Miejsce pracy asystenta lub asystentki

Sekretariat jest jednym z głównych pomieszczeń w firmie dostępnym dla pracowników jednostki oraz osób z zewnątrz. Można powiedzieć, że pełni niejako wizytówkę instytucji, którą obsługuje. Dlatego bardzo ważne jest, by prócz spełniania wymogów bhp i ppoż, był funkcjonalny.

Polecamy: W biurze

Wyposażenie

Sekretariat powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt oraz meble biurowe.Odpowiednio dobrane meble dają nie tylko komfort osobie pracującej w sekretariacie, pozwalają jej również na racjonalną organizację pracy oraz odpowiednie wykorzystanie powierzchni biurowej.

Podstawowe urządzenia, które powinny znaleźć się w sekretariacie, to:

• biurko; najlepiej z przegrodą oddzielającą obszar przeznaczony dla interesantów od pozostałej części stanowiska pracy,
• komputer; obecnie normą jest przyłączenie do internetu,
• krzesło obrotowe; znacznie zwiększa zakres ruchów asystenta, niż zwykłe krzesło,
• szafa lub półki do przechowywania akt,
• środki łączności (telefon, fax),
• szafa na ubrania oraz na naczynia,
• miejsce na przybory biurowe,
• kasa pancerna, jeżeli w sekretariacie przechowywane są ważne dokumenty, lub jeżeli dokonuje się w tym miejscu rozliczeń pieniężnych,
• część poczekalniowa, jeżeli sekretariat zajmuje się bezpośrednią obsługą interesantów.

Meble powinny być ustawione tak, by światło dzienne padało z lewej strony, ale nie należy ustawiać biurka tyłem do drzwi. Środki łączności, w tym komputer, powinny znajdować się w zasięgu ręki.

Oświetlenie

Najlepiej jest, by sekretariaty znajdowały się w takim miejscu, by mogły korzystać ze światła dziennego. Nie zawsze jest to jednak możliwe, dodatkowe oświetlenie jest również potrzebne w miesiącach zimowych, oraz pochmurnych dni. 

Sztuczne oświetlenie powinno pochodzić z oświetlenia górnego oraz ze stojącej na biurku lampy, przy czym tylko 1/5 powinna pochodzić z górnego oświetlenia, reszta zaś z lampy (4/5). Wybierając lampy najlepiej wybierać oświetlenie halogenowe oraz mleczne żarówki. Powinno się unikać lamp neonowych, gdyż są one nie zdrowe dla oczu.

Porównaj: Organizowanie rozwoju firmy