REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zorganizować pracę w biurze?

Edustacja.pl
Portal szkoleniowy
Chcąc uniknąć pracy w bałaganie, szukania dokumentów, które gdzieś się zawieruszyły i robieniu kilku rzeczy jednocześnie, warto wprowadzić kilka zasad i konsekwentnie się ich trzymać.
Chcąc uniknąć pracy w bałaganie, szukania dokumentów, które gdzieś się zawieruszyły i robieniu kilku rzeczy jednocześnie, warto wprowadzić kilka zasad i konsekwentnie się ich trzymać.

REKLAMA

REKLAMA

Zadania jakie masz do wykonania zajmują ci dwa razy więcej czasu niż powinny. Stos papierów na biurku powiększa się i na dodatek spóźniasz się na spotkania z klientami. Jeżeli czujesz, że ogarnia cię chaos w pracy – najwyższy czas to zmienić.

Powiedzmy sobie szczerze: dobra organizacja pracy w biurze wpływa na zarządzanie czasem. Zorganizowane osoby potrafią go efektywniej wykorzystać i pod koniec dnia wiedzą, że plan jaki miały do wykonania, został zrealizowany. W przeciwnym razie biuro staje się terenem walki, w której najmniejszy błąd może nas jak i firmę sporo kosztować. Nie dość, że prowadzone działania nie przynoszą efektów, to jeszcze wysiłek i energia jakie w nie wkładamy, kosztuje nas sporo nerwów i wpływa na pracę innych.

REKLAMA

Plan zadań

REKLAMA

Chcąc uniknąć pracy w bałaganie, szukania dokumentów, które gdzieś się zawieruszyły i robieniu kilku rzeczy jednocześnie, warto wprowadzić kilka zasad i konsekwentnie się ich trzymać. Na początek dobrze jest ułożyć plan – krótki, zawierający takie informacje jak: spis zadań, orientacyjny czas potrzebny do ich wykonania (i jego rezerwy na nieprzewidziane okoliczności) oraz listę priorytetów.

Warto zaglądać do niego nawet kilka razy w ciągu dnia, albo przed wyjściem z biura zrobić podsumowanie i ustalić, co udało nam się z niego dokonać. Pomocą służyć może też kalendarz lub – idąc z duchem czasu – systemy CRM, które łączą cechy terminarza, książki telefonicznej i opcji „przypominania” np. o planowanych spotkaniach, telefonach do wykonania etc. 

Polecamy: Profesjonalny sekretariat

Mając porządek w głowie, przyda się też mieć go na biurku. Są osoby, które w twórczym nieładzie potrafią się świetnie odnaleźć i dopiero, gdy mają porządek niczego nie mogą znaleźć na czas. Biurko to jednak nie tylko mebel ale i wizytówka osoby, która przy nim pracuje. Nadmiar przedmiotów, papierów może ponadto dekoncentrować. Im więcej wolnej przestrzeni, tym lepiej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumenty, te najbardziej potrzebne, najlepiej przechowywać w segregatorach lub szufladach, które są pod ręką. Wszystkie inne warto schować do specjalnie do tego przeznaczonej szafki.

REKLAMA

Jeżeli większość twojego czasu pracy wypełniają spotkania z ludźmi, zawsze bierz pod uwagę, że mogą one trwać dłużej niż było to zaplanowane. Zapisuj je w kalendarzu – w ten sposób o żadnym nie zapomnisz i będziesz do nich profesjonalnie przygotowany.

Ostrożnie korzystaj z Internetu. Szybki dostęp do niego z jednej strony ułatwia dziś pracę, z drugiej – wodzi na pokuszenie. Jeśli masz w zwyczaju sprawdzanie co dziesięć minut prywatnej poczty czy przeglądanie profili znajomych na Facebooku, prawdopodobnie poświęcasz każdemu zadaniu więcej czasu niż tego wymagają. Internet wciąga, zapominasz więc o bożym świecie i nie nadążasz z obowiązkami.

Efektywna komunikacja

Efektywnej pracy sprzyja też dobra komunikacja między pracownikami różnego szczebla. Osoba, która wie, co należy do jej obowiązków, jak ma je wykonywać i jakich narzędzi użyć, będzie działała szybko i sprawnie. Pozwoli to zaoszczędzić czas na niepotrzebne tłumaczenia i rozwiązywanie problemów, wynikających z niewiedzy.

Polecamy: Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Odkładanie tego, co ma się zrobić dziś na jutro powoduje, że nagle pod koniec tygodnia do załatwienia jest tyle spraw, że nie wiadomo od której zacząć. I zamiast myśleć o weekendzie, dopada nas stres, że nie zdążymy wszystkiego zrobić na czas. Działając w pośpiechu ryzykujemy też gorszą jakość naszej pracy i błędy. Choć systematyczność dla wielu nie jest mocną stroną, warto się dyscyplinować i przestrzegać terminów wykonania zadań.

Anna Trześniewska, Edustacja.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zadbaj o siebie i swoje przywództwo, czyli wyzwania współczesnego menedżera

Dzisiejszy świat zarządzania wymaga od menedżerów nieustannej ewolucji. Hasło „menedżer od nowa” może oznaczać zarówno rozpoczęcie czegoś od początku, jak i wprowadzenie zmian poprawiających istniejący stan rzeczy. W obliczu dzisiejszych wyzwań, pełnych zawirowań i rozlicznych ścieżek, nowoczesne zarządzanie staje się sztuką balansowania między tradycją a innowacją.

Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

REKLAMA

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

REKLAMA

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

REKLAMA