Organizacja delegacji

Dla usystematyzowania zadań sekretarki w planowaniu delegacji szefa czynność tę można podzielić na kilka etapów:

• przygotowanie podróży ( noclegi, transport itp.);
• uzgodnienie programu i organizacja kalendarza spotkań;
• przygotowanie dokumentów, informacji i materiałów;
• ustalenie sposobu kontaktowania się z szefem;
• przygotowanie sprawozdań z ważniejszych spotkań, wydarzeń mających miejsce podczas jego nieobecności;
• wypełnienie druków i rozliczeń delegacji służbowych w przypadku małej firmy.

Polecamy: Obowiązki sekretarki

Przygotowanie podróży

Zadanie to polega na ustaleniu z szefem terminów wyjazdu i przyjazdu, a następnie dalszych wynikających z tego kroków, mianowicie:

• ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych i preferowanego środka transportu, załatwienie wizy jeśli zachodzi taka potrzeba;
• ustalenie ceny biletów i czasu oczekiwania na następne połączenie ( podróż lotnicza ), a także rezerwacja lub wykupienie biletu;
• rezerwacja pobytu w hotelu – w sezonie hotel rezerwuje się zanim zarezerwujemy bilet lotniczy czy kolejowy;
• umawianie spotkań – uwzględniając strefy czasowe a co za tym idzie zmiany czasu;
• przygotowanie niezbędnych dokumentów dotyczących działalności firmy potrzebnych podczas spotkań.

Uzgodnienie programu

Uzgodnienia programu, natomiast dokonujemy opierając się na doświadczeniach szefa i uwzględniamy w nim:

• cel spotkania, np. nawiązanie relacji handlowych, konkretne ustalenia dotyczące kupowanych usług;
• rangę spotkania, od niej zależy wybór hotelu, garderoby szefa ( krawat, smoking itp.);
• dobór czasowy długości spotkań tak aby spotkania się na siebie nie nakładały i szef mógł uwzględniając topografie miasta bez problemu punktualnie przybyć na spotkanie.

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki?

Podczas uzgadniania programu, należy zadzwonić do wszystkich miejsc pobytu szefa i ustalić w czasie kolejne etapy jego pobytu.

Należy także ustalić w jaki sposób szef dotrze z lotniska do hotelu, a z hotelu do firmy itp. W podróżach zagranicznych musisz brać pod uwagę różnice czasowe.

Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć. Kopię zostaw sobie.
W przypadku nieplanowanych zmian musisz grafik uaktualnić.

Na podstawie planu podróży musisz przygotować wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i pisma, takie jak:

• bilety lotnicze, kolejowe, potwierdzenia rezerwacji hotelu itp.;
• plany miast pobytu, adresy i numery telefonów odwiedzanych firm, a także nazwiska osób z którymi szef będzie utrzymywał kontakt;
• dokumenty: przemówienia, listy polecające, notatki, pełnomocnictwa.

Przed wyjazdem uzgodnij kiedy i w jakich okolicznościach powinnaś kontaktować się z szefem. Może być również tak, że szef sam się zobowiąże do kontaktowania z firmą i sekretarką, aby być na bieżąco w sprawach firmy.

Przygotuj informacje i sprawozdania dotyczące spraw, które miały miejsce podczas nieobecności szefa.