Wyjazdy zagraniczne a zwrot wydatków

Z tytułu zagranicznych podróży pracownikowi przysługują następujące świadczenia:

• zwrot kosztów przejazdu, dojazdu i usług tragarzy, przy czym o wyborze środka transportu decyduje pracodawca, a samowolna zmiana decyzji może spowodować odmowę zwrotu kosztów;
• diety pokrywające koszty wyżywienia oraz inne drobne wydatki- w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej. Diety te przysługują na podobnych zasadach jak diety otrzymywane w podróży służbowej na terenie kraju.

Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą dobę, tj. 24 godziny zagranicznej podróży służbowej, zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg wynikający z rachunku hotelowego - przy czym kwota nie może przekraczać limitu za nocleg określonego dla poszczególnych państw; zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. zwrot kosztów leczenia.

Polecamy: Wyjazd służbowy pracownika

Zarządzeniem ministra pracy i polityki społecznej corocznie określone dla każdego państwa są wysokości diet, jak i wysokość limitów za nocleg.

Gdy koszt dojazdu i powrotu nie jest pokrywany przez pracodawcę lub zagraniczną stronę zapraszającą wówczas przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości ceny biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi. Gdy pracownikowi przysługuje bilet ulgowy otrzymuje zwrot za bilet ulgowy.

Wymagane jest dołączanie rachunku za nocleg do rozliczenia podróży służbowej, gdyż jeśli pracownik nie dostarczy w. rachunku należy się jedynie ryczałt w wysokości 25 proc. limitu dla określonego państwa. 

Polecamy: Podróż służbowa pracownika poza granice kraju

Limit za nocleg dotyczy tylko jednego noclegu i jest mnożony przez ilość noclegów za granicą. Gdy pracownik przekroczy limit to nie należy mu się zwrot kwoty przewyższającej limit, chyba że pracodawca postanowi inaczej. Zwrot kosztów nie przysługuje jeśli zapraszająca strona pokrywa koszty.