Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Tempo dyskusji

Każde zebranie charakteryzuje się swoim własnym tempem. Zazwyczaj w sprawach, które interesują wszystkich, tempo to wzrasta, wszyscy uczestnicy starają się włączyć do dyskusji. W sprawach mniej interesujących odzywa się mniej osób, tempo spada.

Podobne zależności można zaobserwować u osób wypowiadających się na jakiś temat. Dzięki przewidywalnemu schematowi, a także mowie ciała, można wywnioskować, które stwierdzenia są dla mówiącego ważne i warte zanotowania, a które można pominąć.

W trakcie dyskusji, mówcy zazwyczaj zaczynają swoje wypowiedzi od banalnych i neutralnych stwierdzeń, „rozkręcają się” zazwyczaj wraz z rozwojem dyskusji. Argumenty też są stopniowane, od najmniej ważkich, po te najmocniejsze. Zwykle po nich temat jest zamykany. Warto zwracać uwagę na zmianę intonacji mówcy – świadczy ona o przechodzeniu do kolejnych faz przemówienia. Intonacja pomaga także określić, którą część swojej wypowiedzi mówca uważa za ważną, a którą nie i tym samym pomaga protokolantce w wyborze tego, co powinna zanotować.

Zobacz również: Robienie notatek podczas obrad

Jak notować

Są dwie metody notowania wypowiedzi uczestników dyskusji – ale tylko jedna z ich jest prawidłowa.

Najczęstszym błędem, świadczącym zarazem o braku profesjonalizmu jest notowanie wypowiedzi uczestników słowo po słowie.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Niektóre osoby korzystają co prawda z formy zbliżonej do stenografowania, ale i tak później opracowują protokół w formie wyciągu z tych wypowiedzi. Prócz tego, że metoda ta jest dużo bardziej pracochłonna, to wiąże się z nią również niebezpieczeństwo powstawania różnego rodzaju niejasności i dwuznaczności. Prawidłowa, i zarazem najlepsza metoda protokołowania polega na słuchaniu dłuższych, zamkniętych fragmentów wypowiedzi, a następnie na dokonywania ich syntezy, czyli streszczania najważniejszych punktów.

Karolina Zaborska