Tematy - Zespół, Biuro - INFOR.PL

Umiejętność motywowania pozafinansowego jest jedną z najważniejszych cech dzisiejszych szefów. Każdy zarząd żąda od menedżerów, żeby zwiększali efektywność pracowników i jednocześnie redukowali wydatki w poszukiwaniu oszczędności.

Pracownicy, mimo pozornego braku możliwości ku temu, potrafią dotkliwie „skarcić” swojego szefa. Poniżej najczęstsze przykłady zachowań, których źródło tkwi w szwankującej komunikacji na linii przełożony – pracownik.

Istnieje szereg zachowań które blokują skuteczną komunikację. Gdy przełożony stosuje je wobec podwładnego to jego słowa, szczególnie krytyczne, nigdy nie przyniosą oczekiwanych rezultatów.

Gdy szef krytykuje podwładnego musi zadbać zarówno o treść jak i formę przekazywanych uwag. Inaczej zamiast pożądanych efektów wywoła tylko niezadowolenie, które w krótkim czasie może wpłynąć na cały zespół.

Tylko rzeczowa, konstruktywna krytyka pomaga pracownikom i jest „sprzymierzeńcem” przełożonego. Jej całkowitym zaprzeczeniem są poniższe zachowania i zwroty.

Spójność działań i komunikatów to, według wielu, klucz by skutecznie budować i promować swoją markę pożądanego pracodawcy. Jednak jak zachować spójność, gdy komunikaty są rozproszone, nie tylko w czasie, formie i przestrzeni, ale również poprzez mnogość nadawców. O tym, jak nas widzą decydują między innymi nasi pracownicy (byli i obecni), kandydaci (którzy poznali nas tylko w procesie rekrutacyjnym), czy stażyści i praktykanci (którzy przez jakiś czas byli członkami organizacji). Artykuł jest drugim z serii poświęconej tematyce współczesnego employer brandingu. Przeczytaj pierwszą część.

Świadome budowanie wizerunku firmy jako atrakcyjnego miejsca pracy należy obecnie do standardowych działań każdej organizacji. Jednak, czy w dobie powszechnego dostępu do Internetu, gdy każdy może swobodnie wypowiadać się o wszystkim i wszystkich, moc mają jeszcze oficjalne komunikaty generowane przez organizację? Czy dziś nie bardziej liczy się spontaniczny i (nie)sterowalny głos pracownika? Kto aktualnie kreuje markę pracodawcy?

Po weryfikacji pierwszych informacji, wybierzmy i spotkajmy się z dwiema firmami, które wstępnie spełniają nasze wymagania. Ważne, aby w spotkaniu uczestniczył konsultant, który będzie realizował projekt, a nie tylko przedstawiciel/partner firmy executive search.

W ostatnich latach elastyczne formy zatrudnienia w Polsce cieszą się popularnością, jednak rynek pracy tymczasowej w naszym kraju jest wciąż bardzo młody.

Nareszcie znaleźliśmy właściwą osobę na stanowisko. Teraz, na tym etapie, nadszedł czas na to, aby zwrócić się do kandydata z odpowiednio sformułowaną i wywierającą właściwe wrażenie ofertą zatrudnienia i na uzyskanie jego akceptacji. Jak to zrobić najlepiej?

Doświadczony menedżer wie, że znużony pracownik jest mniej wydajny. Warto jest zatem pomóc swoim podwładnym pokonać zmęczenie. Naucz ich posługiwać się np. wizualizacją.

Rozwój umiejętności pracowników oznacza m.in. dzielenie się swoim doświadczeniem z innymi i może obejmować zarówno większe zaangażowanie w działania firmy, jak i generowanie pomysłów w pracy grupowej.

Konkurencyjność na światowych rynkach sektora produkcyjnego opiera się na dostępie do utalentowanych pracowników, którzy mogą stać się motorem innowacji w firmie - wynika z badania przeprowadzonego przez firmę doradczą Deloitte.

Bycie asertywnym nie oznacza bynajmniej agresji w stosunku do innych. Polega na respektowaniu cudzych punktów widzenia z jednoczesnym zachowaniem własnych granic, których przekroczyć nie chcemy i nie pozwalamy. Krótko mówiąc: nie dążymy do czegoś za wszelką cenę, ale też nie pozwalamy się do niczego zmusić, jeśli się to na nie podoba.

