Koszty uzyskania przychodu w praktyce – co fiskus akceptuje, a co odrzuca?

• 1. Zasada ogólna z art. 22 ustawy o PIT
• 2. Katalog wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT
• 3. Przykłady z praktyki i interpretacji KIS
• 4. Dokumentacja i dowody poniesienia kosztów
• 5. Podejście fiskusa – coraz bardziej pragmatyczne, ale nadal ostrożne
• 6. Wnioski dla praktyki biur rachunkowych

Podstawę prawną stanowią art. 22 i 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), które łącznie wyznaczają ramy dopuszczalnych kosztów podatkowych.

1. Zasada ogólna z art. 22 ustawy o PIT

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Przepis ten tworzy tzw. klauzulę generalną – oznacza to, że każdy wydatek powinien mieć związek przyczynowo- skutkowy z przychodem lub potencjalnym źródłem przychodów. Co ważne, nie jest konieczne, by wydatek faktycznie doprowadził do powstania przychodu, lecz by jego poniesienie było racjonalne i gospodarczo uzasadnione.

Organy podatkowe często powołują się na trzy przesłanki:

1. wydatek musi pozostawać w związku z działalnością gospodarczą,
2. powinien być poniesiony w celu uzyskania lub zachowania przychodu,
3. nie może znajdować się w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy.

2. Katalog wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT

Art. 23 zawiera listę wydatków, które – niezależnie od ich związku z działalnością – nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Do najczęściej spotykanych należą m.in.:

• wydatki na nabycie gruntów i prawa wieczystego użytkowania (pkt 1),
• wydatki na spłatę pożyczek i kredytów (pkt 8),
• koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych (pkt 23),
• odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych zobowiązań podatkowych (pkt 18).

Szczególne kontrowersje w praktyce budzi różnica między reprezentacją a reklamą, bowiem obie kategorie mogą dotyczyć działań promujących firmę, jednak tylko reklama – o charakterze masowym i skierowana do szerokiego kręgu odbiorców – może być kosztem.

Polecamy: Koszty 2025 po zmianach - Poradnik Gazety Prawnej oraz Kalendarz dla podatnika, księgowego i kadrowego na 2026 r.

3. Przykłady z praktyki i interpretacji KIS

Odzież służbowa – tylko z logo

W interpretacji KIS z 21 listopada 2023 r. (nr 0114-KDIP3-1.4011.802.2023.2.MG) potwierdzono, że zakup odzieży z trwale naniesionym logo firmy może stanowić koszt uzyskania przychodu, gdyż ma charakter reklamowy. Natomiast zwykła odzież codzienna, nawet noszona w pracy, nie spełnia tego kryterium.

Samochód prywatny używany w działalności

W interpretacji z 5 lipca 2023 r. (0115-KDIT3.4011.274.2023.2.AW) organ uznał, że wydatki na eksploatację samochodu prywatnego używanego w działalności mogą być kosztem, o ile są odpowiednio udokumentowane i proporcjonalne do stopnia wykorzystania pojazdu w działalności gospodarczej.

Poczęstunek dla kontrahentów

W interpretacji z 8 marca 2024 r. (0111-KDIB2-1.4010.67.2024.1.MK) KIS stwierdziła, że kawa, herbata czy drobny poczęstunek podczas spotkań biznesowych nie stanowią kosztu reprezentacji, lecz koszt zwykłej obsługi działalności – mogą więc być zaliczone do kosztów.

4. Dokumentacja i dowody poniesienia kosztów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 w zw. z art. 180 §1 Ordynacji podatkowej, to podatnik musi wykazać związek wydatku z działalnością i odpowiednio go udokumentować. Faktura, rachunek czy umowa nie zawsze wystarczą – fiskus może zażądać również dowodów potwierdzających rzeczywiste wykorzystanie wydatku w działalności (np. korespondencję z klientem, zdjęcia produktów, potwierdzenie kampanii reklamowej).

Brak rzetelnego udokumentowania powoduje, że wydatek – nawet zasadny – może zostać zakwestionowany.

5. Podejście fiskusa – coraz bardziej pragmatyczne, ale nadal ostrożne

W ostatnich latach zauważalna jest zmiana tonu interpretacji KIS. Organy częściej uwzględniają realia gospodarcze i indywidualny charakter działalności podatników. Niemniej jednak fiskus nadal rygorystycznie podchodzi do kosztów o charakterze osobistym, reprezentacyjnym czy luksusowym.

Podatnik powinien więc kierować się zasadą:

„Jeśli wydatek można racjonalnie uzasadnić z punktu widzenia działalności – jest szansa, że fiskus go zaakceptuje. Jeśli ma charakter prywatny lub wizerunkowy – zostanie odrzucony.”

6. Wnioski dla praktyki biur rachunkowych

Księgowi, przygotowując rozliczenia, powinni każdorazowo:

• badać cel gospodarczy każdego wydatku,
• sprawdzać, czy nie znajduje się on w katalogu art. 23 ustawy o PIT,
• wymagać od klienta pełnej dokumentacji (faktury, opisu celu, potwierdzeń wykorzystania),
• gromadzić interpretacje KIS dla uzasadnienia przyjętej praktyki,
• prowadzić ewidencję dowodów źródłowych w sposób przejrzysty i spójny.

W praktyce to nie sam przepis, ale argumentacja podatnika decyduje o tym, czy dany koszt zostanie zaakceptowany. Organy skarbowe, analizując konkretne przypadki, coraz częściej zwracają uwagę na faktyczny związek wydatku z działalnością, a nie jego nazwę w księgach.

Zatem rzetelna dokumentacja i logiczne uzasadnienie gospodarcze pozostają najlepszym narzędziem obrony podatnika w sporze z fiskusem.

Podstawa prawna:

• art. 22 i 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 2260 ze zm.),
• art. 180 §1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2024 r. poz. 935),
• wybrane interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej z lat 2023–2024.