Organizacja pracy

W czasach spowolnienia gospodarczego wiele firm szuka różnych sposobów na ograniczenie kosztów. Jednym z nich jest kupowanie zamienników urządzeń i eksploatacyjnych materiałów biurowych. Rynek oferuje wiele takich wyrobów, ale ich jakość może być wątpliwa.

Mówiąc o specjalizacji w biznesie należy pamiętać, że jest się ekspertem w danej dziedzinie np. zarządzania, finansów, rachunkowości. Posiada się wiedzę i doświadczenie, które daje gwarancję bezpieczeństwa i wysoką jakość realizowanych projektów.

W dobie kryzysu ekonomicznego zarządy firm wymagają, aby każdy dział w firmie pracował na najwyższych obrotach, a tam, gdzie pracy jest mniej, aby redukować zatrudnienie. Niestety ofiarą redukcji bardzo często padają te stanowiska, którym trudno udowodnić swoje bezpośrednie przełożenie na wynik operacyjny firmy. Tak bywa, w przypadku administracji i działów personalnych, których praca jest niewymierna i trudno policzalna. Z odsieczą na szczęście wychodzi na przód nowa dziedzina Zarządzania Zasobami Ludzkimi - Controling Personalny.

Metody zarządzania czasem, w myśl słów Petera Druckera (którego uznaje się za ojca technik zarządzania) powinny wspomagać osiąganie celów zawodowych i osobistych pracowników przedsiębiorstwa a tym samym wpływać na wzrost skuteczności działania całej firmy.

Monitorowanie projektów w firmach staje się coraz popularniejszym narzędziem prawidłowego zarządzania.

70 proc. kobiet musi zmierzyć się w trakcie swojej kariery z barierami utrudniającymi awans zawodowy – wynika z badań Krajowego Rejestru Długów.

Ustalanie kryteriów to etap najistotniejszy z całej procedury rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.

Każdego dnia sporo czasu spędzamy na słuchaniu. Mimo to prawdopodobnie moglibyśmy słuchać jeszcze więcej. Jeśli słuchamy uważnie, to zyskujemy lepsze zrozumienie tego co powoduje naszymi przełożonymi, współpracownikami i podwładnymi. Ta informacja ułatwia osiąganie celów – zarówno osobistych, jak i organizacyjnych.

Każde publiczne wystąpienie wymaga wcześniejszego przygotowania, improwizacje zazwyczaj nie dają efektów, wręcz przeciwnie – łatwiej o upokorzenie i zawstydzenie autora z powodu nieznajomości tematu.

Dobra organizacja miejsca pracy asystenta/asystentki ma znaczenie nie tylko dla ich komfortu i wygody, ale również dla ich przełożonego, innych pracowników, a przede wszystkim interesantów.

Praca w sekretariacie jest pracą biurową, należącą do stanowisk średniego szczebla, wykonywaną głównie przy użyciu komputera i innych nowoczesnych urządzeń biurowych. Osoby zajmujące stanowiska sekretarskie, wykonują czynności zapewniające sprawną pracę sekretariatu oraz zajmują się nadzorowaniem przepływu informacji, wewnątrz i na zewnątrz jednostki, w której pracują.

Jakie są zalety osobistej prezentacji sporządzonego wcześniej dokumentu, czy wystąpienia? Jest to doskonała okazja, aby umiejętnie „sprzedać” przygotowany przez siebie materiał. Jako że, tego typu wystąpienia nie są zbyt częste, jest to też dobry moment na zaprezentowanie siebie i pokazanie się w jak najlepszym świetle.

Od sekretarki/ asystentki wymaga się, by umiała poradzić sobie w każdej sytuacji. Jednym z wymagań, jest umiejętność szybkiej oceny sytuacji i podjęcia odpowiedniego działania. Dlatego asystentka, w zasadzie jako jedyna, jeśli uzna sprawę za pilną, jest uprawniona do przerwania zebrania, czy innego spotkania w celu przekazania wiadomości właściwej osobie.

