Jak zorganizować pracę w biurze?

Powiedzmy sobie szczerze: dobra organizacja pracy w biurze wpływa na zarządzanie czasem. Zorganizowane osoby potrafią go efektywniej wykorzystać i pod koniec dnia wiedzą, że plan jaki miały do wykonania, został zrealizowany. W przeciwnym razie biuro staje się terenem walki, w której najmniejszy błąd może nas jak i firmę sporo kosztować. Nie dość, że prowadzone działania nie przynoszą efektów, to jeszcze wysiłek i energia jakie w nie wkładamy, kosztuje nas sporo nerwów i wpływa na pracę innych.

Plan zadań

Chcąc uniknąć pracy w bałaganie, szukania dokumentów, które gdzieś się zawieruszyły i robieniu kilku rzeczy jednocześnie, warto wprowadzić kilka zasad i konsekwentnie się ich trzymać. Na początek dobrze jest ułożyć plan – krótki, zawierający takie informacje jak: spis zadań, orientacyjny czas potrzebny do ich wykonania (i jego rezerwy na nieprzewidziane okoliczności) oraz listę priorytetów.

Warto zaglądać do niego nawet kilka razy w ciągu dnia, albo przed wyjściem z biura zrobić podsumowanie i ustalić, co udało nam się z niego dokonać. Pomocą służyć może też kalendarz lub – idąc z duchem czasu – systemy CRM, które łączą cechy terminarza, książki telefonicznej i opcji „przypominania” np. o planowanych spotkaniach, telefonach do wykonania etc. 

Polecamy: Profesjonalny sekretariat

Mając porządek w głowie, przyda się też mieć go na biurku. Są osoby, które w twórczym nieładzie potrafią się świetnie odnaleźć i dopiero, gdy mają porządek niczego nie mogą znaleźć na czas. Biurko to jednak nie tylko mebel ale i wizytówka osoby, która przy nim pracuje. Nadmiar przedmiotów, papierów może ponadto dekoncentrować. Im więcej wolnej przestrzeni, tym lepiej.

Dokumenty, te najbardziej potrzebne, najlepiej przechowywać w segregatorach lub szufladach, które są pod ręką. Wszystkie inne warto schować do specjalnie do tego przeznaczonej szafki.

Jeżeli większość twojego czasu pracy wypełniają spotkania z ludźmi, zawsze bierz pod uwagę, że mogą one trwać dłużej niż było to zaplanowane. Zapisuj je w kalendarzu – w ten sposób o żadnym nie zapomnisz i będziesz do nich profesjonalnie przygotowany.

Ostrożnie korzystaj z Internetu. Szybki dostęp do niego z jednej strony ułatwia dziś pracę, z drugiej – wodzi na pokuszenie. Jeśli masz w zwyczaju sprawdzanie co dziesięć minut prywatnej poczty czy przeglądanie profili znajomych na Facebooku, prawdopodobnie poświęcasz każdemu zadaniu więcej czasu niż tego wymagają. Internet wciąga, zapominasz więc o bożym świecie i nie nadążasz z obowiązkami.

Efektywna komunikacja

Efektywnej pracy sprzyja też dobra komunikacja między pracownikami różnego szczebla. Osoba, która wie, co należy do jej obowiązków, jak ma je wykonywać i jakich narzędzi użyć, będzie działała szybko i sprawnie. Pozwoli to zaoszczędzić czas na niepotrzebne tłumaczenia i rozwiązywanie problemów, wynikających z niewiedzy.

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Odkładanie tego, co ma się zrobić dziś na jutro powoduje, że nagle pod koniec tygodnia do załatwienia jest tyle spraw, że nie wiadomo od której zacząć. I zamiast myśleć o weekendzie, dopada nas stres, że nie zdążymy wszystkiego zrobić na czas. Działając w pośpiechu ryzykujemy też gorszą jakość naszej pracy i błędy. Choć systematyczność dla wielu nie jest mocną stroną, warto się dyscyplinować i przestrzegać terminów wykonania zadań.

Anna Trześniewska, Edustacja.pl