Wiele telefonicznych reklamacji i skarg nie dochodzi do skutku po prostu dlatego, że nie potrafimy albo ich właściwie sformułować albo przekazać o co nam chodzi. Podstawową kwestią przy załatwianiu tego typu spraw jest ustalenie, czego się chce i jaki skutek chce się osiągnąć. Następnie trzeba umieć swoje żądania przedstawić w odpowiedni sposób.

Osobną grupę „trudnych” interesantów stanowi grupa, która co prawda dokładnie wie, co chce osiągnąć, ale zupełnie nie wie, do kogo zwrócić się ze swoim problemem. Najczęściej nie znają ani nazwiska kompetentnej osoby, ani nawet nazwy działu.

Inteligencja emocjonalna nie jest równoznaczna z pozbyciem się kontroli nad uczuciami, ze spuszczeniem ich z wodzy. Oznacza odpowiednie i skuteczne ich wyrażane. Krótko mówiąc, emocje, które wyrywają się spod kontroli, mogą z mądrego zrobić głupiego.

Aby osiągnąć swój cel, ludzie potrafią stosować różne sztuczki. Najtrudniejsi są akwizytorzy, sprzedawcy, czy poszukujący pracy, którym nie rzadko udaje się skutecznie osaczyć sekretarkę.

Istnieją typy ludzi bardzo inwazyjnych, roszczeniowych, którzy wręcz żądają załatwienia dla nich jakiejś sprawy „na już”, „natychmiast”. Ataki tzw. osób trudnych, natrętnych są w pracy sekretarki nieuniknione.

W ostatniej dekadzie kontakty z zagranicznymi kontrahentami stały się normą. Z jednej strony, Polska stała się równym partnerem w sprawach handlowych, z drugiej różnego rodzaju kontakty międzynarodowe wymusiło na nas wstąpienie do Unii Europejskiej.

W dużych korporacjach codziennie odbiera się po kilkadziesiąt albo nawet kilkaset telefonów. Najwygodniej dla wszystkich jest, gdy dzwoniący wybierze odpowiedni numer a przynajmniej zna nazwisko osoby, z którą chce rozmawiać, albo chociaż dział, z którym chce się połączyć. Często jednak „wyszukanie” właściwej osoby należy do sekretarki.

Podstawą do stworzenia nowego stanowiska pracy, rekrutacji oraz okresowej oceny pracownika jest opis stanowiska pracy.

Sposób, w jaki odnosimy się do rozmówcy, buduje nie tylko nasz wizerunek w jego oczach. To, jak jesteśmy postrzegani przekłada się na postrzeganie firmy. Dlatego szczególnie sekretarka musi starać się być jak najlepszą wizytówką swojej firmy.

Umiejętność słuchania w biznesie jest o wiele cenniejsza od mówienia. Wiele osób woli mówić niż słuchać, jednak musimy pamiętać iż aktywne słuchanie to ważna umiejętność.

Głównym celem protokołowania jest jak najdokładniejsze i najwierniejsze oddanie faktycznego przebiegu obrad. Zredagowanie ostatecznej wersji sprawozdania wymaga opracowania sporządzonych podczas zebrania notatek.

Nie wszyscy mówcy potrafią przemawiać w sposób jasny i uporządkowany. Znacznie częściej zdarza się, że ich wypowiedzi są chaotyczne i pełne dygresji. Jak je zatem zapisać, by móc przytoczyć czyjeś słowa w protokole?

Założeniem każdego sprawozdania z obrad jest jak najwierniejsze oddanie ich przebiegu. Zdarza się jednak, że niektórzy próbują naciskać i manipulować sekretarką, aby zmieniła w pewien sposób jego treść.

Sprawozdania z zebrań powinny charakteryzować się przejrzystością i być w miarę krótkie, tak, aby osoba zainteresowana mogła szybko znaleźć interesujące ją kwestie. Jednocześnie muszą charakteryzować się pewnym stopniem szczegółowości, który w pełni odda przebieg obrad.

Podstawowym celem spisywania protokołu obrad, jest oddanie ich wiernego zapisu. Dobry protokół powinien być krótki i przejrzysty, tak, aby osoba go czytająca w jak najkrótszym czasie mogła zapoznać się z przebiegiem zebrania.

Jednym z podstawowych obowiązków sekretarki jest protokołowanie obrad. Protokół przez nią sporządzony powinien być krótką syntezą tego, co działo się na zebraniu. W zależności od tego, w jaką formę przybrało prowadzone spotkanie, protokoły będą różnić się między sobą.