Z niektórymi rozmówcami jesteśmy załatwić telefonicznie każdą sprawę. Sama rozmowa z nimi to przyjemność. Szybka wymiana faktów, uwag, okazywane zainteresowanie i odpowiedni dobór słownictwa sprawiają, że wydaje nam się, że nie ma lepszego sposoby na przekazywanie informacji niż telefon.

Wiele telefonicznych reklamacji i skarg nie dochodzi do skutku po prostu dlatego, że nie potrafimy albo ich właściwie sformułować albo przekazać o co nam chodzi. Podstawową kwestią przy załatwianiu tego typu spraw jest ustalenie, czego się chce i jaki skutek chce się osiągnąć. Następnie trzeba umieć swoje żądania przedstawić w odpowiedni sposób.

Gdy ktoś do nas telefonuje, zazwyczaj trudno jest nam przewidzieć, czego będzie oczekiwał interesant. Inaczej wygląda sytuacja, kiedy to my dzwonimy, bo wtedy możemy przygotować się do rozmowy i nad nią zapanować.

Osobną grupę „trudnych” interesantów stanowi grupa, która co prawda dokładnie wie, co chce osiągnąć, ale zupełnie nie wie, do kogo zwrócić się ze swoim problemem. Najczęściej nie znają ani nazwiska kompetentnej osoby, ani nawet nazwy działu.

Jednym z ważniejszych zadań sekretarki, czy asystentki jest selekcjonowanie interesantów, którzy domagają się rozmowy z szefem. Często również sami pracodawcy proszą je o drobne kłamstewka dotyczące ich obecności w pracy, czy dostępności.

W dużych korporacjach codziennie odbiera się po kilkadziesiąt albo nawet kilkaset telefonów. Najwygodniej dla wszystkich jest, gdy dzwoniący wybierze odpowiedni numer a przynajmniej zna nazwisko osoby, z którą chce rozmawiać, albo chociaż dział, z którym chce się połączyć. Często jednak „wyszukanie” właściwej osoby należy do sekretarki.

Rozmowa telefoniczna ma ten zasadniczy minus, że nie widzimy naszego rozmówcy, a tym samym trudniej jest nam odczytać jego rzeczywiste intencje, które w kontakcie „na żywo” ujawniają się dzięki mowie ciała.

Sposób, w jaki odnosimy się do rozmówcy, buduje nie tylko nasz wizerunek w jego oczach. To, jak jesteśmy postrzegani przekłada się na postrzeganie firmy. Dlatego szczególnie sekretarka musi starać się być jak najlepszą wizytówką swojej firmy.

Głównym celem protokołowania jest jak najdokładniejsze i najwierniejsze oddanie faktycznego przebiegu obrad. Zredagowanie ostatecznej wersji sprawozdania wymaga opracowania sporządzonych podczas zebrania notatek.

Nie wszyscy mówcy potrafią przemawiać w sposób jasny i uporządkowany. Znacznie częściej zdarza się, że ich wypowiedzi są chaotyczne i pełne dygresji. Jak je zatem zapisać, by móc przytoczyć czyjeś słowa w protokole?

Jednym z podstawowych obowiązków sekretarki jest protokołowanie obrad. Protokół przez nią sporządzony powinien być krótką syntezą tego, co działo się na zebraniu. W zależności od tego, w jaką formę przybrało prowadzone spotkanie, protokoły będą różnić się między sobą.

Sekretarka ciągle jeszcze kojarzy się z „panią Krysią”, która przed gabinetem szefa pije kawę i plotkuje z koleżankami. Jej rola sprowadza się do niedopuszczania interesantów i „ochrona” przełożonego. Raczej nikt nie spodziewa się, że taka osoba mogłaby wnieść jakikolwiek merytoryczny wkład w jakąkolwiek dyskusję.

