina Kowalska
Dyrektor Finansowy

Polecamy: Urlop bez maila?

Forma ta stosowana jest przy podpisywaniu czeków lub weksli. Jeżeli pismo podpisuje pracownik z upoważnieniem lub w zastępstwie swojego kierownika to stosuje formę:

z up./ w z. Kierownik Działu
(podpis odręczny)
Imię i Nazwisko
Stanowisko

Jeżeli pismo podpisują dwie osoby, wówczas osoba na wyższym stanowisku podpisuje się po prawej stronie, a osoba na niższym stanowisku – po lewej.

Załączniki to część pisma informująca czytelnika o liczbie i nazwie załączonych dokumentów. Załączniki wymienia się w lewym dolnym rogu pisma, stosując podwójny odstęp od ostatniej linijki tekstu. Jeżeli nazwę załączników podaliśmy w treści listu to piszemy: Załącznik nr 1, 2, … itd., a jeżeli w treści pisma nie podaliśmy nazwy załącznika, wówczas piszemy pełne nazwy załączonych dokumentów:

Załączniki:
1. Zamówienie
2. Warunki itd.

Jeżeli kopię pisma wysyłamy do innych adresatów, wówczas piszemy zamiast słowa „Załącznik” zwrot „Do wiadomości” lub „Otrzymują”. Kopie rozsyłamy według hierarchii ważności lub alfabetycznie, a nazwę firmy piszemy w pełnym brzmieniu.

Adres na kopertach umieszczamy podobnie jak adres w liście, a adres odbiorcy umieszczamy na prawej dolnej stronie koperty. Adres zwrotny powinien znajdować się w górnym lewym rogu koperty. Nad adresem drukowanymi literami, pogrubionym drukiem umieszczamy sposób wysłania pisma: polecony, poczta lotnicza, ekspres.

Polecamy: Od czego zacząć wiadomość elektroniczną?

Pisma handlowe coraz częściej oprócz tradycyjnej drogi pocztowej wysyła się także faksem. Faks jest oryginalną kopią wiadomości oraz szybkim środkiem przekazu informacji. Nagłówek faksu lub strony tytułowej może być na stałe zaprojektowany i przechowywany w pamięci maszyny lub komputera. W przypadku kilku stron faksu nagłówek może zajmować całą stronę. W przypadku wysyłania faksu zawsze podaje się liczbę stron.