Wbrew pozorom, podczas zebrań, sekretarka albo asystentka w hierarchii uczestników spotkania znajdują się zaraz po prowadzącym zebranie. Ich rola jest nieoceniona, choć wielu o tym zapomina i traktuje te osoby przedmiotowo, często jak wyposażenie sali. A przecież, asystują aktywnie swoim szefom, nie mówiąc już o doradztwie w sprawach organizacyjnych, czy formalnych.

Sekretarka ciągle jeszcze kojarzy się z „panią Krysią”, która przed gabinetem szefa pije kawę i plotkuje z koleżankami. Jej rola sprowadza się do niedopuszczania interesantów i „ochrona” przełożonego. Raczej nikt nie spodziewa się, że taka osoba mogłaby wnieść jakikolwiek merytoryczny wkład w jakąkolwiek dyskusję.

Dobre wiadomości należy podawać dalej. Dzięki nim ludzie widzą, że warto się starać, że ktoś to widzi i docenia. W ten sposób buduje się zaangażowanie i pasję.

Mimo że reprymenda może zostać odebrana jako reakcja negatywna, to jeśli zostanie udzielona z troskliwą szczerością może okazać się skutecznym narzędziem motywacyjnym dla wydajnych pracowników, którzy ostatnio, z jakiegoś powodu, nie pracują tak dobrze jak zwykle.

Zgodnie z wielokrotnie udowodnioną regułą lubienia – zdecydowanie chętniej spełniamy prośby osób, które lubimy, a lubimy te osoby, które przejawiają podobne do nas poglądy czy też wygłaszają podobne opinie. Dlatego jednym z ważniejszych zadań, jakie stoją przed nami na drugim etapie pozyskiwania współpracy jest zbudowanie wspólnej płaszczyzny.

Od umiejętności pozyskiwania do współpracy innych osób, od ich odpowiedniego motywowania, a także budowania trwałych relacji i partnerstwa biznesowego zależy w dużej mierze sukces danej osoby, czy też danego działu.

W świecie biznesu konieczność rozwoju ludzi odnosi się zarówno do pracowników, jak i do klientów. Słowem, dobro i rozwój osobisty tych, którym przewodzimy, są równie ważne – jeśli nie ważniejsze – jak cele, do których dążymy.

Bardzo popularną formą zebrania są znane wszystkim szkolenia. Każdy z nas, przynajmniej raz w życiu brał w nich udział. Jeśli nie chcemy by były one nudne i nie przypominały przydługiego wykładu, można zastosować kilka sztuczek.

Zdecydowana większość przedsiębiorców zgadza się, że ocena wyników pracowników jest ważnym elementem w właściwie zarządzanej firmie. Jednak znacznie mniejsza liczba potrafi wymienić konkretne korzyści jakie ze sobą niosą, nie mówiąc o wprowadzaniu systemu ewaluacji w życie pracowników i wyciąganiu odpowiednich wniosków.

Zwołanie zebrania wiąże się z założeniem, że ma ono czemuś służyć, że dzięki niemu ma być osiągnięty jakiś cel. W zależności od tego, co konkretnie chcemy osiągnąć może przybrać ono jedną z kilku form.

Przedsiębiorstwo by sprostać wymaganiom narzuconym przez rynek musi być gotowe do stawiania kolejnych kroków w branży. Jednak by mówić o efektywnym rozwijaniu się, każdy przedsiębiorca powinien zadbać o wyznaczenie planu kierunków rozwoju i zapoznać się z narzędziami, które mu w tym pomogą.

Odpowiednie prowadzenie charakterystyk stanowisk pozwala na znaczne zwiększenie wydajności i uniknięcie chaosu kompetencyjnego. Wprowadzając opisywany system należy pamiętać, że jest to jeden z wielu kroków do właściwego zarządzania firmą.

Prowadząc własną firmę, zdajemy sobie sprawę z wpływu zatrudnianych przez nas pracowników na osiągane rezultaty. Chodzi tu nie tylko o ich walory indywidualne, ale także o właściwą organizację i dopasowania pracownika do preferowanego stanowiska pracy. W celu rozwiązania tego problemu warto odwołać się do idei prowadzenia sformalizowanych charakterystyk.

Samo pozyskanie z rynku utalentowanego pracownika nie wystarcza, konieczne jest „oszlifowanie diamentu”, czyli przejście od potencjału do ideału.