Bardzo popularną formą zebrania są znane wszystkim szkolenia. Każdy z nas, przynajmniej raz w życiu brał w nich udział. Jeśli nie chcemy by były one nudne i nie przypominały przydługiego wykładu, można zastosować kilka sztuczek.

Zwołanie zebrania wiąże się z założeniem, że ma ono czemuś służyć, że dzięki niemu ma być osiągnięty jakiś cel. W zależności od tego, co konkretnie chcemy osiągnąć może przybrać ono jedną z kilku form.

Zorganizowanie zebrania nie jest łatwe. Nawet gdy zatroszczyliśmy się o wszystkie szczegóły organizacyjne oraz o wygodę uczestników, nie oznacza to, że spotkanie będzie przebiegać bez zakłóceń. Trzeba jeszcze właściwie poprowadzić obrady.

Każdemu z nas zapewne zdarzyło się brać udział w zebraniu, po wyjściu z którego czuliśmy się przybici, sfrustrowani. Powodem niezadowolenia nie zawsze był poziom merytoryczny, czy temat spotkania. Często winę za to ponosiły zaniedbania od strony technicznej.

Prócz wyboru formy, w jakiej ma być prowadzone zebranie, trzeba też zadbać o pewne szczegóły organizacyjne, które sprawią, że uczestnicy zebrania nie będą kręcić się na swoich miejscach marząc o ucieczce z sali. Sprawna organizacja jest najprostszą drogą do zapewnienia komfortu osobom uczestniczącym w spotkaniu, a tym samym do szybkiego i sprawnego jego przeprowadzenia. Wystarczy tylko pamiętać o pewnych kwestiach.

Spotkania biznesowe są na porządku dziennym w każdej firmie. Warto jest zatem wiedzieć jak odpowiednio przygotować biuro do wizyty gości.

Jeśli Twój szef często lata służbowo najczęściej linie lotnicze proponują przeloty w klasie business, która zapewnia wysoki standard podróży.

Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj określa się ją mianem „hardcopy”) zaśmieca, również elektroniczny śmietnik informacyjny może stać się dużym obciążeniem. Dlatego też należy umiejętnie zarządzać korespondencją, aby nie tracić na tym całego dnia.

Wyjazd służbowy wiąże się z pewnymi obowiązkami pracodawcy, który musi m.in. rozliczyć się z pracownikiem i zwrócić mu koszty poniesione na przejazdy. Poniżej przedstawiamy jeden ze sposobów takiego rozliczenia.

W przypadku zachorowania za granicą w trakcie odbywania podróży służbowej, pracownikowi należy się zwrot udokumentowanych kosztów leczenia – na podstawie rachunku ze szpitala, rachunku za wizytę u lekarza itp.

Trudno sobie wyobrazić nowoczesną firmę, pracownicy której ani razu nie odbyli podróży służbowej. Warto jest zatem wiedzieć jakie świadczenia przysługują pracownikowi z tytułu wyjazdu w sprawach służbowych.

Podróż służbowa poza granicami kraju polega na wykonywaniu przez pracownika zadań w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Przy czym pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, a pracodawcą jest każda osoba fizyczna i prawna zatrudniająca pracowników.

Wyjazd służbowy, czyli delegacja jest nierozerwalnie związana z pracownikiem firmy, czyli osobą fizyczną, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, spółdzielczej umowy o prace – bez względu na wymiar pracy.

Do zadań sekretarki należy organizacja wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych szefa, czyli delegacji.

Zadania jakie masz do wykonania zajmują ci dwa razy więcej czasu niż powinny. Stos papierów na biurku powiększa się i na dodatek spóźniasz się na spotkania z klientami. Jeżeli czujesz, że ogarnia cię chaos w pracy – najwyższy czas to zmienić.

Dobra organizacja czasu pracy ma umożliwić efektywne wykorzystanie czasu w godzinach służbowych. Ta umiejętność jest szczególnie ważna dla osób zatrudnionych w sekretariacie.

