REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Organizacja delegacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Żak
Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć.
Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć.

REKLAMA

REKLAMA

Do zadań sekretarki należy organizacja wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych szefa, czyli delegacji.

Dla usystematyzowania zadań sekretarki w planowaniu delegacji szefa czynność tę można podzielić na kilka etapów:

REKLAMA

  • przygotowanie podróży ( noclegi, transport itp.);
  • uzgodnienie programu i organizacja kalendarza spotkań;
  • przygotowanie dokumentów, informacji i materiałów;
  • ustalenie sposobu kontaktowania się z szefem;
  • przygotowanie sprawozdań z ważniejszych spotkań, wydarzeń mających miejsce podczas jego nieobecności;
  • wypełnienie druków i rozliczeń delegacji służbowych w przypadku małej firmy.

Polecamy: Obowiązki sekretarki

Przygotowanie podróży

Zadanie to polega na ustaleniu z szefem terminów wyjazdu i przyjazdu, a następnie dalszych wynikających z tego kroków, mianowicie:

  • ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych i preferowanego środka transportu, załatwienie wizy jeśli zachodzi taka potrzeba;
  • ustalenie ceny biletów i czasu oczekiwania na następne połączenie ( podróż lotnicza ), a także rezerwacja lub wykupienie biletu;
  • rezerwacja pobytu w hotelu – w sezonie hotel rezerwuje się zanim zarezerwujemy bilet lotniczy czy kolejowy;
  • umawianie spotkań – uwzględniając strefy czasowe a co za tym idzie zmiany czasu;
  • przygotowanie niezbędnych dokumentów dotyczących działalności firmy potrzebnych podczas spotkań.

Uzgodnienie programu

Uzgodnienia programu, natomiast dokonujemy opierając się na doświadczeniach szefa i uwzględniamy w nim:

  • cel spotkania, np. nawiązanie relacji handlowych, konkretne ustalenia dotyczące kupowanych usług;
  • rangę spotkania, od niej zależy wybór hotelu, garderoby szefa ( krawat, smoking itp.);
  • dobór czasowy długości spotkań tak aby spotkania się na siebie nie nakładały i szef mógł uwzględniając topografie miasta bez problemu punktualnie przybyć na spotkanie.

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podczas uzgadniania programu, należy zadzwonić do wszystkich miejsc pobytu szefa i ustalić w czasie kolejne etapy jego pobytu.

Należy także ustalić w jaki sposób szef dotrze z lotniska do hotelu, a z hotelu do firmy itp. W podróżach zagranicznych musisz brać pod uwagę różnice czasowe.

Dla lepszej organizacji delegacji wykonaj grafik z datą i godziną przyjazdu i wyjazdu. Uwzględnij w nim także rodzaj i czas przewidywanych zajęć. Kopię zostaw sobie.
W przypadku nieplanowanych zmian musisz grafik uaktualnić.

Na podstawie planu podróży musisz przygotować wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i pisma, takie jak:

  • bilety lotnicze, kolejowe, potwierdzenia rezerwacji hotelu itp.;
  • plany miast pobytu, adresy i numery telefonów odwiedzanych firm, a także nazwiska osób z którymi szef będzie utrzymywał kontakt;
  • dokumenty: przemówienia, listy polecające, notatki, pełnomocnictwa.

Przed wyjazdem uzgodnij kiedy i w jakich okolicznościach powinnaś kontaktować się z szefem. Może być również tak, że szef sam się zobowiąże do kontaktowania z firmą i sekretarką, aby być na bieżąco w sprawach firmy.

Przygotuj informacje i sprawozdania dotyczące spraw, które miały miejsce podczas nieobecności szefa.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
System kaucyjny od 1 października wchodzi w życie, co dla firm oznacza prawdziwą zmianę paradygmatu w obsłudze klientów

Większość Polaków uważa, że system kaucyjny to najlepszy sposób na odzyskiwanie opakowań po napojach – społeczna akceptacja jest ogromna, a oczekiwania klientów rosną. Dla sklepów i producentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także nowe wyzwania logistyczne, technologiczne i edukacyjne. Firmy będą musiały nauczyć klientów prostych, ale ważnych zasad – jak prawidłowo zwracać butelki i puszki, by otrzymać kaucję, jak zorganizować punkt zwrotów i jak zintegrować systemy sprzedaży, aby proces był szybki i intuicyjny. To moment, w którym codzienne zakupy przestają być tylko rutyną – stają się gestem odpowiedzialności, a dla firm szansą na budowanie wizerunku nowoczesnego, ekologicznego biznesu, który rozumie potrzeby klientów i dba o środowisko.

