REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Metody zarządzania czasem

Małgorzata Marzec
Małgorzata Marzec
Aplikantka radcowska
Zarządzanie czasem
Zarządzanie czasem

REKLAMA

REKLAMA

Metody zarządzania czasem, w myśl słów Petera Druckera (którego uznaje się za ojca technik zarządzania) powinny wspomagać osiąganie celów zawodowych i osobistych pracowników przedsiębiorstwa a tym samym wpływać na wzrost skuteczności działania całej firmy.

Istnieje wiele metod zarządzania czasem – jedne zaliczamy do grupy klasyków gatunku, inne, często bardzo nowatorskie, stanowią kontrowersyjną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań. Poniżej prezentuję kilka najbardziej użytecznych technik zarządzania czasem, które z powodzeniem możecie wykorzystać w swojej pracy.

REKLAMA

Metoda ABC

Z całą pewnością można stwierdzić, że jest ona jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem. Metoda ABC opiera się na regule Pareto i jej fundamentalnym założeniem jest podział zadań według ważności w trzech etapach:

  1. W pierwszej kolejności należy przygotować pisemną listę wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.
  2. Następnie należy każdemu z opisanych zadań nadać odpowiedni priorytet A, B, lub C (w konsekwencji powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która  będzie determinowała kolejność ich wykonywania):
  1. Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.
  2. Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)
  3. Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).
  1. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Polecamy: Jak korzystać z listy kryteriów podczas podejmowania decyzji?

Matryca Priorytetów

Kolejną metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca sformułowana przez amerykańskiego generała Dwight D. Eisenhowera, który słynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również (a może przede wszystkim) ze świetnego zarządzania własnym czasem. Metoda ta opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności opisanych w 4 polach.

Kwadrat  Eisenhowera dzielimy na 4 części:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”
  • sprawy naglące
  • sprawy kryzysowe 
  • sprawy „na wczoraj”
  • skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)
  1. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”
  • zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości
  • przygotowania do ważnego ale odległego projektu
  • budowanie relacji z innymi
  • rekreacja, ćwiczenia fizyczne
  • regularna praca nad sobą i własnym rozwojem
  1. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”
  • niektóre telefony
  • błahe sprawy naglące
  • niektóre spotkania
  • czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie rachunków)
  1. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”
  • przyjemności (np. gry komputerowe, czaty, przerwy na „kawkę i papieroska”)
  • złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo)
  • niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Polecamy: Zapisywanie wypowiedzi uczestników w protokole

Metoda „Pomodoro”

Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa, zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać

  • lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
  • długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
  • czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

REKLAMA

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę.

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne.

Polecamy: Jak selekcjonować interesantów?

A jeśli z różnych względów zastosowanie w/w metod wyda Ci się zbyt trudne, postaraj się zapamiętać kilka następujących zasad:

  • Naucz się planować (zaplanuj każdy swój dzień)
  • Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej (pomoże Ci to nie tylko wzmocnić motywację do działania, ale również odciążysz pamięć)
  • Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań
  • Zawsze zaczynaj pracę od wykonania najważniejszych czynności
  • Zapanuj nad pożeraczami czasu
  • Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia
  • Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek (wyjdź na spacer, spotkaj się ze znajomymi)
  • Bądź konsekwentny w realizacji planu a na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach
  • Naucz się asertywnie odmawiać (głównie w sytuacjach, kiedy czujesz, że ktoś chce się Tobą wyręczyć)
  • Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

I niech słowa Henryka Bienioka staną się od dziś także i Twoim mottem:

„Zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w pracę planową i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie”

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska prezydencja w UE 2025: priorytety przedsiębiorców to m.in. wzmocnienie i ochrona jednolitego rynku UE w związku z rosnącą rolą Chin i wyborami prezydenckimi w USA

Już z początkiem 2025 roku Polska obejmie prezydencję w Radzie UE. Przedsiębiorcy widzą w tym szanse na kształtowanie unijnej polityki, wspieranie jednolitego rynku oraz odpowiedź na wyzwania związane z globalną konkurencją, rosnącą rolą Chin i zmianami politycznymi w USA. Wśród priorytetów są zwiększenie konkurencyjności UE, bezpieczeństwo energetyczne i poszerzenie Unii o Ukrainę i Mołdawię.

Regulacje ESG w transporcie. Z czym to się wiąże?

