REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Metody zarządzania czasem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Małgorzata Marzec
Małgorzata Marzec
Aplikantka radcowska
Zarządzanie czasem
Zarządzanie czasem

REKLAMA

REKLAMA

Metody zarządzania czasem, w myśl słów Petera Druckera (którego uznaje się za ojca technik zarządzania) powinny wspomagać osiąganie celów zawodowych i osobistych pracowników przedsiębiorstwa a tym samym wpływać na wzrost skuteczności działania całej firmy.

Istnieje wiele metod zarządzania czasem – jedne zaliczamy do grupy klasyków gatunku, inne, często bardzo nowatorskie, stanowią kontrowersyjną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań. Poniżej prezentuję kilka najbardziej użytecznych technik zarządzania czasem, które z powodzeniem możecie wykorzystać w swojej pracy.

REKLAMA

REKLAMA

Metoda ABC

Z całą pewnością można stwierdzić, że jest ona jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem. Metoda ABC opiera się na regule Pareto i jej fundamentalnym założeniem jest podział zadań według ważności w trzech etapach:

  1. W pierwszej kolejności należy przygotować pisemną listę wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.
  2. Następnie należy każdemu z opisanych zadań nadać odpowiedni priorytet A, B, lub C (w konsekwencji powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która  będzie determinowała kolejność ich wykonywania):
  1. Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.
  2. Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)
  3. Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).
  1. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Polecamy: Jak korzystać z listy kryteriów podczas podejmowania decyzji?

Matryca Priorytetów

Kolejną metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca sformułowana przez amerykańskiego generała Dwight D. Eisenhowera, który słynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również (a może przede wszystkim) ze świetnego zarządzania własnym czasem. Metoda ta opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności opisanych w 4 polach.

REKLAMA

Kwadrat  Eisenhowera dzielimy na 4 części:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”
  • sprawy naglące
  • sprawy kryzysowe 
  • sprawy „na wczoraj”
  • skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)
  1. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”
  • zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości
  • przygotowania do ważnego ale odległego projektu
  • budowanie relacji z innymi
  • rekreacja, ćwiczenia fizyczne
  • regularna praca nad sobą i własnym rozwojem
  1. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”
  • niektóre telefony
  • błahe sprawy naglące
  • niektóre spotkania
  • czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie rachunków)
  1. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”
  • przyjemności (np. gry komputerowe, czaty, przerwy na „kawkę i papieroska”)
  • złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo)
  • niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Polecamy: Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Metoda „Pomodoro”

Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa, zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać

  • lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
  • długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
  • czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę.

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne.

Polecamy: Jak selekcjonować interesantów?

A jeśli z różnych względów zastosowanie w/w metod wyda Ci się zbyt trudne, postaraj się zapamiętać kilka następujących zasad:

  • Naucz się planować (zaplanuj każdy swój dzień)
  • Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej (pomoże Ci to nie tylko wzmocnić motywację do działania, ale również odciążysz pamięć)
  • Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań
  • Zawsze zaczynaj pracę od wykonania najważniejszych czynności
  • Zapanuj nad pożeraczami czasu
  • Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia
  • Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek (wyjdź na spacer, spotkaj się ze znajomymi)
  • Bądź konsekwentny w realizacji planu a na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach
  • Naucz się asertywnie odmawiać (głównie w sytuacjach, kiedy czujesz, że ktoś chce się Tobą wyręczyć)
  • Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

I niech słowa Henryka Bienioka staną się od dziś także i Twoim mottem:

„Zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w pracę planową i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie”

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA

Wygoda, bezpieczeństwo, prestiż – trzy filary nowoczesnego biznesu

Cyfryzacja, zielona transformacja i konieczność reagowania na coraz szybsze zmiany rynkowe sprawiają, że współczesnym firmom potrzebne są nie tylko tradycyjne narzędzia finansowe. Przedsiębiorcy oczekują nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią zarządzanie biznesem, oszczędzą czas i zminimalizują ryzyko. Bank BNP Paribas odpowiada na te potrzeby, oferując innowacyjne pakiety rachunków oraz prestiżową kartę Mastercard Business World Elite. To narzędzia, które pomagają firmom z różnych branż - od e-commerce, przez usługi i budownictwo, aż po handel międzynarodowy - zachować stabilność i skutecznie rozwijać biznes.

Webinar: Architekci zmiany

Jak dobrać zespół, który skutecznie przeprowadzi transformację?

Ponad 156 mln zł na zagraniczną ekspansję firm! PARP ogłasza wyniki naboru "Promocja marki innowacyjnych MŚP"

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) opublikowała wyniki naboru w konkursie „Promocja marki innowacyjnych MŚP”, realizowanym w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). Wsparcie trafi do 183 projektów na łączną kwotę ponad 156 mln zł, które pomogą polskim przedsiębiorstwom w promocji produktów i usług na rynkach międzynarodowych.

Kim jest rzecznik patentowy i jak wspiera przedsiębiorców?

Do 5 września trwa nabór na aplikację rzecznikowską. To ścieżka kariery m.in. dla absolwentów kierunków prawniczych, technicznych i ścisłych. Problem w tym, że wielu studentów nie ma świadomości, że taki zawód zaufania publicznego istnieje i jaka jest jego rola. W Polsce jest dziś 1 tys. rzeczników patentowych.

REKLAMA

Weto prezydenta dla ustawy wiatrakowej a weto dla ustawy o deregulacji w energetyce

Jakie znaczenie ma weto prezydenta dla ustawy wiatrakowej? Najbardziej poszkodowani są mieszkańcy posiadający domy w bezpośrednim sąsiedztwie farm wiatrowych. Mieli otrzymać nawet do 20 tys. zł do podziału dla mieszkańców posiadających nieruchomości w promieniu 1 km od turbiny. Natomiast bardziej problematyczne dla rozwoju OZE jest weto dla Ustawy o deregulacji w energetyce.

Poławianie pereł. W jaki sposób łączyć technologię z autentycznością, by pozyskiwać jak najlepszych kandydatów?

Wyobraź sobie świat, w którym rekrutacja to już nie tylko „polowanie” na talenty, lecz dynamiczny ekosystem przewidywania i kreowania przyszłości organizacji. To scena, na której algorytmy AI nie tylko analizują CV, ale z chirurgiczną precyzją tropią osoby, które za moment zmienią rolę. Czy rekruterzy są gotowi na to, by wykorzystać potencjał AI mądrze, z korzyścią zarówno dla firmy, jak i kandydata?

REKLAMA