Fundacja rodzinna bez napięć - co powinien zawierać dobry statut?

Pomimo że fundacja rodzinna jest w polskim prawie stosunkowo nowym rozwiązaniem, to zdążyła już wzbudzić zainteresowanie przedsiębiorców. Nic dziwnego – pozwala bowiem uporządkować proces sukcesji, ochronić majątek przed rozdrobnieniem i stworzyć ramy współpracy między pokoleniami, przekazując jednocześnie wartości i wizję fundatora jego sukcesorom.

Co trzecia polska firma MŚP boi się upadłości. Winne zatory płatnicze

Choć inflacja wyhamowała, a gospodarka wysyła sygnały poprawy, małe i średnie firmy wciąż zmagają się z poważnymi problemami. Z najnowszego raportu wynika, że niemal 30% z nich obawia się, iż w ciągu dwóch lat może zniknąć z rynku – głównie przez opóźnione płatności od kontrahentów.

System kaucyjny od 1 października zagrożeniem dla MŚP? Rzecznik apeluje do rządu o zmiany

Od 1 października w Polsce ma ruszyć system kaucyjny, jednak przedsiębiorcy alarmują o poważnych problemach organizacyjnych i finansowych. Rzecznik MŚP apeluje do rządu o zmiany, ostrzegając przed chaosem i nierównymi warunkami dla małych sklepów.

REKLAMA

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być 33-40% kobiet [Dyrektywa Women on Board]

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być odpowiednia reprezentacja płci. W związku z tym, że przeważają mężczyźni, nowe przepisy wprowadzają de facto obowiązek zapewnienia 33-40% kobiet ogólnej liczby osób zasiadających w radach nadzorczych i zarządach przedsiębiorstw. Czy Polskie firmy są na to gotowe? Jak wdrożyć dyrektywę Women on Boards?

Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego?

Wiek średni nie musi oznaczać zawodowego spowolnienia. Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego? Raport ACCA 2025 pokazuje, że doświadczenie, rozwinięta inteligencja emocjonalna i neuroplastyczność mózgu pozwalają po 40. wzmocnić swoją pozycję na rynku pracy.

Zmiany w amortyzacji aut od 2026 r. – jak nie stracić 20 tys. zł na samochodzie firmowym?

Od 1 stycznia 2026 r. nadchodzi rewolucja dla przedsiębiorców. Zmiany w przepisach sprawią, że auta spalinowe staną się znacznie droższe w rozliczeniu podatkowym. Nowe, niższe limity amortyzacji i leasingu mogą uszczuplić kieszeń firmy o nawet 20 tys. zł w ciągu kilku lat. Co zrobić jeszcze w 2025 r., żeby uniknąć dodatkowych kosztów i utrzymać maksymalne odliczenia? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik.

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]. W pierwszej połowie br. 21,5 tys. wniosków dotyczących założenia jednoosobowej działalności gospodarczej wpłynęło do rejestru CEIDG od osób, które mają obywatelstwo innego państwa. To 14,4% wszystkich zgłoszeń w tym zakresie.

REKLAMA

Hossa na giełdzie w 2025 r. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają zagraniczni inwestorzy

Na warszawskiej giełdzie trwa hossa. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają u nas zagraniczni inwestorzy. Co musi się w Polsce zmienić, aby ludzie zaczęli inwestować na giełdzie?

Umowy PPA w 2025 r. – korzyści i ryzyka dla małych i średnich firm w Polsce

Płacisz coraz wyższe rachunki za prąd? Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na umowy PPA, czyli długoterminowe kontrakty na energię z OZE, które mogą zagwarantować stałą cenę nawet na 20 lat. To szansa na przewidywalne koszty i lepszy wizerunek, ale też zobowiązanie wymagające spełnienia konkretnych warunków. Sprawdź, czy Twoja firma może na tym skorzystać.

REKLAMA