Różnorodne definicje zarządzania wiedzą wskazują na wspólne aspekty - przekształcanie wiedzy indywidualnej w zbiorową (organizacyjną), dzielenie się wiedzą i jej zastosowanie w praktyce, zarządzanie i rozwijanie kompetencji personalnych, zarządzanie informacją, pomiar kapitału intelektualnego i organizacyjne uczenie się.

W obecnej dobie gospodarki opartej o wiedzę, zmieniła się percepcja zarządzania zasobami ludzkim, które generowały koszty. Dziś firmy budują kapitał ludzki, który wraz z kapitałem strukturalnym tworzy kapitał intelektualny firmy, koszty zmieniają się w inwestycje w ludzi.

Zorganizowanie zebrania nie jest łatwe. Nawet gdy zatroszczyliśmy się o wszystkie szczegóły organizacyjne oraz o wygodę uczestników, nie oznacza to, że spotkanie będzie przebiegać bez zakłóceń. Trzeba jeszcze właściwie poprowadzić obrady.

Każdemu z nas zapewne zdarzyło się brać udział w zebraniu, po wyjściu z którego czuliśmy się przybici, sfrustrowani. Powodem niezadowolenia nie zawsze był poziom merytoryczny, czy temat spotkania. Często winę za to ponosiły zaniedbania od strony technicznej.

Prócz wyboru formy, w jakiej ma być prowadzone zebranie, trzeba też zadbać o pewne szczegóły organizacyjne, które sprawią, że uczestnicy zebrania nie będą kręcić się na swoich miejscach marząc o ucieczce z sali. Sprawna organizacja jest najprostszą drogą do zapewnienia komfortu osobom uczestniczącym w spotkaniu, a tym samym do szybkiego i sprawnego jego przeprowadzenia. Wystarczy tylko pamiętać o pewnych kwestiach.

Metod na udane szkolenie jest wiele i to prowadzący ostatecznie decyduje jak zyskać przychylność słuchaczy. Jednak logika wypowiedzi i unikanie monotonii to żelazne zasady każdego udanego wystąpienia.

Zespół, Biuro

Jak realizować strategię motywowania pozafinansowego?

Reprymenda dla szefa

Jak komunikować się z podwładnymi?

Trudna sztuka konstruktywnej krytyki - wskazówki

Konstruktywna krytyka – czego unikać

Jaka jest rola działów HR w działaniach employer brandingowych? - część II

Jak dział HR powinien reagować na zmiany? - część I

Jak wybrać dobrą agencję doradztwa personalnego ?

Dlaczego pracodawcy wolą elastyczne formy zatrudnienia?

Prawidłowa oferta zatrudnienia - porady dla pracodawców

Znużeniu pracowników można zapobiec

Szkolenia: rozwój zamiast trenowania

Konkurencyjność produkcji zależy od utalentowanej kadry

Jak być asertywną?

Jak składać telefoniczne skargi i reklamację?

Jak pomóc zagubionemu interesantowi?

Płeć a inteligencja emocjonalna

Jak poradzić sobie z akwizytorami?

Jak postępować z natrętami?

Jak kontaktować się z cudzoziemcami?

Zanim zaczniemy właściwą rozmowę

Opis stanowiska pracy kluczowym elementem HR

Jakie są zasady odbierania telefonu?

Naucz się słuchać

Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować?

Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Zmiany w protokole

Szczegółowość protokołów

Kto powinien przygotować protokół?

Jakie są metody protokołowania?

Czy sekretarka może zabrać głos w dyskusji?

Rola sekretarki podczas zebrań

Dlaczego ważne jest świętowanie sukcesów

Jak udzielać reprymend?

Budownie wspólnej płaszczyzny

Pozyskaj sojuszników w pracy

Czym jest przewodzenie na wysokim poziomie?

Warsztaty i kursy jako forma zebrań

Ocena wyników: cele i środki

Odprawa jako jedna z form prowadzenia zebrań

Organizowanie rozwoju firmy

Tworzenie celów

Właściwy pracownik na właściwym miejscu

Dział HR wsparciem menedżerów

Zarządzanie wiedzą w organizacji

Na kogo polują HR-owcy?

Jak nie dopuścić do zakłócenia obrad?

Techniczne przygotowanie zebrania

Jak zorganizować udane zebranie?

Aby szkolenie było udane…