Branża TSL nie ma łatwo. Firmy z tego sektora muszą zmierzyć się z nowymi wymogami regulacyjnymi i raportowymi – ESG (Environmental, Social, Governance). Chodzi o poprawę standardów środowiskowych, społecznych i zarządzania korporacyjnego. Któe regulacje już są w Europie obowiązkowe, a na które jeszcze czekamy? I najważniejsze - ile trzeba na to wydać i co grozi za ignorowanie tych zmian? 

Na jakie reformy czeka rynek pracy?

Przedsiębiorcy oczekują większego wsparcia od rządu, zwłaszcza w kwestii aktywizacji grup niedoreprezentowanych na rynku pracy. Chcieliby również zmniejszenia kosztów zatrudnienia i zapewnienia dostępu do kandydatów z państw trzecich. Nawołują także do stworzenia warunków sprzyjających rozwojowi kompetencji i kwalifikacji zawodowych. 

Maksymalizacja bezpieczeństwa: Dlaczego oprogramowanie on-premise ma kluczowe znaczenie w świecie zdominowanym przez SaaS?

Jak wynika z szacunków Gartnera, już za 3 lata aż 75 proc. przedsiębiorstw będzie traktować tworzenie kopii zapasowych aplikacji typu SaaS (Oprogramowanie jako Usługa) jako wymóg krytyczny. Jeszcze w tym roku było to 15 proc . Ta istotna różnica wynika z oceny ryzyka. O ile oprogramowanie dostępne w modelu SaaS jest coraz częstszym wyborem organizacji na całym świecie, kluczowe staje się zapewnienie, że przechowywane tam dane są zarówno dobrze chronione, jak i możliwe do odzyskania. W tym kontekście zasadne może być pytanie o dostępne alternatywy, a zwłaszcza możliwość korzystania z tradycyjnego oprogramowania on-premise, które jest instalowane i zarządzane lokalnie.

REKLAMA

3 cechy innowacyjnego przedsiębiorstwa. Jak ważna jest ochrona środowiska? [WYWIAD]

Co dziś często przesądza o wyborze kontrahenta? Jak ważna jest ochrona środowiska w świecie biznesu? Jakie proste rozwiązania mogą wprowadzić wszystkie przedsiębiorstwa branży ogrodniczej? O 3 głównych cechach innowacyjności opowiada członek zarządu przedsiębiorstwa W.Legutko, Adam Legutko.

Jak chronić firmowe pieniądze przez utratą wartości

Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak uchronić swój kapitał w czasach wysokiej inflacji. Podobnie jak oni, ich pieniądze powinny pracować. Bank Pekao ma propozycję dla prowadzących działalność gospodarczą, spółkę cywilną lub osobową z uproszczoną księgowością, pozwalającą łączyć wysokie oprocentowanie z elastycznością

Nowe zasady naliczania składki zdrowotnej od 1 stycznia 2025 r. Rząd jest za wprowadzeniem zmian. Co się zmieni?

Nowe zasady naliczania składki zdrowotnej od 1 stycznia 2025 r. Rząd jest za wprowadzeniem zmian. Co się zmieni? Szacuje się, że z tego rozwiązania skorzysta ok. 2,4 mln przedsiębiorców. Rada ministrów przyjęła projekt nowelizacji.

Prognozy na 2025 rok: jakie trendy będą kształtować przyszłość biznesu e-commerce?

Jakie trendy ukształtują branżę e-commerce w nadchodzącym 2025 roku? Jakie narzędzia powinny wykorzystać firmy, żeby się rozwijać?

REKLAMA

InPost Pay – rewolucyjna usługa dla Twojego e-sklepu

W dobie ogromnej konkurencji na rynku e-commerce kluczem do sukcesu jest wyróżnienie się i zwiększenie wygody zakupów dla klientów. InPost Pay to rozwiązanie, które może odmienić oblicze Twojego sklepu internetowego, pomagając zwiększyć konwersję dzięki nowoczesnym udogodnieniom. Dowiedz się, dlaczego warto wdrożyć tę usługę i co możesz dzięki niej zyskać!

Wakacje składkowe 2024 tylko za grudzień. Wniosek trzeba złożyć już w listopadzie

Z wakacji składkowych w 2024 roku można skorzystać już tylko za grudzień. Natomiast wniosek trzeba złożyć już w listopadzie. Państwo opłaci składki za jeden miesiąc za mikroprzedsiębiorców i komorników sądowych. Jakie warunki trzeba spełnić?

REKLAMA