Możemy podzielić cechy potrzebne do wykonywania pracy sekretarki na dwie grupy: pierwsza to kwalifikacje zawodowe a druga kwalifikacje osobiste.

Właściwa organizacja pracy sekretariatu i firmy jest możliwa wtedy, gdy prezes firmy ma dobrą sekretarkę. Sprawnie funkcjonujący sekretariat przyczynia się do budowania mocnej pozycji firmy.

Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.

Jednym z podstawowych narzędzi pracy asystenta biura jest telefon. Szacuje się, że pierwsze 20 sekund rozmowy decydują o tym, czy rozmówca odbierze dany kontakt pozytywnie. Eksperci radzą, że jeżeli w tym krótkim czasie nie przypadniesz do gustu rozmówcy, przepadłeś.

Życzenia możemy podzielić na te składane służbowo i te składane bliskim. W przypadku składania życzeń oficjalnych należy dobrze przemyśleć formułę, którą ewentualnie można powielać.

Często musząc zabrać głos podczas spotkań, narad, czy prezentacji odczuwamy tremę. Co zrobić aby wypaść przekonująco, na osobę kompetentną? Trema paraliżuje, masz ściśnięte gardło, drżą ręce i serce.

Od kilkunastu lat coraz częściej w naszych firmach gościmy zagraniczne delegacje, ich wizyty mają charakter roboczy lub oficjalny, czasami prywatny. Wizyty robocze charakteryzują się ściśle określonym celem i trwają zazwyczaj krótko.

Osoba zajmująca się organizacją przyjęć, narad czy też konferencji w biurze powinna znać zasady savoir-vivre i wykazywać się profesjonalizmem. Przed przystąpieniem do organizacji przyjęcia zastanów się z jakiej okazji jest ono organizowane i jaki jest jego cel.

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Pozorne oszczędności w biurze

Specjalizacja w biznesie, czyli zrób to sam albo zleć specjalistom.

Jak dział personalny może udowodnić swoją efektywność – czym jest wskaźnik ROI?

Metody zarządzania czasem

SMP, czyli System Monitoringu Projektów

Bariery dla kobiet utrudniające awans

Jak korzystać z listy kryteriów podczas podejmowania decyzji?

Jak poprawić swoją jakość uważnego słuchania?

Zwiększenie skuteczności własnego wystąpienia

Miejsce pracy asystenta lub asystentki

Na czym polega praca w sekretariacie?

Jakie są zalety ustnej prezentacji?

Jak przekazywać wiadomości podczas zebrań, narad?

Jakie są typy rozmówców telefonicznych?

Jak składać telefoniczne skargi i reklamację?

Jak powinna przebiegać rozmowa telefoniczna?

Jak pomóc zagubionemu interesantowi?

Jak selekcjonować interesantów?

Zanim zaczniemy właściwą rozmowę

Jak interpretować słowa rozmówcy?

Jakie są zasady odbierania telefonu?

Ostateczna wersja protokołu – jak ją przygotować?

Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Jakie są metody protokołowania?

Rola sekretarki podczas zebrań

Warsztaty i kursy jako forma zebrań

Odprawa jako jedna z form prowadzenia zebrań

Jak nie dopuścić do zakłócenia obrad?

Techniczne przygotowanie zebrania

Jak zorganizować udane zebranie?

Rola sekretarki podczas wizyty gości w firmie

Podróże lotnicze przełożonego

Porządkowanie poczty elektronicznej

Przykład rozliczenia delegacji

Choroba podczas delegacji służbowej

Wyjazdy zagraniczne a zwrot wydatków

Podróż służbowa pracownika poza granice kraju

Wyjazd służbowy pracownika

Organizacja delegacji

Jak zorganizować pracę w biurze?

Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Obowiązki sekretarki

Profesjonalny sekretariat

Rozmowa telefoniczna w biurze

Składanie życzeń w firmie

Wystąpienia publiczne

Przyjmowanie zagranicznych delegacji

Organizacja przyjęć w biurze

Organizacja zebrań, konferencji i narad